KI-Telefonempfang für Notariate

Was der Assistent in einem Notariat wirklich macht

Sie sitzen im hinteren Zimmer und lesen eine Kaufurkunde vor. Im Wartezimmer sitzen drei Leute auf den roten Stühlen unter den Urkunden. Das cremefarbene Telefon auf dem Beistelltisch klingelt. Das Vorlesen können Sie nicht unterbrechen. Die Kollegin kann eine Akte mitten in der Prüfung nicht liegenlassen. Ein drittes Paar Hände gibt es nicht.

Sie hängen den Assistenten an die Nummer die schon an der Milchglastür steht und auf dem Briefbogen. Er geht ran wenn Sie nicht können. Dann macht er eines von zwei Dingen. Er legt eine Zeit die wirklich frei ist. Oder er nimmt eine Anfrage auf und legt sie Ihnen hin.

Die erste Frage ist ob das eine neue Urkunde ist, Unterlagen zu einer Akte die Sie schon haben, oder eine Beurkundung die schon im Kalender steht. Eine Elternschenkung auf die sie heute Morgen gekommen sind, ist kein Freitagsplatz den Sie schon gesperrt haben. Ein fehlendes Katasterpapier ist kein Testament. Ein Assistent der mit „welche Uhrzeit möchten Sie?“ aufmacht, setzt eine Steuerfrage in eine Beurkundungsstunde und lässt den mit einer Vollmacht ohne Notiz.

Wer auf Englisch angerufen hat, bekommt die Bestätigung auf Englisch. Wer auf Griechisch angerufen hat, bekommt sie auf Griechisch. Der Assistent arbeitet in über 70 Sprachen. Die SMS folgt der Sprache des Gesprächs.

Eine Urkunde vorlesen, und das Telefon klingelt weiter

Eine von Ihnen sitzt schon im hinteren Zimmer, an einer Urkunde die nicht pausieren kann. Die andere sitzt am Wartezimmertisch mit einem Stapel Ausweisen und Zeugnissen. Die veröffentlichte Nummer klingelt trotzdem.

Es kommt stoßweise. Ein Vormittag mit drei Beurkundungen. Der Nachmittag an dem eine Bank zwei Käufer mit Ihrer Karte rausgeschickt hat. Die Woche vor einem Feiertag, wenn alle eine Vollmacht wollen. Eine zweite Leitung mit denselben zwei Händen lässt den dritten Anrufer trotzdem ein Besetztzeichen hören das das Wartezimmer mithört.

Wem gerade gesagt wurde dass sie diese Woche eine Urkunde brauchen, wartet nicht aufs Band. Die haben Ihren Namen und zwei andere Notare aus derselben Suche. Die legen auf und wählen das nächste Büro. Wessen Bank bis Donnerstag eine Urkunde will, hinterlässt auch keine Nachricht.

Mandanten deren Akten schon hier sind, warten oft. Wer keine neue Urkunde anfangen kann, und wer vor einem Flug keine Vollmacht kriegt, wartet nicht. Wenn die beiden hinter dem Vorlesen warten in dem Sie schon stecken, ist die neue Akte weg, und die Freitagsbeurkundung kommt wütend — oder der nächste Notar hat die Unterlagen schon genommen.

Wer den ersten Termin nimmt, nimmt oft die Urkunde. Deshalb ist ein verpasster Anruf von der Wartezimmerleitung nicht nur eine verpasste Notiz.

Neue Urkunde, Unterlagen zu einer Akte, oder eine Beurkundung — dann eine Zeit

Neue Urkunde. Sie haben noch keine Akte bei Ihnen. Ein Kauf, eine Elternschenkung die sie genannt haben, ein Testament, eine Vollmacht, ein Gesellschaftspapier. Der Assistent fragt welche davon sie gesagt haben, in ihren Worten, und legt eine Unterlagenprüfung wenn diese Zeit frei ist. Die Form wählt er nicht. Eine Steuer nennt er nicht. Dass die Schenkung besser ist als ein Kauf, sagt er nicht. Haben Sie diesen Monat neue Arbeit geschlossen, sagt er das im ersten Gespräch, aus dem Satz den Sie eingetippt haben.

