Urkundenplätze legen ohne Unterlagen und Beurkundung zu mischen
Kurzüberblick
- Der Assistent liest den Kalender bevor er eine Zeit anbietet, sodass ein Unterlagenabgeben nie als Beurkundungsstunde angeboten wird.
- Ein zehnminütiges Zeugnis und ein Urkundenvorlesen sind verschiedene Buchungen. Liegt das falsch, sitzt ein Mandant in einem Platz der für ein Vorlesen gedacht war.
- Zuerst neue Urkunde oder Unterlagen. Dann der Name. Dann der Kalender.
- Was nach Form, Steuer oder Bankfrist klingt, bleibt Rückruf. Die Form geht der Notar im Termin durch.
- Kann der Assistent den Kalender nicht lesen, nimmt er einen Rückruf auf. Dass eine Beurkundungsstunde frei ist, rät er nicht.
- Er schickt Zeit, Art und die Unterlagenliste per SMS, damit die Mappe die ankommt eine Mappe ist die Sie nutzen können.
Kurz gesagt
Sie lesen eine Urkunde vor. Wer eine Zeit will, wartet nicht auf einen Rückruf nur um zu erfahren ob Donnerstag frei ist. Ein Assistent kann diese Zeiten legen wenn er zuerst den Kalender liest, eine Unterlagenprüfung von einer Beurkundung trennt, und fragt was sie wollen bevor er etwas setzt. Eine Steuerfrage ist keine neue Besuchsart. Eine Bankfrist ist kein Grund Freitag zu erfinden. Ist der Kalender nicht erreichbar, rät der Assistent nicht. Er nimmt die Anfrage auf und sagt das. Er schickt Zeit, Art und welche Unterlagen mitzubringen sind.
Das Wichtigste
- Geben Sie dem Assistenten die Arten und ihre echten Dauern bevor er buchen darf — Unterlagenprüfung, Beurkundung, Vollmacht, Testament.
- Markieren Sie Vorlesestunden, gesperrte Beurkundungen und August in demselben Kalender den er liest.
- Prüfen Sie eine Verschiebung an einer bestehenden Unterlagenprüfung und an einer Beurkundung getrennt, bevor Sie eine neue Urkunde prüfen.
- Schalten Sie die SMS im Moment der Buchung ein, mit der Unterlagenliste für diese Art.
- Ist der Kalender nicht erreichbar, ist die einzige Antwort ein Rückruf.
- Prüfen Sie die ersten fünfzig Buchungen von Hand. Da finden Sie die Stunde die ein Zeugnis in einer Beurkundung war.
Der Anrufer will eine Zeit. Sie sitzen in einem Vorlesen.
Sie wollen einen Kauf gelegt. Oder eine Schenkung die sie genannt haben. Oder eine Vollmacht vor einem Flug. Sie sitzen im hinteren Zimmer. Der Kalender liegt am Wartezimmertisch, oder auf einem Bildschirm neben den Stempeln. Auf das Ende des Vorlesens warten sie nicht, nur um zu erfahren ob Donnerstag frei ist.
Eine Zeit in diesem Büro ist nicht eine Sorte Zeit. Eine Unterlagenprüfung ist kurz. Eine Beurkundung ist eine gesperrte Stunde und ein Vorlesen das nicht pausieren kann. Ein Testament braucht oft zwei Leute. Eine Vollmacht braucht vielleicht einen Entwurf den Sie nicht angefangen haben. Mischen Sie sie, wirkt Donnerstag voller Zeugnisse während eine Urkunde nie einen Platz kriegt.
Die Arbeit des Assistenten in diesem Gespräch ist nicht, mit einem Tag hilfreich zu sein. Sie ist, die Art zu nennen, den Kalender zu lesen, und einen Besuch zu schreiben den das Büro halten kann.
Neue Urkunde oder Unterlagen — dann die Tatsachen
In den Kalender geht nichts Nützliches vor der Art.
Unterlagenprüfung. Die Mappe haben Sie nicht gesehen, oder Sie brauchen einen ersten Blick. Kauf, Schenkung die sie genannt haben, Testament, Vollmacht. Der Assistent nimmt in ihren Worten auf was sie gesagt haben, einen Namen und eine Nummer. Eine Zeit bietet er nur an wenn der Kalender diese Zeit frei zeigt. Die Beurkundung am Freitag hängt er nicht an dasselbe Gespräch. Eine Form nennt er nicht.
Beurkundung. Die Urkunde ist fertig, oder sie glauben das. Die Dauer ist länger. Haben Sie Beurkundung als eigene Art markiert, ist das der Platz den er anbietet. Haben Sie das nicht, legt er ein Vorlesen in eine zehnminütige Lücke, und dem nächsten Kauf wird gesagt Sie seien voll.
