KI-Telefonempfang für Fitnessstudios

Was der Assistent in einem Fitnessstudio macht

Der Assistent hängt an der Studionummer. Er spricht wie jemand am Empfang. Danach macht er etwas mit dem, was er gehört hat. Er bucht eine Stunde mit einem Trainer, schreibt ein Probetraining für die Person auf, die frei ist die Neue zu treffen, oder wiederholt die Stunden und die Kursliste, die Sie ihm wirklich gegeben haben.

Das Erste, was stimmen muss, ist welche der drei der Anrufer meint. Ein Gruppenkurs, eine Stunde mit einem bestimmten Trainer und beitreten als Mitglied sind nicht eine Buchung mit drei Etiketten. Sie gehen an verschiedene Leute. Sie enden an verschiedenen Stellen in Ihren Notizen. Wer zu einer Zeit springt, setzt eine fremde Person auf eine Mitgliedermatte und lässt ein echtes Probetraining in der Lobby stehen, das niemand erwartet.

Wer auf Englisch angerufen hat, bekommt die Bestätigung auf Englisch. Wer auf Griechisch angerufen hat, bekommt sie auf Griechisch. Der Assistent arbeitet in über 70 Sprachen. Die SMS folgt der Sprache des Gesprächs.

Der leere Empfang und wer die Stange sichert

Halb sieben. Jemand liegt unter einer Stange. Die einzige andere Person auf der Fläche hat beide Hände am Stahl und schaut auf die Ellbogen. Der Empfang ist leer. Das Telefon klingelt.

Niemand kann rangehen. Mit einer beladenen Stange über einer Brust nimmt man kein Gespräch an.

Die Anrufe kommen in derselben Stunde, in der die Fläche voll wird, nach Feierabend, wenn die, die rangehen würden, Wiederholungen zählen oder unterrichten. Eine zweite Person, die Sie für elf Uhr morgens eingestellt haben, ändert an dieser Stunde nichts. Eine zweite Nummer mit denselben zwei Händen lässt den dritten Anrufer trotzdem klingeln hören.

Wer ein Probetraining wollte, scrollt schon. Zwei andere Studios hat er auf derselben Karte. Eine Nachricht über den Wunsch anzufangen spricht er nicht. Er legt auf und versucht die nächste Nummer.

Ein kleines griechisches Studio hat oft niemanden, dessen einzige Arbeit der Empfang ist. Sie trainieren, Sie sichern, Sie unterrichten, Sie wischen die Bänke. Wer rangegangen wäre, ist die Person unter der Stange.

Kurs, Trainer oder Mitgliedschaft

Gruppenkurs. Eine Zeit, ein Raum, eine Kursleiterin, eine Obergrenze. Pilates, Spinning, Functional, Yoga — was Sie wirklich fahren. Ein Mitglied, das fragt „ist Donnerstag 19:00 voll?“, fragt nach einer Liste, die Sie sehen können, nicht nach einer Schätzung. Eine fremde Person, die dasselbe fragt, fragt oft nach einem Probetraining und hat das noch nicht gesagt.

Personal Training. Eine bestimmte Person und eine Stunde, die diese Person wirklich arbeitet. Kostas ist nicht austauschbar gegen den nächsten Trainer an der Tafel. Nimmt nur eine Person neue Klienten, kann eine erste Stunde nur auf deren Stunden sitzen. Sitzt jemand schon bei einem Klienten, ist diese Stunde weg.

Mitgliedschaft. Das ist keine Buchung. Der Anrufer will wissen, ob Sie Leute nehmen, was es kostet, ob der August eine Pause ist, ob ein Studententarif noch existiert. Nichts davon ist ein Platz im heutigen Kurs. Der erste Schritt ist ein Probetraining oder ein Rückruf mit der Person, die Mitglieder abschließt, keine Zeit, die erfunden wird, nur damit es hilfreich klingt.

Fragen Sie, welche der drei es ist, bevor jemand auf eine Uhr schaut. Ein Satz reicht: „Geht es um einen Gruppenkurs, eine Stunde mit einem Trainer, oder möchten Sie beitreten?“ Die Antwort entscheidet, wohin das Gespräch geht. Wer das überspringt, behandelt jeden Anrufer als Kursbuchung, und Sie verbringen den Abend damit, sich bei Mitgliedern zu entschuldigen, die eine fremde Person auf ihrer Matte gefunden haben.

