Verpasste Anrufe während eine Urkunde vorgelesen wird

Niemand kann rangehen. Die Urkunde wird vorgelesen.

Die Tür zum hinteren Zimmer ist zu. Eine Kaufurkunde wird vorgelesen. Dieses Vorlesen kann für das cremefarbene Telefon nicht pausieren. Im Wartezimmer hat die andere Person Ausweise auf dem Tisch. Die Nummer an der Milchglastür klingelt. Sie können nicht anhalten. Die Kollegin kann die Mappe nicht liegenlassen. Ein drittes Paar Hände gibt es nicht.

Sie lassen es klingeln. Ein paar Sekunden später ist die Nummer weg.

Das passiert in den Stunden in denen das Schild an der Tür offen sagt. Der Eintrag sagt offen. Wer anruft, hat schon zwei andere Notare auf demselben Zettel. Die wollten eine Zeit. Die legen auf und wählen den nächsten Namen.

Sie wissen welche Urkunden auf der Liste dieses Vormittags stehen und welche Zeugnisse im Wartezimmer liegen. Die Zahl die Sie meistens nicht haben, ist wie viele Leute Sie heute Morgen zu erreichen versucht haben und nicht konnten. Die steht im Protokoll des Anbieters. Ziehen Sie sie. Markieren Sie die Beurkundungsvormittage. Markieren Sie den Freitag vor einem Feiertag.

Das sind die Morgen an denen Sie glauben, Sie seien offen und beschäftigt. Eine von Ihnen liest vor. Die andere in einer Unterlagenprüfung. Die Nummer an der Tür klingelt. Für eine Schenkung auf die sie diese Woche gekommen sind, ist niemand frei, und für eine Vollmacht vor einem Flug auch nicht.

Wer auflegt

Wenn niemand rangeht, passieren drei Dinge. Die kosten nicht dasselbe.

Wer schon eine Akte hier hat, hinterlässt oft eine Nachricht. Die wollen wissen ob Freitag noch steht. Die wollen ein Katasterpapier abgeben. Die sind nachher noch da. Das sind die Stimmen die Sie hören wenn Sie das Band aufmachen, also die Stimmen die formen was Sie für das Problem halten.

Wem gerade gesagt wurde dass sie diese Woche eine Urkunde brauchen, hinterlässt keine Nachricht. Wer vor Freitag eine Vollmacht braucht, nicht. Ein ausländischer Käufer der gefragt hat ob Sie Englisch können und besetzt gehört hat, nicht. Die legen auf. Im Protokoll steht ein kurzes Klingeln. Auf Ihrem Band steht nichts.

Wer es letzten Monat schon zweimal versucht hat, oder wem der Cousin gesagt hat dass Sie dienstags nie rangehen, ruft nicht wieder an. Der steht auch nicht im Protokoll.

Wer auflegt, ruft meistens wegen einer ersten Urkunde oder einer ersten Vollmacht an. Das sind zwei verschiedene Besuche. Was sie zuerst brauchten, war eine Antwort. Die Form, wenn es eine gibt, sagen Sie wenn die Unterlagen auf dem Tisch liegen.

Warum das Band die neue Akte verdeckt

An einem Dienstag liegen zwei Arbeiten auf derselben Nummer. Wenn Sie das Band aufmachen, hören Sie die falsche.

Der bestehende Mandant hat eine Akte im Haus und einen Grund zu bleiben. Der hinterlässt eine Nachricht, oder kommt wegen des Zeugnisses trotzdem. Wer die Schenkung hat, und wer den Freitagsflug hat, hat beides nicht. Die können keine Aktennummer nennen die ihnen niemand gegeben hat. Die können nicht warten, weil Bank und Flughafen eine Uhr haben.

Also machen Sie das Vorlesen fertig, machen das Band auf, und hören einen Freitagsplatz und ein fehlendes Papier. Die Schenkung hören Sie nicht. Die Vollmacht hören Sie nicht. Die Leute haben nie in den Kasten gesprochen.