Vollmacht. Oft eilig, trotzdem eine Art. Muss ein Entwurf vorbereitet werden, markieren Sie die Vorlaufzeit. Einen Donnerstag 19:00 erfindet er nicht weil sie Freitag fliegen.
Testament. Zwei Namen wenn sie zwei Leute gesagt haben. Quetschen Sie es nicht in eine Zeugnisabgabe.
Fragen Sie was sie wollen vor dem Tag. Wer „die Wohnung“ sagt, meint vielleicht eine Schenkung, einen Kauf und eine Vollmacht für ein Geschwister. Drei Anfragen sind drei Zeilen auf der Notiz, auch wenn sie einen Besuch wollen.
Ein Besuch ist ein Platz, keine Minute
„Gleich“ fahren Sie nicht. Sie fahren 11:00, oder einen Vormittag von Beurkundungen die Sie schon gesperrt haben. Ein Vorlesen das spät anfängt, wirft das Wartezimmer.
Der Assistent bietet die Zeit an die der Kalender zeigt, oder das Fenster das Sie für Unterlagenprüfungen nutzen. Auf der SMS wiederholt er diese Zeit. „Kommen Sie am Ende des Vorlesens“ erfindet er nicht weil sie schon im Haus sind.
Eine Beurkundung die zwei Notare braucht — selten, aber manche Büros arbeiten so — ist nicht derselbe Platz wie eine Ein-Personen-Unterlagenprüfung. Markieren Sie es, sonst zeigt Donnerstag einen Namen und braucht zwei Körper.
Eine Bankfrist erzeugt keinen Platz. Sie markiert die Notiz.
Die Beurkundung am Freitag nicht auf den ersten Anruf setzen
Sie haben es eilig. Die Bank will Donnerstag. Es kommen Gäste. Sie wollen die Schenkung diese Woche. Sie wollen wissen ob die Schenkung schneller ist als ein Kauf.
Diesen Freitag setzt der Assistent nicht als Beurkundung. Die Unterlagen sind nicht gesehen. Ein Freitag der jetzt versprochen wird, ist ein Freitag den Sie zurücknehmen wenn ein Katasterpapier fehlt oder die Form nicht die ist von der sie ausgegangen sind.
Nach einer Unterlagenprüfung ist die Beurkundung eine andere Art, von einer Liste die Sie steuern. Dann darf der Assistent sie legen, wenn Sie das gesagt haben. In diesem Gespräch legt er die Unterlagen.
Lassen Sie ihn keine neue Akte über ein Vorlesen „dazwischenquetschen“ das schon auf der Liste steht. Dann zieht sich das Vorlesen, und das Wartezimmer hört es.
Donnerstag verschieben ist eine Änderung
Ein Katasterpapier ist spät. Ein Zeugnis ist nicht gekommen. Sie können nicht. Ein Name auf der Urkunde war falsch.
Eine Verschiebung ist: den Besuch finden, die Stunde freigeben, eine Zeit anbieten die wirklich frei ist, die neue Zeit schreiben, SMS. Eine Änderung. Den alten Platz bekommt der nächste Anrufer nicht, bevor er wieder im Kalender steht.
Lässt der Assistent beide Stunden stehen, ist Donnerstag leer und Freitag doppelt. Bietet er den alten Platz an bevor die Änderung drin ist, kommen zwei Mappen an dasselbe Vorlesen.
Eine Absage muss in derselben Stunde zurück in den Kalender. Sonst wird dem nächsten Anrufer gesagt Sie seien voll, und das hintere Zimmer sitzt leer. Eine Absage ist keine Gelegenheit, in demselben Gespräch zu einer anderen Form zu raten.
Dass sie ohne das fehlende Papier unterschreiben können, sagt der Assistent nicht. Dieser Satz ist Beratung. Markieren Sie Sie.
Was die Bestätigung nennen muss
Die SMS gehört zur Buchung. Geht sie nicht raus, fehlt in der Mappe trotzdem ein Zeugnis.
Sie nennt die Zeit, die Art, und die Liste der Unterlagen die Sie für diese Art getippt haben. Ausweis. Steuernummer. Katasterauszug. Was Sie wirklich wollen. Extras aus einer allgemeinen Internetliste erfindet sie nicht.
Sie geht in der Sprache des Gesprächs raus — über 70 Sprachen. Ein griechischer Text nach einer englischen Buchung ist eine Unterlagenliste die sie nicht packen können.
Eine Steuerzahl enthält sie nicht. „Machen Sie die Schenkung“ enthält sie nicht. „Die Urkunde wird am Donnerstag fertig“ enthält sie nicht.
