KI-Telefonempfang für Umzugsfirmen

Was der Assistent in einer Umzugsfirma macht

Das Sofa liegt auf der Seite auf dem dritten Absatz. Einer von Ihnen hat die Schulter darunter. Der andere steht auf der Straße und diskutiert mit einem Motorrad über die Ladebordwand. Die veröffentlichte Nummer klingelt. Das Sofa können Sie nicht zehn Minuten für ein Angebot hinlegen. Der Kollege kann den Laster nicht quer in der Einbahnstraße stehen lassen. Ein drittes Paar Hände gibt es nicht.

Sie hängen den Assistenten an die Nummer, die schon am Transporter steht und auf der Karte im Briefkasten. Er geht ran, wenn Sie nicht können. Dann macht er eins von zwei Dingen. Er legt eine Besichtigung, die wirklich frei ist. Oder er nimmt eine Notiz für einen Rückruf, mit dem Datum das sie wollten.

Die ersten Tatsachen sind das Datum, von wo nach wo, und ob ein Aufzug da ist. Ein Zweizimmer zum Ersten ist kein Samstagslaster für Kartons, die schon im Flur stehen. Ein Foto vom Wohnzimmer ist kein Umfang. Ein Assistent, der mit „das kostet meistens…“ aufmacht, sagt eine Zahl, die Sie bei der Besichtigung zurücknehmen, und hat immer noch nicht gefragt, ob schon gepackt ist.

Wer auf Englisch angerufen hat, bekommt die Bestätigung auf Englisch. Wer auf Griechisch angerufen hat, auf Griechisch. Der Assistent arbeitet in über 70 Sprachen. Die SMS folgt der Sprache des Gesprächs.

Sofa im Treppenhaus, und das Telefon klingelt trotzdem

Einer von Ihnen steht schon im Haus ohne Aufzug. Der andere wartet auf den Hausmeister, der einen Aufzug freigeben soll, der für jemand anderen reserviert war. Die Nummer am Transporter klingelt weiter.

Es kommt schubweise. Die letzte Woche im Monat. Der Erste im August, wenn die Mietverträge drehen. Der Freitag, an dem der Vermieter gesagt hat, die Schlüssel gehen Montag zurück. Noch eine Nummer mit denselben zwei Kolonnen lässt den dritten Anrufer trotzdem besetzt hören.

Wer den Ersten braucht, wartet nicht aufs Band. Der hat Ihre Karte und die Karte der nächsten Firma aus derselben Suche. Der legt auf und wählt den nächsten Transporter. Wer das Packen noch in den Schränken hat und das erst heute Morgen merkt, hinterlässt auch keine Nachricht.

Leute, deren Besichtigung schon im Buch steht, warten oft. Wer kein Datum halten kann, und wer nicht fragen kann ob Sie packen, wartet nicht. Wenn die beiden hinter dem Sofa auf dem Absatz warten, ist der Erste weg, und das Klavier kommt um sechs als wütender Anruf — oder die nächste Firma hat die Wohnung schon.

Wer durch die Räume geht, behält oft den Auftrag. Deshalb ist eine verpasste Besichtigung nicht nur eine verpasste Stunde.

Datum, Aufzug, Straße — dann Packen

Datum. Der Erste im Monat, ein Samstag, der Freitag an dem die Schlüssel zurückgehen. Der Assistent fragt zuerst das Datum, dann von wo nach wo. Einen Laster hält er nicht, bevor er das Buch geprüft hat, das Sie schon nutzen. Ein Datum das voll ist, ist ein Rückruf, kein Versprechen. Markieren Sie Monatsende-Wochen extra. Ein ruhiger Dienstag im Februar ist nicht dasselbe Buch wie die letzte Juniwoche.

Aufzug oder Treppe. Vierter Stock ohne Aufzug ist eine andere Arbeit als ein Laden im Erdgeschoss. Der Assistent fragt welches Stockwerk und ob ein Aufzug da ist. Dass das Sofa passt, sagt er nicht. Wie viele extra Hände, sagt er nicht. Sagen sie, der Aufzug sei an dem Morgen für einen anderen Mieter reserviert, gehört das auf die Notiz. Die Besichtigung entscheidet den Zugang. Das Telefon nicht.