Ein Probetraining ist ein Hinweis

Ein Probetraining ist, wie ein kleines Studio ein neues Mitglied bekommt. Es ist kein freier Platz, den der Assistent in die heutige Stunde setzt, damit das Gespräch schnell zu Ende ist.

Setzt der Assistent eine fremde Person in einen vollen Abendkurs, merken das die Mitglieder. Die Kursleiterin hat keinen Erstbesuch geplant. Niemand ist frei, sie über die Fläche zu führen. Das Gespräch, das aus einem Besuch ein Mitglied macht, bekommen Sie nie.

Der Assistent nimmt einen Namen, eine Nummer und ein Fenster auf, das passt. Das schreibt er als Hinweis. Er sagt dem Anrufer, jemand aus dem Studio bestätigt den Besuch. Ob dieser Besuch ein kurzer Rundgang, eine Einweisung oder eine erste Stunde mit einem Trainer ist, entscheiden Sie. Der Assistent nicht.

Sagen Sie dem Assistenten nicht, er solle sie „einfach in einen Kurs setzen, wenn Platz ist“. Das hört er als Erlaubnis, einen Platz zu erfinden. Lassen Sie ein Probetraining manchmal in einem ruhigen Morgenkurs sitzen, markieren Sie diese Stunden und diese Kurse. Der Assistent hält eine Markierung, die er sehen kann. Markieren Sie sie nicht, füllt er den Raum.

Wer schon eine Kurskarte hat, oder schon Mitglied ist, ist kein Probetraining. Fragen Sie. „Sind Sie schon bei uns, oder ist das der erste Besuch?“ erspart Ihnen, ein zahlendes Mitglied als Hinweis zu behandeln und eine fremde Person als Mitglied.

Wer auf der Fläche steht

Schreiben Sie es so auf, wie Sie es einer neuen Abendkraft sagen würden. Wer da ist. Wer welchen Kurs unterrichtet. Wer Personal Training macht. Wer eine neue Person auf einem Probetraining trifft. Wer frei hat. Der Assistent hält eine Liste, die er sehen kann. Ist die Liste leer, bietet er Stunden an, die niemand wirklich nehmen kann.

Viele Studios haben eine Person, die Pilates unterrichtet, und eine andere, die nur Kraft macht. Ein Samstagspilates kann nur auf die Pilatesstunden. Eine erste Trainerstunde kann nur auf den Trainer, der noch neue Leute nimmt. Fährt der Junior mittags die Fläche und nimmt keine Probetrainings, darf der Assistent den Junior nicht für einen ersten Besuch anbieten.

Wer die Stange sichert, ist oft dieselbe Person, die das Probetraining abgeschlossen hätte. Deshalb muss die Notiz vor ihnen landen, wenn der Satz vorbei ist, nicht in einer Nachricht, die sie morgen hören.

Hat ein Kurs keine Kursleiterin im Haus, markieren Sie ihn als zu. Wer die Änderung nicht sieht, bietet weiter einen Namen an, der nicht da ist.

Plätze, die Sie sehen, und Plätze, die Sie erfinden

Am Telefon können Sie nicht sagen, ob das Donnerstagspilates noch eine Matte hat. Der Plan von letzter Woche ist keine Zahl. Einen Platz zu erfinden ist, wie Sie vierzehn Leute in einen Zehn-Matten-Raum bekommen, oder einen Spinningkurs ohne Rad.

Der Assistent bietet eine Kurszeit nur an, wenn die Liste, die Sie angebunden haben, einen Platz zeigt. Tut sie das nicht, nimmt er eine Anfrage auf — Name, Kurs, eine zweite Wahl — und legt das der nächsten freien Person hin. „Ja, kommen Sie um sieben“ sagt er nicht, wenn die Liste keinen Platz zeigt.

Führen Sie eine Warteliste, sagen Sie das, und lassen Sie den Assistenten einen Namen dazusetzen. Tun Sie das nicht, soll er keine erfinden.