Die Anrufe kommen auch zusammen. Ein Vormittag mit drei Beurkundungen ist nicht ein verpasster Anruf pro Stunde. Es sind fünf in zwanzig Minuten, und Sie beide stecken schon in einer Urkunde. Eine zweite Person im Wartezimmer nimmt die ersten zwei. Der dritte hört trotzdem besetzt.

Jemand ruft wegen einer Schenkung an und fragt auch nach der Steuer. Das ist eine Anfrage und eine verbotene Antwort. Steht auf der Notiz nur „Herr Kostas, Frage“, warten beide, und die neue Akte ist die die zum anderen Büro geht.

Sie sind spät zu einer Beurkundung in dieser Stunde, sie stehen an der Tür, die Bankfrist ist morgen: die können nicht in der Abendliste warten. Die kann ein Assistent auch nicht damit beenden, dass er eine Form erfindet damit der Anrufer in der Leitung bleibt. Nehmen Sie die Anfrage auf. Markieren Sie ein Telefon. Sagen Sie, der Notar geht die Form im Termin durch.

Beurkundungen, Freitag vor dem Feiertag, und ein Banknachmittag

Das ist nicht derselbe Überlauf. Bringen Sie dem Assistenten ein einziges Schild „beschäftigter Morgen“ bei, behandelt er jemanden mit einer neuen Schenkung wie das Abgeben eines Zeugnisses.

Ein Beurkundungsvormittag sind gesperrte Plätze. Um zehn ist das Wartezimmer voll. Eine neue Urkunde in dieser Stunde ist eine Unterlagenprüfung oder eine erste Zeit. Ein fehlendes Papier ist eine Notiz. Parkt der Assistent den der ein neues Testament will hinter dem zehnten „steht Freitag noch?“, wählt der den nächsten Notar.

Ein Freitag vor dem Feiertag sind Vollmachten. Die Leute fahren weg. Markieren Sie sie getrennt. Die Vollmacht ist ein Platz vor dem Flug. Der neue Kauf ist eine Unterlagenprüfung. Mischen Sie sie, sitzen Sie um elf bei jemandem der nur ein Papier brauchte, während der der eine Urkunde brauchte die Mappe schon jemand anderem gegeben hat.

Ein Banknachmittag sind zwei Käufer die mit Ihrer Karte rausgehen. Die rufen vom Gehweg an. Die hinterlassen keine Nachricht. Die versuchen den nächsten Namen im selben Umschlag. Kürzen Sie an diesen Nachmittagen die Klingelzeit vor der Weiterleitung. Der dritte Anrufer soll nicht besetzt hören.

August braucht eigene Daten. Manche von Ihnen schließen zwei Wochen. Die veröffentlichte Nummer klingelt trotzdem. Setzen Sie die Schließtage. Lassen Sie ihn keine Beurkundung in eine Woche legen in der das Büro dunkel ist.

Neue Urkunde ist eine Anfrage. Unterlagen sind Unterlagen.

Die erste Frage am Überlauf ist nicht wann sie frei sind. Die erste Frage ist neue Urkunde oder Unterlagen.

Neue Urkunde. Etwas das sie genannt haben: Kauf, Schenkung, Testament, Vollmacht. Der Assistent nimmt in ihren Worten auf was sie gesagt haben, dann Namen und Nummer. Eine Unterlagenprüfung legt er nur wenn der Kalender eine Zeit frei zeigt. Eine Form macht er nicht auf. Eine Steuer macht er nicht auf.

Unterlagen. Ein Zeugnis, ein Katasterauszug, ein Freitagsplatz den sie schon haben. Der Assistent nimmt den Namen und das Datum wenn sie eins haben. Dass Freitag noch steht, erfindet er nicht ohne nachzusehen. Ein zehnminütiges Abgeben behandelt er nicht als Beurkundungsstunde.

Eine Steuerfrage ist keine dritte Besuchsart. Sie ist eine Anfrage plus eine Absage. Schreiben Sie die Frage auf. Legen Sie die Unterlagenprüfung. Beantworten Sie sie nicht um sie zu halten.