Haltverbot. Innenstadt, Fußgängerzone, ein Laster der zwei Stunden nicht an der Ecke stehen kann. Der Assistent fragt, ob das Haus in einer Straße liegt, die meist ein Haltverbot braucht. Welches Amt sie anrufen sollen, sagt er nicht, und dass die Polizei den Laster duldet, auch nicht. Die Zufahrt markiert er für die Besichtigung. Wissen Sie schon, dass eine Straße ein Haltverbot braucht, schreiben Sie die Straße als „Zufahrt klären“ in die Angaben, nicht als Rechtsauskunft.

Packen. Noch in den Schränken ist Packen plus Umzug. Kartons im Flur ist ein Umzug. Der Assistent fragt welches. Wie viele Kartons sie brauchen, sagt er nicht. Wie man eine Marmorplatte wickelt, auch nicht. Packen und Umzug am selben Samstag mischen ohne zu fragen, und Sie schicken einen Laster zu einer Arbeit, die noch in den Schubladen steckt.

Die Leute erinnern sich an das Datum. Das Klavier erwähnen sie oft erst am Morgen. Fragen Sie Datum, Aufzug, Packen. Eine fehlende Tatsache ist immer noch eine Besichtigung, kein Raten.

Ein Satz, den der Assistent nicht sagen darf

„Ich schicke ein Foto — was kostet das?“ ist die Frage an diesem Telefon. Sie kommt aus einem Wohnzimmer, aus einem WhatsApp-Sofa, aus einem Video vom Flur.

Der Assistent beantwortet sie nicht. Nicht mit einer Spanne. Nicht mit „Wohnungen wie die sind meistens…“. Nicht mit einem Kubikmeter aus einem Bild. Ein Satz, der wie ein Preis klingt, auf der Aufnahme, ist ein Satz den die Firma jetzt besitzt, und der Assistent sieht die hinteren Zimmer nicht, den Marmor nicht, das Treppenhaus nicht, die Straße nicht.

Der Satz, den Sie ihm geben, ist kurz: der Preis kommt nach dem Umfang. Dieses Gespräch legt eine Besichtigung. Ein Bild taxiert es nicht.

„Passt das Klavier in den Aufzug?“, „schaffen das zwei Mann im vierten Stock?“, „reicht so und so viel?“, und „können Sie sich das Foto nur anschauen und mir sagen?“ sind immer noch Umfangsfragen. Der Assistent benennt das Thema, damit der Rückruf etwas nützt, und lehnt die Zahl ab.

Legen Sie keine Preistabelle in die hinterlegten Angaben. Er liest die Tabelle vor.

Monatsende, Samstag, und alle auf einmal

Mietverträge drehen zum Ersten. In der letzten Woche fangen die Leute an, wegen Transportern anzurufen. Sie stehen schon im Treppenhaus. Der Block ist schon eine Liste von Besichtigungen.

Samstag ist eine kleinere Ausgabe derselben Stunde. Wer die ganze Woche arbeitet, will den Laster am Samstag. Das Buch füllt sich. Wer noch nicht gepackt hat, ist kein Samstagslaster, außer Sie haben Packkolonnen markiert.

Der Assistent muss diesen Schub als mehrere Gespräche behandeln, nicht als Schlange hinter dem Sofa. Ein Datum in dieser Stunde ist eine Reservierung nur wenn das Buch frei ist, oder eine Besichtigung. Parkt der Assistent den, der den Ersten braucht, hinter der zehnten Foto-Preis-Frage, wählt der die nächste Firma.

Kürzen Sie in dieser Woche die Klingelzeit vor der Weiterleitung. Der dritte Anrufer soll nicht besetzt hören. Ein Dienstag im November sind Leute, die nach einem Weihnachtsumzug fragen, und eine Person die im Büro geblieben ist.