Sollen beide Eheleute mitkommen, ist das ein Satz den Sie eintippen. Der Assistent wiederholt ihn. Juristischen Kommentar hängt er nicht an.
Wenn der Kalender nicht erreichbar ist
Dann rät er nicht. Der Donnerstag von letzter Woche ist nicht der Donnerstag von dieser. Eine Lücke die Sie aus dem Wartezimmer erinnern, ist keine Lücke.
Der Assistent nimmt die Anfrage, den Namen und eine Nummer auf und sagt, jemand aus dem Büro ruft zurück. Das ist das ganze Gespräch. Eine geratene Stunde die mit einem Vorlesen kollidiert, ist schlimmer als ein Rückruf.
Entscheiden Sie das vor der ersten live Woche. Ist die Antwort kein Rückruf, merken Sie es wenn zwei Mappen an dasselbe hintere Zimmer versprochen sind.
So richtet CITT das ein
- Zuerst die Art. Unterlagenprüfung, Beurkundung, Vollmacht, Testament. In den Kalender geht nichts vor dieser Trennung.
- Der Kalender den Sie schon nutzen. Ein Besuch wird nur geschrieben wenn dieser Kalender einen freien Platz zeigt.
- Die Dauer die Sie wirklich fahren. Eine Abgabe ist kein Vorlesen.
- Keine Form, keine Steuer, kein versprochener Donnerstag. Keine Beurkundung im ersten Gespräch außer Sie haben diese Art markiert.
- Eine Verschiebung ist eine Änderung. Freigeben, schreiben, SMS. Den alten Platz gibt es nicht, bevor er zurück ist.
- Die SMS folgt dem Gespräch. Zeit, Art, Unterlagenliste. Über 70 Sprachen.
- Spät-diese-Stunde und an-der-Tür sind keine Buchungen. Die klingeln ein Telefon das Sie genannt haben.
Was er nicht tut
Eine Steuerzahl um den Platz zu schließen erfindet er nicht. Die Beurkundung am Freitag bucht er nicht weil die Bank es eilig hat. Ein Zeugnis legt er nicht in ein Vorlesen, außer Sie haben sie gleich markiert, was Sie nicht sollten. Zwei Leute quetscht er nicht in ein zehnminütiges Testament. Dass sie ohne ein Papier unterschreiben können, sagt er nicht. Den alten Donnerstag bietet er nicht an, bevor die Verschiebung im Kalender steht.
So klingen diese Gespräche
Die Reihenfolge ist die Art, der Name, eine Zeit die der Kalender halten kann, die SMS. Kein „machen Sie die Schenkung“. Kein Satz. Kein „kommen Sie am Ende des Vorlesens“.
Ist der Assistent freundlich und legt trotzdem eine Abgabe in eine Beurkundungsstunde, ist Donnerstag Zeugnisse und die Urkunde beim nächsten Büro. Prüfen Sie die ersten fünfzig Buchungen von Hand. Da finden Sie die Dauer die Sie nie eingetippt haben.
Was Sie zuerst einrichten
Schreiben Sie die Arten und ihre echten Dauern. Schließen Sie den Kalender an den Sie schon nutzen. Markieren Sie Vorlesestunden, gesperrte Beurkundungen und August. Schalten Sie die SMS mit der Unterlagenliste ein. Entscheiden Sie den Rückruf wenn der Kalender nicht erreichbar ist. Geben Sie ihm die Liste für dieselbe Stunde: spät, an der Tür. Prüfen Sie eine Verschiebung an einer bestehenden Unterlagenprüfung bevor Sie eine neue Urkunde prüfen.
Die Preise stehen im Preisblock der Startseite. Sie werden hier nicht wiederholt.
KI-Empfang, eigenes Personal oder Callcenter
| CITT | Im Haus | Callcenter | |
|---|---|---|---|
| Liest den Kalender bevor er eine Zeit anbietet | Ja, der Kalender aus dem das Büro arbeitet | Ja, wenn sie ihn sehen können | Meist nicht — nimmt eine Nachricht auf |
| Behandelt eine Unterlagenprüfung als kürzer als eine Beurkundung | Wenn Sie die Dauern markiert haben | Ja | Sieht den Unterschied selten |
| Legt eine Beurkundung über ein Vorlesen das schon auf der Liste steht | Nie, wenn Sie es markiert haben | Ja — sie sehen die Liste | Sieht die Liste vielleicht nicht |
| Nennt am Buchungsgespräch eine Steuer | Nie — die Form ist im Termin | Kann ablehnen | Nennt vielleicht einen Satz um den Platz zu schließen |
| Verschieben wenn ein Katasterpapier spät ist | Eine Änderung, dann eine neue SMS | Ja | Oft zwei Nachrichten |
| Spricht die Sprache des Anrufers | Über 70 Sprachen | Eine oder zwei | Wer gerade Schicht hat |
| SMS nennt die Unterlagen | Zeit, Art, Liste die Sie getippt haben | Wenn sie daran denken zu schreiben | Ein allgemeines „bis Donnerstag“ |
Was ein gemischter Vormittag kostet wenn ein Zeugnis in einer Beurkundungsstunde sitzt
Gerechnet mit diesen Annahmen — ändern Sie eine, ändert sich das Ergebnis:
- Zwei Leute. Eine normale Woche mit etwa 8 Beurkundungsplätzen und 10 Unterlagenprüfungen im Kalender. Setzen Sie Ihre Wochenzahl ein.
