Ρεσεψιονίστ AI για συμβολαιογραφεία

Τι κάνει ένας βοηθός σε συμβολαιογραφείο

Είστε στο μέσα γραφείο και διαβάζετε πράξη αγοραπωλησίας. Στην αίθουσα αναμονής κάθονται τρεις στις κόκκινες καρέκλες κάτω από τα πτυχία. Το μπεζ τηλέφωνο στο βοηθητικό τραπέζι χτυπάει. Την ανάγνωση δεν μπορείτε να τη σταματήσετε. Ο συνάδελφος δεν μπορεί να αφήσει φάκελο στη μέση του ελέγχου. Τρίτο ζευγάρι χέρια δεν υπάρχει.

Βάζετε τον βοηθό στον αριθμό που ήδη είναι στην πόρτα με το θολό τζάμι και στο επιστολόχαρτο. Σηκώνει όταν δεν μπορείτε. Μετά κάνει ένα από τα δύο. Κλείνει ώρα που είναι πραγματικά ελεύθερη. Ή παίρνει αίτημα και το βάζει μπροστά σας.

Η πρώτη ερώτηση είναι αν αυτό είναι νέα πράξη, χαρτιά σε φάκελο που ήδη έχετε, ή υπογραφή που ήδη είναι στο ημερολόγιο. Γονική παροχή που σκέφτηκαν σήμερα το πρωί δεν είναι θέση Παρασκευής που ήδη κλειδώσατε. Χαρτί Κτηματολογίου που λείπει δεν είναι διαθήκη. Βοηθός που ανοίγει με «τι ώρα θα θέλατε;» θα βάλει ερώτηση φόρου σε ώρα υπογραφής και θα αφήσει αυτόν με πληρεξούσιο χωρίς σημείωμα.

Αν πήραν στα αγγλικά, η επιβεβαίωση πάει στα αγγλικά. Αν πήραν στα ελληνικά, πάει στα ελληνικά. Ο βοηθός δουλεύει σε 70+ γλώσσες. Το SMS ακολουθεί τη γλώσσα της κλήσης.

Ανάγνωση πράξης, και το τηλέφωνο χτυπάει ακόμα

Ο ένας είναι ήδη στο μέσα γραφείο, σε πράξη που δεν μπορεί να παγώσει. Ο άλλος κάθεται στο τραπέζι της αίθουσας αναμονής με στοίβα ταυτοτήτων και πιστοποιητικών. Ο δημοσιευμένος αριθμός χτυπάει ακόμα.

Έρχεται σωρός. Πρωινό με τρεις υπογραφές. Το απόγευμα που μια τράπεζα έστειλε δύο αγοραστές έξω με την κάρτα σας. Η βδομάδα πριν από αργία, όταν όλοι θέλουν πληρεξούσιο. Δεύτερη γραμμή με τα ίδια δύο χέρια αφήνει τον τρίτο καλούντα σε κατειλημμένο που το ακούει και η αίθουσα αναμονής.

Όποιος μόλις άκουσε ότι χρειάζεται συμβόλαιο αυτή τη βδομάδα δεν περιμένει στο αυτόματο. Έχει το όνομά σας και δύο άλλους συμβολαιογράφους από την ίδια αναζήτηση. Κλείνει και παίρνει το επόμενο γραφείο. Όποιου η τράπεζα θέλει πράξη ως την Πέμπτη, μήνυμα δεν αφήνει ούτε αυτός.

Εντολείς που οι φάκελοί τους είναι ήδη εδώ συχνά περιμένουν. Όποιος δεν μπορεί να ξεκινήσει νέα πράξη, και όποιος δεν πιάνει πληρεξούσιο πριν από πτήση, δεν περιμένει. Αν αυτοί οι δύο περιμένουν πίσω από την ανάγνωση στην οποία ήδη είστε, ο νέος φάκελος φεύγει, και η υπογραφή της Παρασκευής έρχεται θυμωμένη — ή ο επόμενος συμβολαιογράφος έχει ήδη πάρει τα χαρτιά.

Όποιος παίρνει το πρώτο ραντεβού συχνά παίρνει και την πράξη. Γι’ αυτό μια χαμένη κλήση από τη γραμμή της αίθουσας αναμονής δεν είναι μόνο χαμένο σημείωμα.

Νέα πράξη, χαρτιά σε φάκελο, ή υπογραφή — μετά ώρα

Νέα πράξη. Δεν έχουν ακόμα φάκελο μαζί σας. Αγοραπωλησία, γονική παροχή που ονόμασαν, διαθήκη, πληρεξούσιο, εταιρικό χαρτί. Ο βοηθός ρωτάει ποιο από αυτά είπαν, με τα λόγια τους, και κλείνει έλεγχο χαρτιών αν εκείνη η ώρα είναι ελεύθερη. Τον τύπο δεν τον διαλέγει. Φόρο δεν ονομάζει. Ότι η παροχή είναι καλύτερη από αγοραπωλησία δεν το λέει. Αν έχετε κλείσει νέα δουλειά αυτόν τον μήνα, το λέει στην πρώτη κλήση, από τη γραμμή που πληκτρολογήσατε.

