Fehlende Unterlagen nachfassen und Beurkundungen erinnern
Kurzüberblick
- Die Liste für morgen liegt am Wartezimmertisch. Zwei Namen haben keine Bestätigung. Ein Katasterpapier von letzter Woche fehlt noch. Niemand ruft sie an.
- Das ist keine neue Buchung. Die haben schon einen Platz, oder sie schulden schon ein Papier. Das Gespräch bestätigt dass sie kommen, oder fragt ob das Papier angekommen ist.
- Eine Beurkundung braucht die auf der Urkunde genannten Leute. Eine Unterlagenprüfung braucht die Mappe. Ein fehlender Auszug braucht ja, nein oder Rückruf — keine neue Form.
- 11:05 erfindet er nicht, die Stunde gibt er nicht frei wenn sie den Anruf verpassen, und eine Steuer aus der Erinnerung nennt er nicht.
- Er ruft in der Sprache der Buchung an. Die SMS mit Zeit und Unterlagenliste folgt dieser Sprache.
- Setzen Sie die Stunden in denen er klingeln darf bevor der erste Name rausgeht. Lassen Sie keine Form und keine Steuer auf einem Band.
Kurz gesagt
Morgen haben Sie eine Kaufbeurkundung, eine Unterlagenprüfung und eine Vollmacht. Zwei Namen haben nicht bestätigt. Der Katasterauszug von letzter Woche ist nie gekommen. Sie lesen eine Urkunde vor, oder das Wartezimmer ist schon voll. Diese Namen ruft niemand an. Ein Assistent arbeitet die Liste die Sie ihm geben: Name, Platz, ein Zweck. Er fragt ob sie kommen, ob das Papier angekommen ist, ob beide Leute an einem Testament da sein werden. Eine Form nennt er nicht. Eine Steuer nennt er nicht. Fragen sie was günstiger ist, schreibt er die Frage auf und sagt der Notar geht die Form im Termin durch. Einen Nachbarn wegen einer fremden Urkunde ruft er nicht an.
Das Wichtigste
- Fangen Sie mit den Beurkundungen von morgen an die keine Bestätigung haben, und mit Unterlagen die fehlend über den Tag liegen den Sie markiert haben.
- Bestätigen Sie den Besuch der schon im Kalender steht. Machen Sie in diesem Gespräch keine neue Akte auf.
- Schreiben Sie die Fragen einmal: kommen Sie, ist das Katasterpapier angekommen, werden beide Leute da sein, gibt es eine Nummer auf der Akte.
- Lassen Sie ihn keine 11:05 nennen, die Stunde nicht freigeben wenn sie den Anruf verpassen, und keine Steuer aus der Erinnerung nennen.
- Rufen Sie in der Sprache der Buchung an. Die SMS folgt dieser Sprache — über 70 Sprachen.
- Setzen Sie Ruhezeiten und Wiederholungen bevor der erste Name rausgeht. Lassen Sie nie eine Form oder eine Steuer auf einer Aufnahme.
Die Liste für morgen, noch ungerufen
Die gebundene Urkunde auf der Unterlage ist für eine andere Akte. Auf dem Block für morgen stehen eine Kaufbeurkundung, eine Unterlagenprüfung und eine Vollmacht. Zwei Namen haben nicht bestätigt. Der Katasterauszug von letzter Woche ist immer noch eine leere Zeile. Sie haben ein Vorlesen in den Händen, oder das Wartezimmer ist schon eine Reihe roter Stühle. Diese Namen rufen sich nicht selbst an.
Das ist nicht das eingehende Problem. Diese Leute haben schon mit Ihnen gesprochen, oder mit dem Assistenten. Die haben schon einen Platz, oder schulden schon ein Papier. Was sie nicht haben, ist eine Bestätigung, und was Sie nicht haben, ist der Auszug.
Ruft niemand an, passieren zwei Dinge. Sie machen das hintere Zimmer auf und niemand sitzt im Wartezimmer. Oder eine Urkunde die Sie schon vorbereitet haben, kühlt ab weil einem Papier nie nachgefasst wurde.
Das ist keine neue Buchung
Die Liste sind Namen die Sie draufgelegt haben. Jede Zeile hat einen Zweck.