Die Wohnung erinnern die Leute. Eine Aktennummer erinnern sie nicht. Fragen Sie zuerst nach dem Namen. Bieten sie ein Datum an, nehmen Sie das auch.

Anrufe die nicht warten können bis das Vorlesen endet

Vier Anrufe auf dieser Nummer gehören nicht in eine Zusammenfassung die Sie lesen wenn die Urkunde unterschrieben ist.

Sie sind spät zu einer Beurkundung in dieser Stunde. Das ist eine Durchstellung. Sie geben dem Assistenten eine kurze Liste: spät, an der Tür, diese Stunde. Namen und Nummer holt er während er verbindet. Reinkommen oder weggehen sagt er nicht.

Sie stehen an der Milchglastür mit einer Mappe und ohne Platz. Der Assistent nimmt den Namen und was sie gesagt haben mitgebracht zu haben. Die nächste Lücke nach dem Vorlesen verspricht er nicht. Ein Rückruf, oder eine Zeit die wirklich frei ist.

Sie verlassen Freitag das Land und brauchen eine Vollmacht. Markieren Sie es. Legen Sie den nächsten Platz der wirklich frei ist. Erfinden Sie keine Form damit sie in der Leitung bleiben. Sagen Sie nicht, das Papier sei um 19:00 fertig wenn Sie 19:00 nicht fahren.

Die Bank will die Urkunde bis Donnerstag. Das ist eine Markierung für denselben Tag wenn eine Beurkundung schon drin ist, oder eine Unterlagenprüfung wenn nicht. Der Assistent verspricht keinen Donnerstag. Das Datum das sie genannt haben, nimmt er auf.

Alles andere kann auf das Transkript warten: ein erstes Testament, ein Zeugnis das das Register nächste Woche will, die Farbe eines Stempels den sie vergessen haben, eine Frage zum Nachbarn von letztem Jahr.

Was der Assistent am Überlauf tun muss

Rangehen. Niemand hat abgenommen. Das ist der Verlust. Wer aufgelegt hätte, hat jetzt jemanden in der Leitung.

Jeder angenommene Anruf soll die Trennung schon kennen: neue Urkunde oder Unterlagen; Name; gewöhnliche Notiz oder Markierung für dieselbe Stunde. Ein Verlust der unsichtbar war, wird eine Liste an der Sie arbeiten können wenn Sie aus dem hinteren Zimmer kommen.

Eine Form nennt er nicht. Eine Steuer nennt er nicht. „Ist die Schenkung günstiger?“, „was ist der Satz?“, „kann ich das Kataster lassen?“, „nimmt die Bank das?“ werden aufgeschrieben und abgelehnt. Der Notar geht die Form im Termin durch.

Zuerst neue Urkunde oder Unterlagen. Landet jeder Name in einer Spalte, haben Sie einen Haufen, keine Rückrufliste. Wer beides ist — eine Schenkung und ein fehlendes Papier von dem sie glauben sie hätten es — kriegt trotzdem eine klare Art. Das sind für Sie zwei Gespräche, auch wenn sie als ein Anruf kamen.

Er legt eine Zeit die Sie wirklich halten können, oder er schreibt die Anfrage auf. In den Kalender schaut er bevor er eine Zeit anbietet. Eine Beurkundung in einer Stunde die Sie für ein Vorlesen geschlossen haben, bietet er nie an. Bestätigen tut er per SMS, in der Sprache des Gesprächs — über 70 Sprachen.

Spät-diese-Stunde, an-der-Tür, Freitag-weg, Bank-Donnerstag bleiben eine Markierung an ein Telefon. Der Assistent holt Namen und Nummer. Die Wartezeit füllt er nicht mit einem Steuersatz.