Χαρτιά σε φάκελο. Λείπει πιστοποιητικό. Ήρθε απόσπασμα Κτηματολογίου. Θέλουν να μάθουν αν στέκει ακόμα η Παρασκευή. Ο βοηθός ρωτάει όνομα, ημερομηνία ραντεβού αν την έχουν, ή αριθμό φακέλου αν χρησιμοποιείτε. Χωρίς αριθμό είναι ακόμα σημείωμα, όχι μαντεία λάθος οικογένειας. Δεκάλεπτο παράδοση χαρτιού δεν είναι θέση υπογραφής. Σημειώστε τα ως δύο είδη επίσκεψης.

Υπογραφή. Η πράξη είναι έτοιμη, ή νομίζουν ότι είναι. Ο βοηθός βρίσκει τη θέση, ή κλείνει μία αν είπατε ότι επιτρέπεται. Ότι η πράξη θα είναι έτοιμη επειδή η τράπεζα ζήτησε Πέμπτη δεν το υπόσχεται. Κλειδωμένη υπογραφή δεν τη μετακινεί για να στριμώξει νέο φάκελο.

Θυμούνται το ακίνητο. Αριθμό φακέλου δεν θυμούνται. Ρωτήστε πρώτα το όνομα, μετά τι είπαν ότι θέλουν να γίνει. Ένα στοιχείο αρκεί για να μπει το σημείωμα στον σωστό σωρό. Κανένα είναι ακόμα αίτημα, όχι μαντεία ότι είναι η αγοραπωλησία Αλεξάνδρου.

Πρόταση που ο βοηθός δεν επιτρέπεται να πει

«Είναι φτηνότερη η παροχή;» είναι η ερώτηση σε αυτό το τηλέφωνο. Έρχεται αφού ένας γονιός αποφασίσει να περάσει διαμέρισμα. Έρχεται αφού ένας ξάδερφος πούλησε πέρσι. Έρχεται Δευτέρα όταν κάποιος έχει δύο συμβολαιογράφους στο ίδιο χαρτί.

Ο βοηθός δεν την απαντάει. Ούτε με ναι. Ούτε με «συνήθως κάνουν παροχή». Ούτε με συντελεστή φόρου, ούτε στρογγυλό. Πρόταση που ακούγεται ως συμβουλή τύπου, ή ως φόρος μεταβίβασης, ειπωμένη στην ηχογραφημένη γραμμή, είναι πρόταση που το γραφείο κατέχει τώρα, και ο βοηθός δεν βλέπει τα χαρτιά, την κατάσταση στο Κτηματολόγιο, ούτε τι θα κάνετε πραγματικά.

Η φράση που του δίνετε είναι κοντή: ο συμβολαιογράφος θα περάσει τον τύπο στο ραντεβού. Αυτή η κλήση παίρνει το αίτημα και μια ώρα.

«Ποια σύμβαση να πάρω;», «πόσος είναι ο φόρος αν αγοράσω από τον πατέρα;», «μπορώ να παραλείψω το Κτηματολόγιο;», και «θα το δεχτεί η τράπεζα αυτό το συμβόλαιο;» είναι ακόμα ερωτήσεις συμβουλής. Ο βοηθός ονομάζει το θέμα ώστε το ραντεβού να χρησιμεύει, και αρνείται την απόφαση.

Μην βάλετε πίνακα φόρων στις σημειώσεις. Θα τον διαβάσει.

Υπογραφές, Παρασκευές, και όλοι μαζί

Πρωινό με τρεις πράξεις. Στις δέκα η αίθουσα αναμονής είναι γεμάτη. Διαβάζετε ήδη. Το μπλοκ είναι ήδη λίστα ονομάτων.

Παρασκευή πριν από αργία είναι πληρεξούσια. Φεύγει ο κόσμος. Θέλουν χαρτί σήμερα.

Απόγευμα τράπεζας είναι δύο αγοραστές με προθεσμία Πέμπτης που δεν ανέφεραν όταν πήραν πρώτη φορά.

Ο βοηθός πρέπει να αντιμετωπίσει εκείνον τον σωρό ως πολλές συζητήσεις, όχι ως ουρά πίσω από την ανάγνωσή σας. Νέα πράξη εκείνη την ώρα είναι έλεγχος χαρτιών ή πρώτη θέση. Χαρτί που λείπει είναι σημείωμα. Αν ο βοηθός παρκάρει αυτόν που θέλει νέα διαθήκη πίσω από το δέκατο «στέκει ακόμα η Παρασκευή;», εκείνος παίρνει τον επόμενο συμβολαιογράφο.