Bestätigen. Der Besuch von morgen steht noch. Kommen sie. Werden beide Leute an einem Testament da sein. Haben sie den Platz noch im Kopf.
Papier nachfassen. Der fehlende Auszug von letzter Woche. Ist er angekommen. Soll das Büro anrufen. Nicht: können Sie ohne unterschreiben. Nicht: sollen wir auf eine Schenkung umstellen.
Eine Vollmacht für ein Geschwister die in diesem Gespräch auftaucht, ist ein neuer Auftrag. Nehmen Sie eine Nummer auf. Setzen Sie keinen zweiten Platz auf morgen. Beraten Sie das Papier des Geschwisters nicht aus der Erinnerung.
Spät zu dieser Stunde, wenn es hier auftaucht, ist eine Markierung an ein Telefon, keine neue Lücke über das Vorlesen gequetscht.
Kommen sie — dann das was der Platz braucht
Eine Beurkundung braucht die auf der Urkunde genannten Leute, mit Ausweis. Eine Unterlagenprüfung braucht die Mappe. Ein Testament braucht beide Namen wenn Sie zwei gelegt haben. Eine Vollmacht braucht die Person die wirklich wegfährt.
Fragen Sie die Fragen die Sie getippt haben, in dieser Reihenfolge, und hören Sie auf. Extra Hilfsbereitschaft ist der Weg wie 11:05 erfunden wird, und wie eine Steuer auf eine Bestätigung kriecht.
Sagen sie das Katasterpapier fehle noch, ist das eine Markierung, keine Bestätigung die Sie mit „dann können wir trotzdem unterschreiben“ beenden. Finden Sie die Akte. Notieren Sie das fehlende Papier. Das Büro ruft an. Lassen Sie morgen nicht stehen als wäre das Papier da.
Sagen sie die Form nie verstanden zu haben, notieren Sie das. Erklären Sie die Form nicht. Das tut der Notar im Termin.
Keine 11:05 erfinden, und keine Steuer nennen
Sie werden fragen um wie viel Uhr genau. Die Antwort ist der Platz der schon im Kalender steht. 11:00. Nicht 11:05 um präzise zu klingen. Das Vorlesen vor ihnen kann sich ziehen.
Sie werden die Steuer nochmal fragen, weil sie die SMS nicht aufgemacht haben, oder weil gestern ein anderes Büro eine Zahl genannt hat. Der Assistent nennt keine. Nicht die alte. Nicht eine neue. Das Büro ruft zurück.
Sie werden auf eine Schenkung umstellen wollen wenn sie denken sie sei günstiger. Ein Ja zum Kommen ist keine Änderung der Urkundenart. Der Assistent markiert Sie. Die Akte stellt er auf einem Erinnerungsanruf nicht um.
Niemand geht ran — die Stunde bleibt ihrer
Keine Annahme ist kein Nichterscheinen. Der Assistent wiederholt in dem Fenster das Sie gesetzt haben. Den Platz gibt er nicht frei. 11:00 bietet er dem nächsten Namen nicht an. Einen Steuersatz lässt er nicht auf einem Band.
Eine Notiz auf der Liste: nicht erreicht, Wiederholung um, steht morgen noch. Sie entscheiden am Abend ob die Stunde bleibt. Der Assistent entscheidet das nicht aus Stille.
Ruhezeiten gehören in die Einrichtung. Rufen Sie einen Käufer nicht um 22:00 an weil die Liste lang war.
Die Sprache auf der Buchung
Rufen Sie in der Sprache an die auf dem Besuch gespeichert ist. Über 70 Sprachen. Die SMS mit Zeit und Unterlagenliste folgt dieser Sprache. Eine griechische Bestätigung nach einer englischen Buchung ist eine Liste die sie nicht packen können.
Ist keine Sprache gespeichert, wählen Sie eine Vorgabe und liegen manche Wochen falsch. Speichern Sie sie am eingehenden Gespräch.
Ein Verwandter kann an einer Akte deren Käufer Deutsch ist trotzdem Griechisch sein. Die Bestätigung geht an die Nummer auf dem Besuch, nicht an einen Nachbarn, nicht an einen Ehepartner außer diese Nummer die Nummer auf der Akte ist.