Was Sie zuerst setzen

1. Zuerst das Anrufprotokoll. Unbeantwortete Anrufe pro Stunde und Tag, einen Monat zurück, mit Beurkundungsvormittagen und Freitagen vor Feiertagen markiert. Überspringen Sie das, wissen Sie nie ob sich etwas verbessert hat.
2. Weiterleitung bei Nichtannahme, nicht immer. Kurzes Klingeln in einer ruhigen Woche. Während einer Reihe Beurkundungen kürzer. Einen Anruf den Sie abnehmen, verlässt das Büro nie. Siehe Preise.
3. Was Sie wirklich nehmen, und ob Sie diesen Monat neue Urkunden nehmen. Ein Büro das für neue Arbeit geschlossen ist, soll das im ersten Gespräch sagen, nicht nach einem gelegten Platz.
4. Die Frage neue Urkunde oder Unterlagen auf jedem neuen Anruf verlangen, dann den Namen.
5. Die Kategorien markieren die Sie brauchen — neue Urkunde, Unterlagen, Beurkundung, Markierung für dieselbe Stunde — damit die Wochenzusammenfassung eine Entscheidungshilfe ist und kein Haufen.
6. Spät-diese-Stunde, an-der-Tür, Freitag-weg und Bank-Donnerstag auf ein Telefon legen, nicht in eine Mail die gelesen wird wenn die Urkunde unterschrieben ist.
7. Die zwei Arten von Besuch eintragen. Eine Unterlagenprüfung, und eine Beurkundung die das hintere Zimmer braucht.
8. Nach vier Wochen das Protokoll neu ziehen und unbeantwortete Anrufe vergleichen, nicht „Anrufe die der Assistent geführt hat“.

Ein stiller Dienstag im Februar ist nicht die Probe

Ein stiller Dienstag nützt um zu prüfen dass die Begrüßung stimmt und dass der Assistent neue Urkunde oder Unterlagen fragt. Ob Sie die Schenkung um 11:10 noch verlieren, sagt er Ihnen nicht.

Beurkundungsvormittage, und der Freitag vor einem Feiertag, sind wo das Leck der neuen Akten steckt, weil Sie dann glauben Sie seien offen. Setzen Sie die Weiterleitung so dass beide Fenster gedeckt sind. Dann sehen Sie sie als zwei Spalten. Gehen ruhige Wochen auf null unbeantwortet und Beurkundungsvormittage nicht, haben Sie ein Klingelzeitproblem am Stoß, kein Begrüßungsproblem.

Nach Feierabend gibt es trotzdem. Leute rufen um 19:40 vom Gehweg an. Banken schicken nach sechs Käufer raus. Messen Sie diese Anrufe als eigene Spalte.

Legen Sie keine Steuertabelle in die Notizen. Er liest die Tabelle vor.

Was sich ändert wenn er rangeht

Wer aufgelegt hätte, hat jetzt eine Unterlagenprüfung auf einer freien Zeit, oder eine Notiz zu einer bestehenden Akte, oder Ihr Telefon klingelt weil sie zu dieser Stunde spät sind.

Die Form entscheidet er nicht. Die Steuer entscheidet er nicht. Freitag erfindet er nicht um hilfreich zu sein. Neue Urkunde und Unterlagen sind Etiketten auf der Notiz, damit die richtige Person sie sieht. Sie sind keine Beratung.

Den Termin ersetzt er nicht. Ein bestehender Mandant der gefragt hat ob ein Zeugnis reicht, braucht Sie trotzdem. Der Unterschied ist dass Sie jetzt eine Nummer zurückrufen die um 11:42 aufgeschrieben wurde, statt um 20:00 zu entdecken dass jemand angerufen und „Notar“ gesagt hat.

Machen Sie eine neue-Urkunden-Anfrage zuerst fertig. Behandeln Sie Unterlagen als kürzeren Besuch. Behandeln Sie eine Steuerfrage als Anfrage plus Absage.

Den Wert eines ersten Termins setzen Sie selbst ein. Das Rechenbeispiel oben ist Arithmetik auf genannten Annahmen. Ein Büro das von Käufen lebt und eines das von Vollmachten lebt, sind nicht dasselbe Geschäft. Setzen Sie Ihre Zahl ein.

Wer den ersten Termin nimmt, nimmt oft die Urkunde. Deshalb ist ein verpasster Anruf von der Wartezimmerleitung nicht nur eine verpasste Notiz.