Einen Umfang, den niemand aus einem Wohnzimmerfoto geben kann

Wenn jemand ein Foto von Sofa und Regal schickt, liegt die Zahl auf der Zunge. Der Assistent gibt sie nicht.

Räume die Sie nicht gesehen haben, ein Keller den sie vergessen haben, ein Marmortisch, ein Klavier, Packen das nicht angefangen hat, eine Straße die den Laster nicht nimmt: das ändert die Arbeit. Eine Zahl vor dem Rundgang durch die Wohnung ist eine Zahl, die Sie am Morgen des Umzugs zurücknehmen.

Eine veröffentlichte Startzahl, die Sie hinterlegt und als sagbar markiert haben, darf er wiederholen — zum Beispiel dass die Besichtigung nichts kostet, oder dass Sie ohne Begehung nicht nennen. Ungesehene vierte Stöcke, Klaviere, Inselhäuser — die bekommen in diesem Gespräch keinen Auftragspreis. Der Assistent nimmt die Anfrage und legt die Besichtigung.

Drängen sie — „nur eine runde Zahl, ich muss es dem Vermieter sagen“ — lehnt er trotzdem ab. Legen Sie die Besichtigung so bald eine Zeit frei ist. Markieren Sie es, wenn die Schlüssel Montag zurückgehen.

Klavier, Marmor, Insel, Fähre

Manche Anrufer haben ein Klavier, einen Marmortisch, einen Tresor oder ein Haus auf einer Insel, die der Laster ohne Fähre nicht erreicht.

Der Assistent steht nicht auf dem Absatz. Die Treppenwende sieht er nicht. Die Aufzugstür auch nicht.

Was er aufnehmen kann: Klavier ja oder nein, welches Stockwerk, Aufzug ja oder nein, von wo nach wo, ob das Ziel auf dem Festland ist oder auf einer Insel. Was er wiederholen darf, wenn Sie den Satz hinterlegt haben: vor Klavier oder Marmorplatte ist eine Besichtigung Pflicht. Was er nicht sagen darf: es passt, es passt nicht, Kran, wie viele extra Hände, welche Fähre, oder ein Preis.

Sagen sie, auf der Insel fährt kein Laster, oder die Straße ist nur Treppe, ist das immer noch eine Markierung für die Besichtigung, keine Absage die das Telefon erfindet — außer Sie haben für diese Insel ein hartes Nein geschrieben. Lassen Sie den Assistenten keine Verschiffung erfinden.

Wer schon gepackt hat, mit einem Laden im Erdgeschoss und einem Datum nächsten Monat, ist eine kurze Besichtigung, und eine Reservierung wenn das Buch frei ist.

Haltverbot, Schlüssel, und „der Aufzug ist für jemand anderen“

Haltverbot. Sie wohnen in einer Fußgängerzone in der Innenstadt, oder in einer engen Insellane. Der Assistent nimmt die Straße und markiert die Zufahrt. Welches Formular sie einreichen sollen, sagt er nicht, und dass der Laster zwei Stunden dort stehen kann, auch nicht.

Schlüssel. Der Vermieter will die Schlüssel um zwölf. Der neue Mieter kommt um vier. Der Assistent nimmt beide Zeiten. Dass Sie um zwölf fertig sind, sagt er nicht. Die Dauer ist die Besichtigung.

Aufzug für jemand anderen reserviert. Aufschreiben. Lassen Sie den Assistenten nicht „dann nehmen wir die Treppe“ sagen, als wäre das umsonst. Treppe statt Aufzug ist eine andere Arbeit. Die Besichtigung preist sie. Das Telefon hält sie fest.

August braucht eigene Daten. Inselwochen, Fähren, Kolonnen schon weg. Lassen Sie den Assistenten keinen Laster zum Ersten August in eine Woche halten, in der beide Transporter auf einer anderen Insel sind.