Die Regel die er einhalten muss
Ein Zweck pro Zeile. Fragen die Sie geschrieben haben. Keine neue Akte. Keine neue Form. Keine Steuer. Kein Freigeben aus Stille. Kein Geschwister aus diesem Gespräch. Spät-diese-Stunde geht an einen Menschen.
Das Transkript ist für das was nicht gesagt wurde genauso wie für das was gesagt wurde. Taucht ein Satz auf, ist diese Zeile ein Fehler, auch wenn sie sich gefreut haben.
Was Sie zuerst einrichten
- Die Listen aus Ihren eigenen Unterlagen bauen. Name, Nummer auf der Akte, Platz, Zweck, Sprache, fehlendes Papier wenn Sie eines haben.
- Zwei Listen, kein Haufen. Bestätigungen für morgen. Fehlende Unterlagen über den Tag den Sie markiert haben.
- Die Fragen schreiben. Kommen, Papier angekommen, beide Leute, Nummer auf der Akte.
- Verbieten: 11:05, Steuer, Formumstellung, Freigeben bei Nichtannahme, Beratung auf dem Band.
- Ruhezeiten und Wiederholungen bevor der erste Name rausgeht.
- Das Telefon das klingeln soll wenn sie zu dieser Stunde spät sind.
- Die Transkripte der ersten Woche lesen. Da schleicht sich ein hilfreicher Satz ein.
So richtet CITT das ein
Er arbeitet die Liste die Sie ihm gegeben haben. Er spricht die Sprache auf der Zeile. Er stellt die Fragen die Sie geschrieben haben. Er schickt Zeit und Unterlagenliste. Er markiert ein Ja, eine Verschiebung, einen fehlenden Auszug, ein verspätetes Ankommen. Den Rest erfindet er nicht.
Was er nicht tut
Eine neue Urkunde aus einer Erinnerung macht er nicht auf. Eine Steuer liest er nicht vor. Den Satz eines anderen Büros gleicht er nicht an. Einen Kauf stellt er nicht auf eine Schenkung um weil sie in der Küche günstiger gesagt haben. Morgen sagt er nicht ab weil sie einen Anruf verpasst haben. Eine Nummer die nicht auf der Akte steht, ruft er nicht an. Dass sie ohne das Papier unterschreiben können, sagt er nicht.
So klingen diese Gespräche
Name, Platz, Zweck, die Fragen, eine Absage wenn sie eine Form wollen, eine SMS. Keine Beratung. Kein „solange ich Sie habe, das Papier vom Geschwister“. Keine 11:05.
Ist der Assistent freundlich und nennt trotzdem eine Steuer, ist die Akte von letzter Woche jetzt zwei Zahlen und Ihnen gehören beide. Legen Sie die Bestätigung auf den Platz der schon im Kalender steht, und legen Sie das fehlende Papier zurück auf Ihr Telefon.
Die Preise stehen im Preisblock der Startseite. Sie werden hier nicht wiederholt.
KI-Empfang, eigenes Personal oder Callcenter
| CITT | Im Haus | Callcenter | |
|---|---|---|---|
| Ruft die Beurkundungen von morgen an | Ja, von der Liste die Sie ihm geben | Wenn sie das Vorlesen fertig machen in dem sie stecken | Wenn Sie die Namen exportieren |
| Fragt ob sie kommen | Ja — das ist das Gespräch | Ja, wenn sie eine freie Minute haben | Liest oft nur den Tag vor |
| Fragt nach einem fehlenden Katasterpapier | Die Fragen die Sie geschrieben haben, sonst nichts | Wenn sie daran denken zu fragen | Ein allgemeines „kommen Sie noch?“ |
| Gibt die Stunde frei wenn sie nicht rangehen | Nie | Manchmal aus einem Rat | Risiko, wenn das Blatt No-Show sagt |
| Nennt in der Erinnerung eine Steuer oder eine Form | Nein — nur der Platz der schon im Kalender steht | Kann die Akte sehen die sie schon aufgemacht haben | Verlockend, es mit einem Satz zu schließen |
| Sprache der Buchung | Über 70 Sprachen | Griechisch, und Englisch wenn sie es haben | Wer gerade Schicht hat |
| Spät zu dieser Stunde, in diesem Gespräch | Klingelt einen Menschen — keinen neuen Platz | Ja, wenn sie es hören | Legt vielleicht die erste Lücke |
Was unbestätigte Beurkundungen und fehlende Unterlagen ein Zweierbüro kosten
Gerechnet mit diesen Annahmen — ändern Sie eine, ändert sich das Ergebnis:
- Zwei Leute. Etwa 8 Beurkundungen die Woche und 5 Unterlagen die fehlend liegen. Setzen Sie Ihre Wochenzahlen ein.