Unterlagen zu einer Akte. Ein Zeugnis fehlt. Ein Katasterauszug ist gekommen. Sie wollen wissen ob Freitag noch steht. Der Assistent fragt nach einem Namen, einem Termindatum wenn sie eins haben, oder einem Aktenzeichen wenn Sie eines nutzen. Kein Zeichen ist trotzdem eine Notiz, kein Raten auf die falsche Familie. Ein zehnminütiges Abgeben eines Papiers ist kein Beurkundungsplatz. Markieren Sie sie als zwei Arten von Besuch.

Beurkundung. Die Urkunde ist fertig, oder sie glauben das. Der Assistent findet den Platz, oder legt einen wenn Sie gesagt haben dass er darf. Dass die Urkunde fertig sein wird weil die Bank Donnerstag wollte, verspricht er nicht. Eine gesperrte Beurkundung schiebt er nicht um eine neue Akte dazwischenzuquetschen.

Die Leute erinnern die Immobilie. Eine Aktennummer erinnern sie nicht. Fragen Sie zuerst nach dem Namen, dann was sie erledigt haben wollen. Ein Merkmal reicht, die Notiz auf den richtigen Stapel zu legen. Keins ist trotzdem eine Anfrage, kein Raten dass es der Kauf Alexandrou ist.

Ein Satz den der Assistent nicht sagen darf

„Ist die Schenkung günstiger?“ ist die Frage auf dieser Nummer. Sie kommt nachdem ein Elternteil eine Wohnung weitergeben will. Sie kommt nachdem ein Cousin letztes Jahr verkauft hat. Sie kommt an einem Montag wenn jemand zwei Notare auf demselben Zettel hat.

Der Assistent beantwortet sie nicht. Nicht mit ja. Nicht mit „man macht das meistens als Schenkung“. Nicht mit einem Steuersatz, auch keinem runden. Ein Satz der nach Rat zur Form klingt, oder nach einer Steuer auf die Übertragung, gesagt auf der aufgenommenen Leitung, ist ein Satz den das Büro jetzt besitzt, und der Assistent sieht die Unterlagen nicht, den Katasterstand nicht, und nicht was Sie wirklich tun werden.

Der Satz den Sie ihm geben ist kurz: der Notar geht die Form im Termin durch. Dieses Gespräch nimmt die Anfrage und eine Zeit auf.

„Welche Vertragsform soll ich nehmen?“, „was ist die Steuer wenn ich vom Vater kaufe?“, „kann ich das Kataster lassen?“, und „nimmt die Bank diese Urkunde?“ sind trotzdem Beratungsfragen. Der Assistent benennt das Thema damit der Termin nützt, und verweigert die Entscheidung.

Legen Sie keine Steuertabelle in die Notizen. Er liest die Tabelle vor.

Beurkundungen, Freitage, und alle auf einmal

Ein Vormittag mit drei Urkunden. Um zehn ist das Wartezimmer voll. Sie lesen schon. Der Block ist schon eine Liste von Namen.

Freitag vor einem Feiertag sind Vollmachten. Die Leute fahren weg. Die wollen heute ein Papier.

Ein Banknachmittag sind zwei Käufer mit einer Donnerstagsfrist die sie beim ersten Anruf nicht erwähnt haben.

Der Assistent muss diesen Stoß als mehrere Gespräche behandeln, nicht als Schlange hinter Ihrem Vorlesen. Eine neue Urkunde in dieser Stunde ist eine Unterlagenprüfung oder ein erster Platz. Ein fehlendes Papier ist eine Notiz. Parkt der Assistent den der ein neues Testament will hinter dem zehnten „steht Freitag noch?“, wählt der den nächsten Notar.

Kürzen Sie an diesen Morgen die Klingelzeit vor der Weiterleitung. Während einer Beurkundung soll der dritte Anrufer nicht besetzt hören. Ein Dienstag im August sind Leute die einen Platz in einer Woche wollen in der das Büro dunkel ist.