Wie CITT das macht

1. Ihre Nummer bleibt am Transporter und auf der Karte im Briefkasten. Eine Weiterleitung schickt, was Sie nicht annehmen. Anrufe, die die Kabine annimmt, verlassen die Firma nie.
2. Mehrere Anrufe gleichzeitig. Ein Monatsende-Morgen ist mehrere Gespräche, kein Stapel Besetztzeichen.
3. Er kennt die Firma, die Sie beschrieben haben. Ortsumzüge, Packen ja oder nein, ob Sie Klaviere nehmen, wie eine Besichtigungsnotiz aussehen soll, wer samstags da ist.
4. Er fragt zuerst Datum, von wo nach wo, Aufzug oder Treppe, dann Packen und Zufahrt, und schaut erst dann ins Buch.
5. Einen Fotopreis nimmt er als Absage auf, in den Worten des Anrufers, und nie als Kubikmeter.
6. Er prüft den echten Kalender, bevor er ein Datum hält, und schreibt die Besichtigung in denselben Kalender, den das Büro schon nutzt.
7. Er bestätigt per SMS, in der Sprache des Gesprächs — über 70 Sprachen — und kann erinnern, wer mit dem Schlüssel da sein muss.
8. Fotopreis, Klavier, vierter Stock ohne Aufzug, und Schlüssel zurück am Montag eskaliert er als markierte Notiz oder Durchstellung.
9. Sie bekommen das Transkript, die Zusammenfassung, das Datum, Aufzug oder Treppe, Packen, und was der Anrufer wollte.

Was er nicht tut

Ein Foto taxiert er nicht. Einen Kubikmeter aus einem Sofa erfindet er nicht. Dass das Klavier in den Aufzug passt, sagt er nicht. Dass zwei Mann einen vierten Stock schaffen, sagt er nicht. Einen Samstag, den der Laster schon hat, hält er nicht. Welches Haltverbot sie beantragen sollen, sagt er nicht. Packen-noch-in-den-Schränken behandelt er nicht als Transporter für Kartons im Flur. Eine Fähre für ein Inselhaus bestätigt er nicht.

Wie diese Gespräche klingen

Die Reihenfolge ist das Datum, dann Aufzug und Packen, dann die Besichtigung oder die Reservierung, dann die Absage laut gesagt. Keine Zahl über ein WhatsApp-Wohnzimmer. Kein „es passt“ zu einem Klavier. Kein Samstag versprochen aus einer Raumliste.

Ist der Assistent freundlich und beantwortet das Foto trotzdem mit einer Zahl, besitzen Sie den Satz. Legen Sie die Person, die um 11:10 wegen des Ersten angerufen hat, auf eine Besichtigungsnotiz, nicht auf den Block der nächsten Firma.

Was Sie zuerst einrichten

Hängen Sie den Assistenten an die Nummer am Transporter, mit Weiterleitung wenn niemand rangeht, damit freie Hände in der Kabine den Anruf trotzdem nehmen. Dann das Datum, die Aufzugsfrage, Packen, und der Satz der einen Preis vom Bild verbietet.

Schreiben Sie auf, was Sie wirklich machen und ob Sie diese Woche neue Aufträge nehmen. Geben Sie ihm die Felder, die auf jeder Notiz stehen sollen: Datum, von, nach, Stockwerk, Aufzug oder Treppe, gepackt oder nicht, Klavier oder Marmor, Zufahrt, Insel oder Festland, wer den Schlüssel hat. Markieren Sie zwei Arten von Besuch: eine Besichtigung die Sie braucht, und einen Auftrag der nach dem Rundgang schon einen Preis hat.

Geben Sie ihm die Liste fürs Telefon am selben Tag: Schlüssel morgen zurück, ein Klavier das sie erst jetzt erwähnt haben, ein Laster der an dem Samstag schon unterwegs ist, eine Insel ohne Fähre in der Woche. Geben Sie ihm keine Preisliste zum Vorlesen. Schreiben Sie einen Satz der Fotopreise und erfundenen Umfang verbietet. Samstagszeiten dazu, Last zum Monatsende, August-Inseltermine.

Die Preise stehen im Preisblock auf der Startseite. Hier stehen sie nicht noch einmal.