Einzelbesuche gehören unter dieselbe Regel. Manche von Ihnen nehmen sie an ruhigen Morgen und nicht in der abendlichen Spitze. Markieren Sie den Unterschied. Wer jede Stunde als Einzelbesuch behandelt, schickt eine fremde Person um 19:00, wenn der Raum schon eng ist.

Mitglieder, die einen Kurs verschieben, sind eine Buchungsänderung, kein neuer Verkauf. Der Assistent prüft das Buch und bietet eine Zeit an, die die Liste zeigt. Die frei gewordene Stunde behandelt er nicht als Platz für ein Probetraining, solange Sie das nicht erlaubt haben.

Ein Preis, den niemand vom Telefon vorlesen sollte

Wenn jemand fragt „was kostet der Monat?“, liegt eine Zahl nahe. Der Assistent erfindet keine.

Student, Paar, Quartal, ein Sommerangebot, eine Pause vom letzten Jahr, die Sie nicht mehr fahren — die Zahl ändert sich. Eine Zahl, die genannt wird, bevor jemand auf der Fläche war, ist eine Zahl, die Sie danach zurücknehmen müssen, oft vor der Person, die Sie gerade einschreiben wollten.

Ein veröffentlichtes Stück, das Sie ihm gegeben haben, darf er wiederholen. Ein gelisteter Einzelbesuch kann einen Tafelpreis haben. Eine Kurskarte, die schon an der Wand steht, kann einen Tafelpreis haben. Eine ungesehene Mitgliedschaft nicht, jedenfalls nicht ehrlich, solange Sie nicht eine veröffentlichte Zahl geschrieben und dem Assistenten gesagt haben, das sei die einzige Zahl, die er nennen darf. Alles andere bleibt bei jemandem, der die Person und das aktuelle Angebot sehen kann.

Legen Sie keinen Mitgliedstarif in die Notizen und hoffen, der Assistent nutze „Ermessen“. Er liest die Zahl vor. Darf eine Zahl nicht gesagt werden, bevor jemand da war, geben Sie dem Assistenten diese Zahl nicht.

Wer den August ruhend stellen, aufhören oder von einer Karte auf eine Mitgliedschaft wechseln will, ist eine Anfrage. Der Assistent nimmt den Namen und was sie wollten. Eine Pause gewährt er nicht, und er redet sie nicht zum Bleiben um. Sie entscheiden.

Verletzungen, Programme und Fragen für einen Trainer

Jemand fragt, welcher Kurs bei einem schmerzenden Knie sicher ist. Jemand will ein Programm vom Telefon. Jemand fragt, ob sie durch den Schmerz trainieren sollen, oder ob sie zuerst zu einer Therapeutin müssen.

Der Assistent beantwortet das nicht. Ein Studiobesuch ist keine Untersuchung, und ein Telefonat ist kein Programm. Den Kurs oder die Trainerstunde, die Sie wirklich anbieten, kann er buchen. Was ein Schmerz ist, welche Übung zu machen ist oder ob etwas eine Physiotherapeutin braucht, darf er nicht sagen. Solche Anrufe sind eine Notiz oder eine höfliche Weiterleitung. Sie sind nie eine Beratung.

Für einen ersten Besuch nach einer langen Pause folgen Sie der Einweisungsregel, die Sie aufgeschrieben haben. Manche von Ihnen führen jede neue Person über die Fläche, bevor irgendein Kurs. Manche setzen eine erste Trainerstunde vor die Kurse. Der Assistent folgt Ihrer Regel. Eine erfindet er nicht.