- Eine Beurkundung die zu einer fertigen Urkunde wird, ist hier etwa 450 €. Eine Unterlagenprüfung ist kürzere Arbeit. Ersetzen Sie beides.
- Dieses Beispiel nimmt an, dass 2 Zeugnisabgaben eine Beurkundungsstunde bekommen haben, sodass 2 echte Beurkundungen geschoben oder verloren wurden.
- Von diesen 2 verlorenen Beurkundungen kommt 1 nicht wieder — setzen Sie Ihre eigene Quote ein.
- Zwei Zeugnisabgaben belegen zwei Beurkundungsstunden.
- Eine der verdrängten Beurkundungen kommt nicht zurück.
- 1 × 450 € = 450 € Arbeit in dieser Woche, für die der Kalender voll wirkte.
- Eine solche Woche einmal im Monat, 11 Monate — 11 × 450 €.
Etwa 4.950 € im Jahr unter diesen Annahmen. Ändern Sie die Tickets und wie oft eine Abgabe in eine Beurkundungsstunde gelegt wird.
Was es kostet
CITT ist nutzungsbasiert: keine Pakete, kein Minimum, kein Vertrag. Die aktuellen Sätze — Monatsgebühr je Nummer und der Minutenpreis — stehen im Preisblock der Startseite — dort und nur dort stehen sie.
Häufige Fragen
Kann er Freitag legen weil die Bank die Urkunde bis Donnerstag will?
Das Datum das sie genannt haben kann er aufnehmen und in den Kalender schauen. Ist ein Platz frei, legt er eine Unterlagenprüfung oder eine Beurkundung der Art die Sie markiert haben. Dass eine Urkunde bis Donnerstag fertig ist, versprechen kann er nicht, und einen Freitag erfinden weil eine Bank gefragt hat, auch nicht. Eine Frist ist eine Markierung, keine neue Sorte Zauberplatz.
Was ist, wenn am Morgen der Beurkundung ein Katasterpapier noch fehlt?
Das ist eine Verschiebung, keine neue Akte. Der Assistent findet den Besuch, gibt die Stunde frei, bietet eine Zeit an die wirklich frei ist, schreibt die Änderung als eine Änderung und schickt die SMS. Den alten Platz bietet er der nächsten Person nicht an, bevor die Änderung im Kalender steht. Dass sie ohne das Papier unterschreiben können, sagt er nicht.
Kann er zwei Leute auf ein Testament in einen Platz legen?
Nur wenn Sie ein Testament als Art markiert haben die zwei Namen hält, und nur wenn der Kalender diese Zeit frei zeigt. Beide Namen nimmt er trotzdem auf. Was sie ins Testament schreiben sollen, sagt er nicht, und ein Testament quetscht er nicht in eine zehnminütige Unterlagenprüfung.
Was sagt die Bestätigungs-SMS wirklich?
Die Zeit, die Art (Unterlagenprüfung, Beurkundung, Vollmacht, Testament) und die Liste der Unterlagen die Sie für diese Art eingetippt haben. Es geht in der Sprache des Gesprächs raus. Eine Steuerzahl, eine Formempfehlung oder „die Urkunde wird fertig“ enthält es nicht.
Was ist, wenn der Kalender nicht erreichbar ist?
Dann ist die einzige ehrliche Antwort ein Rückruf. Der Assistent nimmt den Namen, was sie gesagt haben zu wollen, und eine Nummer auf und sagt, jemand aus dem Büro ruft zurück. Dass Donnerstag frei ist weil es letzte Woche war, rät er nicht.
Müssen wir die Nummer an der Tür aufgeben?
Nein. Die Nummer bleibt. Sie setzen eine Weiterleitung. Einen Anruf den Sie abnehmen, verlässt das Büro nie. Siehe [Preise](/de/#pricing).