- Dieses Beispiel nimmt an, dass 1 Beurkundung im Monat niemanden im Wartezimmer findet, sodass die Stunde weg ist, und 1 ununterschriebene Akte im Monat nie zurückkommt weil einem Papier nie nachgefasst wurde.
- Eine verlorene Beurkundungsstunde kommt am selben Tag nicht zurück. Eine Urkunde die unterschrieben worden wäre, ist hier etwa 450 € — ersetzen Sie das.
- Dieses Beispiel nutzt nur die verlorene Urkunde, nicht die leere Stunde von zwei Leuten. Diese Spalte können Sie dazunehmen wenn Sie wollen.
- Eine Akte der niemand nachgefasst hat, kommt im Monat nicht zurück.
- 1 × 450 € = 450 € Arbeit in diesem Monat.
- Elf Monate — 11 × 450 €. Setzen Sie Ihre Monate ein wenn Sie im August schließen.
Etwa 4.950 € im Jahr aus Akten denen niemand nachgefasst hat, unter diesen Annahmen. Leere Beurkundungsstunden können Sie als Spalte dazunehmen.
Was es kostet
CITT ist nutzungsbasiert: keine Pakete, kein Minimum, kein Vertrag. Die aktuellen Sätze — Monatsgebühr je Nummer und der Minutenpreis — stehen im Preisblock der Startseite — dort und nur dort stehen sie.
Häufige Fragen
Kann er einem Katasterpapier nachfassen das eine Woche fehlt?
Ja, wenn dieser Name auf einer Liste steht die Sie aus Ihren eigenen Unterlagen gebaut haben: Name, Nummer auf der Akte, welches Papier, ein Zweck. Der Zweck ist „ist das Papier angekommen“, nicht „können Sie ohne unterschreiben“. Fragen sie ob die Beurkundung trotzdem laufen kann, beendet der Assistent diesen Teil und markiert Sie zum Rückruf.
Was ist, wenn niemand an den Bestätigungsanruf rangeht?
Die Stunde bleibt ihrer. Der Assistent gibt den Platz nicht frei, bietet ihn der nächsten Person nicht an, und lässt keine Steuer auf einem Band. Wiederholen kann er in dem Fenster das Sie gesetzt haben. Keine Annahme ist eine Notiz auf der Liste, keine Absage.
Kann er eine neue Form anbieten wenn sie sagen die Schenkung sei günstiger?
Nein. Diese Liste ist kein Formgespräch. Ein Ja zum Kommen ist keine Änderung der Urkundenart. Wollen sie ändern was sie gewollt haben, markiert der Assistent Sie. Einen Kauf auf einer Erinnerung auf eine Schenkung umzustellen, tut er nicht.
Sie fragen in demselben Gespräch nach einer Vollmacht für ein Geschwister. Was dann?
Das ist ein neuer Auftrag. Diese Liste ist keine Neue-Akte-Stunde. Der Assistent nimmt eine Nummer auf und sagt jemand ruft zurück, oder er schickt sie an die veröffentlichte Nummer. Einen zweiten Platz auf morgen aus einer Erinnerung setzt er nicht dazu, und das Papier des Geschwisters berät er nicht.
Kann er das Handy eines Ehepartners wegen der Beurkundung anrufen?
Nicht außer diese Nummer die Nummer auf der Akte ist. Ein Beurkundungsnachfassen an die falsche Person ist ein Privatsphäreproblem und ein verwirrtes Wartezimmer. Bauen Sie die Liste aus Ihren eigenen Karten.
Welche Sprache nutzt er beim Nachfassen?
Die Sprache der ursprünglichen Buchung, wenn Sie sie gespeichert haben. Über 70 Sprachen. Die SMS folgt dieser Sprache. Siehe [Preise](/de/#pricing).