So richten Sie ihn ein

1. Ihre Nummer bleibt am Fenster. Eine Weiterleitung beim Anbieter schickt weiter, was Sie nicht annehmen. Was der Empfang nimmt, verlässt das Studio nie.
2. Er nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an. Ein Abendstoß sind Gespräche, nicht dauernd klingeln.
3. Er kennt das Studio, das Sie beschrieben haben. Welche Kurse Sie fahren, wer trainiert, wer eine neue Person nimmt, ob Sie Einzelbesuche nehmen, wo man parkt, wie ein Probetraining läuft.
4. Er fragt Kurs, Trainer oder Mitgliedschaft, dann schaut er ins Buch. Eine Zeit gibt es erst, wenn diese Tatsache da ist, und nur wenn die Liste sie als frei zeigt.
5. Ein Probetraining wird als Hinweis geschrieben, mit Name, Nummer und Fenster, das der Empfang bestätigt. Es ist kein Kurs, den der Assistent erfunden hat.
6. Er prüft den echten Kalender, bevor er eine Trainerstunde anbietet, und schreibt die Buchung in dasselbe Buch, das das Team schon nutzt.
7. Er bestätigt per SMS, in der Sprache des Gesprächs — über 70 Sprachen — und kann vor dem Besuch erinnern.
8. Was er am Telefon nicht zu Ende bringen kann — eine Verletzungsfrage, eine Pause, eine Beschwerde, eine Mitgliedschaft, die sie jetzt abschließen wollen — gibt er als markierte Notiz weiter, nicht als Schätzung.
9. Sie bekommen das Transkript, die Zusammenfassung und welche der drei der Anrufer genannt hat.

Was er nicht sagt

Einen Platz im heutigen Kurs erfindet er nicht. Zeigt die Liste keine Matte und kein Rad, nimmt er eine Anfrage auf.

Ein Probetraining setzt er nicht in eine Mitgliederstunde, damit das Gespräch zu Ende ist. Ein Probetraining ist ein Hinweis. Sie treffen sie.

Einen Mitgliedspreis erfindet er nicht. Einen veröffentlichten Einzelbesuch oder eine Karte darf er wiederholen. Eine ungesehene Mitgliedschaft nicht, solange Sie nicht eine Zahl geschrieben und ihm gesagt haben, das sei die einzige Zahl, die er nennen darf.

Ein Programm schreibt er nicht, eine Übung für ein schmerzendes Gelenk nennt er nicht, und ob jemand eine Therapeutin braucht, sagt er nicht. Das ist eine Notiz, keine Beratung.

Eine Pause, ein Ruhen oder eine Kündigung gewährt er nicht. Er nimmt die Anfrage auf. Ein Mensch entscheidet.

Einen Trainer, der frei hat, bietet er nicht an, und keinen Kurs, der keine Kursleiterin im Haus hat. Markieren Sie die Vertretung, sonst verkauft der Assistent weiter einen Namen, der nicht da ist.

So klingt das Gespräch

Die Reihenfolge ist die Dreierfrage, dann das Buch, dann das Angebot, dann was als Nächstes passiert, laut gesagt. Es gibt keinen erfundenen Kursplatz. Es gibt keine Mitgliedszahl von der Tafel vom letzten Jahr. Es gibt kein „kommen Sie einfach um sieben, wir quetschen Sie rein“ über einem vollen Abend. Es gibt keinen Rat zu einem Knie, das der Assistent nicht sehen kann.

Ist der Assistent freundlich und setzt trotzdem eine fremde Person auf eine Mitgliedermatte, verbringen Sie den Abend auf der Fläche damit, das zu entwirren. Setzen Sie die Person, die wegen eines Probetrainings angerufen hat, auf die Hinweisliste, und legen Sie sie der nächsten freien Person hin, sobald die Stange wieder auf den Ablagen liegt.

Was Sie zuerst hinterlegen

Hängen Sie den Assistenten an die Nummer am Fenster, mit einer Weiterleitung wenn niemand rangeht, damit freie Hände am Empfang den Anruf trotzdem nehmen. Dann die drei Fragen und wer was nimmt, die Regel Probetraining-als-Hinweis, die Kursliste, die Trainerstunden und wer eine neue Person treffen darf.

Geben Sie dem Assistenten die veröffentlichten Preise, die er wiederholen darf — einen gelisteten Einzelbesuch, eine Kurskarte, die schon an der Wand steht — und geben Sie ihm keine Mitgliedszahl, die er vorlesen würde. Schreiben Sie einen Satz, der Verletzungs- und Programmberatung verbietet. Dazu Öffnungszeiten, wer an einem Wochentagsabend da ist, wo man parkt, wie man die Tür findet, was Sie im August machen.

Die Preise für den Dienst stehen unter Preise. Hier stehen sie nicht noch einmal.