Eine Steuer die niemand aus einer Beschreibung der Wohnung geben kann

Wenn jemand am Telefon eine Immobilie beschreibt — dritte Etage, sie denken achtzig Quadratmeter, vom Vater, in einem Vorort — ist die verlockende Antwort ein Satz. Der Assistent gibt keinen.

Wert, Verwandtschaft, ob es Schenkung oder Kauf ist, was das Kataster wirklich zeigt — das alles ändert die Arbeit, und nichts davon dürfen Sie auf dieser Leitung ansagen auch wenn Sie glauben Sie wüssten es. Eine Zahl die genannt wird bevor jemand die Unterlagen gesehen hat, ist eine Zahl die Sie dann im Termin zurücknehmen.

Eine veröffentlichte Liste was mitzubringen ist, und ein Satz den Sie zur Gebühr einer einfachen Vollmacht eingetippt haben, darf er wiederholen wenn Sie diesen Satz als sagbar markiert haben. Ungesehene Käufe, Schenkungen, Testamente, Gesellschaftspapiere — die kriegen in diesem Gespräch keine Steuerzahl. Der Assistent nimmt die Anfrage auf und legt die Zeit. Der Nachbar von letztem Jahr ist nicht diese Akte. Den zitiert er nicht.

Wenn sie nachlegen — „nur eine runde Zahl, der andere Notar hat eine genannt“ — lehnt er trotzdem ab. Legen Sie sie sobald ein Platz frei ist. Markieren Sie es, wenn sie Freitag das Land verlassen.

An der Wartezimmertür

Manche Anrufer sind schon im Haus, oder auf dem Gehweg davor, mit einer Mappe, und fragen ob sie richtig sind und ob sie ohne Termin reinkönnen.

Der Assistent steht nicht an der Tür. Die Mappe sieht er nicht. Dass ihre Unterlagen vollständig sind, entscheidet er nicht.

Was er aufnehmen kann: den Namen, ob sie einen Platz haben, und was sie gesagt haben mitgebracht zu haben. Was er wiederholen kann, wenn Sie den Satz eingetippt haben: sich ins Wartezimmer setzen wenn sie eine Zeit haben; wenn nicht, einen Rückruf aufnehmen statt die nächste Lücke nach der Urkunde zu versprechen die Sie gerade vorlesen.

Sagen sie eine Beurkundung sei in dieser Stunde und sie seien spät, ist das eine Markierung an ein Telefon das Sie wirklich halten. Der Assistent sagt ihnen nicht reinkommen, weggehen oder trotzdem unterschreiben.

Wer zu Hause ist, mit einer Frage zur Form, ist eine Anfrage und, wenn eine Zeit frei ist, eine Unterlagenprüfung. Das ist kein juristisches Gespräch.

Vollmachten, Testamente, und „steht Freitag noch?“

Vollmacht. Freitag fahren sie. Der Assistent nimmt das Datum auf und legt einen Platz wenn einer frei ist. Was in dem Papier stehen muss, wer für wen unterschreiben kann, oder ob eine Bank im Ausland es nimmt, sagt er nicht. Markieren Sie wie viele Tage Sie brauchen wenn ein Entwurf vorbereitet werden muss. Geht es vor Freitag nicht, sagen Sie das aus dem Satz den Sie eingetippt haben — erfinden Sie keinen Donnerstag um 19:00.

Testament. Oft zwei Leute. Der Assistent legt eine Zeit die sie halten kann. Was sie ins Testament schreiben sollen, oder ob ein Testament „nötig“ ist, sagt er nicht.

Kaufurkunde. Zuerst Unterlagenprüfung, später Beurkundung, außer Sie haben gesagt ein Besuch reicht für eine genannte Art. Zusammenziehen tut er sie nicht weil sie es eilig haben.

Katasterpapier fehlt. Das ist eine Notiz und, wenn sie eine Beurkundung haben, eine Markierung. Dass sie ohne unterschreiben können, sagt er nicht. Dass das Register wartet, sagt er nicht.

August braucht eigene Daten. Lassen Sie ihn keine Beurkundung in eine Woche legen in der das Büro dunkel ist.

So richten Sie ihn ein

1. Ihre Nummer bleibt an der Milchglastür und auf dem Briefbogen. Eine Weiterleitung schickt weiter was Sie nicht annehmen. Was das Wartezimmer selbst nimmt, verlässt das Büro nie.
2. Er nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an. Ein Beurkundungsvormittag sind Gespräche, nicht dauernd besetzt.
3. Er kennt das Büro das Sie beschrieben haben. Was Sie nehmen, ob Sie diesen Monat neue Urkunden nehmen, wie eine Unterlagenprüfung aussehen soll, wer montags da ist.
4. Er fragt zuerst neue Urkunde, Unterlagen oder Beurkundung, dann einen Namen, und schaut erst dann in den Kalender.
5. Eine Form- oder Steuerfrage wird eine Anfrage, nie eine Beratung.
6. Er guckt in den echten Kalender bevor er eine Zeit anbietet, und schreibt den Platz in denselben Kalender den das Büro schon nutzt.
7. Er bestätigt per SMS, in der Sprache des Gesprächs — über 70 Sprachen — und kann die Unterlagen auflisten die Sie für diese Art eingetippt haben.
8. Form, Steuer, „kann ich ohne das Papier unterschreiben“, und eine verspätete Beurkundung in dieser Stunde legt er als markierte Notiz oder Durchstellung.
9. Sie bekommen das Transkript, die Zusammenfassung, den Namen und was der Anrufer wollte.

Was er nicht sagt

Welche Vertragsform zu nehmen ist, sagt er nicht. Die Steuer auf eine Übertragung nennt er nicht. Dass eine Elternschenkung günstiger, besser oder der übliche Weg ist, sagt er nicht. Was eine Urkunde bedeutet, oder ob die Bank sie nimmt, sagt er nicht. Dass sie das Kataster lassen können, sagt er nicht. Eine Urkunde bis Donnerstag verspricht er nicht weil eine Bank gefragt hat. Unterlagenprüfung, Beurkundung und Testament behandelt er nicht als denselben Platz.

So klingt das Gespräch

Die Reihenfolge ist die Trennung, dann der Name, dann eine Zeit die der Kalender halten kann, dann die Absage laut gesagt. Kein „machen Sie die Schenkung“. Kein Satz über eine Wohnung zu der niemand die Unterlagen gesehen hat. Kein „ohne das Zeugnis können Sie unterschreiben“.

Ist der Assistent freundlich und beantwortet trotzdem die Steuerfrage, gehört Ihnen dieser Satz. Legen Sie den der um 11:10 wegen der Schenkung angerufen hat auf eine Unterlagenprüfung, nicht auf den Block des nächsten Notars.

Was Sie zuerst einrichten

Hängen Sie ihn an die Nummer an der Milchglastür mit einer Weiterleitung wenn niemand rangeht, damit freie Hände im Wartezimmer den Anruf trotzdem nehmen. Dann die dreifache Trennung, die Namensfrage, und der Satz der Form und Steuer verbietet.

Schreiben Sie auf was Sie wirklich nehmen und ob Sie diesen Monat neue Urkunden nehmen. Geben Sie ihm die Felder die Sie auf jeder Notiz wollen: Name, was sie gesagt haben zu wollen, Datum das sie genannt haben, ob Unterlagen schon hier sind. Markieren Sie zwei Arten von Besuch: eine Unterlagenprüfung, und eine Beurkundung die das hintere Zimmer braucht.

Geben Sie ihm die Liste für dieselbe Stunde: sie sind spät zu einer Beurkundung, sie stehen an der Tür, die Bankfrist ist morgen. Geben Sie ihm keine Steuertabelle die er vorlesen würde. Schreiben Sie einen Satz der Form, Steuer und „was die Papiere bedeuten“ verbietet. Öffnungszeiten dazu, wer montags da ist, Augusttermine, wo gewartet wird.

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