Κοντύνετε το κουδούνισμα πριν την προώθηση εκείνα τα πρωινά. Κατά την υπογραφή ο τρίτος καλών δεν πρέπει να ακούει κατειλημμένο. Τρίτη Αυγούστου είναι άνθρωποι που ζητάνε θέση σε βδομάδα που το γραφείο είναι σκοτεινό.

Φόρος που κανείς δεν δίνει από περιγραφή του διαμερίσματος

Όταν κάποιος περιγράφει ακίνητο στο τηλέφωνο — τρίτος όροφος, νομίζουν ογδόντα τετραγωνικά, από τον πατέρα, σε προάστιο — η δελεαστική απάντηση είναι συντελεστής. Ο βοηθός δεν δίνει.

Αξία, συγγένεια, αν είναι παροχή ή αγοραπωλησία, τι δείχνει πραγματικά το Κτηματολόγιο — όλα αυτά αλλάζουν τη δουλειά, και τίποτα από αυτά δεν είναι δικό σας να το ανακοινώσετε σε αυτή τη γραμμή ακόμα κι αν νομίζετε ότι ξέρετε. Αριθμός ειπωμένος πριν δει κάποιος τα χαρτιά είναι αριθμός που μετά ξοδεύετε το ραντεβού για να τον πάρετε πίσω.

Μπορεί να επαναλάβει δημοσιευμένη λίστα τι να φέρουν, και γραμμή που πληκτρολογήσατε για το πώς χρεώνετε απλό πληρεξούσιο, αν την σημειώσατε ως επιτρεπτή να ειπωθεί. Αθέατες αγορές, παροχές, διαθήκες, εταιρικά χαρτιά — αυτά δεν παίρνουν νούμερο φόρου σε αυτή την κλήση. Ο βοηθός παίρνει το αίτημα και κλείνει την ώρα. Ο περσινός γείτονας δεν είναι αυτός ο φάκελος. Δεν τον παραθέτει.

Αν πιέσουν — «μόνο ένα στρογγυλό νούμερο, ο άλλος συμβολαιογράφος είπε ένα» — αρνείται πάλι. Κλείστε τους μόλις ελευθερωθεί θέση. Σημειώστε το αν φεύγουν από τη χώρα την Παρασκευή.

Στην πόρτα της αίθουσας αναμονής

Μερικοί καλούντες είναι ήδη στο κτίριο, ή στο πεζοδρόμιο έξω, με ντοσιέ, και ρωτάνε αν είναι στο σωστό μέρος και αν μπορούν να μπουν χωρίς ραντεβού.

Ο βοηθός δεν είναι στην πόρτα. Το ντοσιέ δεν το βλέπει. Αν τα χαρτιά τους είναι πλήρη δεν αποφασίζει.

Τι μπορεί να πάρει: το όνομα, αν έχουν θέση, και τι είπαν ότι έφεραν. Τι μπορεί να επαναλάβει, αν πληκτρολογήσατε τη γραμμή: να καθίσουν στην αίθουσα αναμονής αν έχουν ώρα· αν όχι, να πάρει επανάκληση αντί να υποσχεθεί το επόμενο κενό μετά την πράξη που διαβάζετε.

Αν πουν ότι έχουν υπογραφή αυτή την ώρα και αργούν, αυτό είναι σήμανση σε τηλέφωνο που κρατάτε πραγματικά. Ο βοηθός δεν τους λέει να μπουν, να φύγουν ή να υπογράψουν ούτως ή άλλως.

Καλών που είναι σπίτι, με ερώτηση για τον τύπο, είναι αίτημα και, αν ελευθερώνεται ώρα, έλεγχος χαρτιών. Δεν είναι νομική συζήτηση.

Πληρεξούσια, διαθήκες, και «στέκει ακόμα η Παρασκευή;»

Πληρεξούσιο. Φεύγουν Παρασκευή. Ο βοηθός παίρνει την ημερομηνία και κλείνει θέση αν υπάρχει ελεύθερη. Τι πρέπει να περιέχει το χαρτί, ποιος μπορεί να υπογράψει για ποιον, ή αν θα το δεχτεί τράπεζα στο εξωτερικό, δεν το λέει. Σημειώστε πόσες μέρες χρειάζεστε αν πρέπει να ετοιμαστεί προσχέδιο. Αν δεν γίνεται πριν την Παρασκευή, πείτε το από τη γραμμή που πληκτρολογήσατε — μην επινοήσετε Πέμπτη στις 19:00.

Διαθήκη. Συχνά δύο άνθρωποι. Ο βοηθός κλείνει ώρα που μπορεί να τους χωρέσει. Τι να βάλουν στη διαθήκη, ή αν «χρειάζεται» διαθήκη, δεν το λέει.

Πράξη αγοραπωλησίας. Πρώτα έλεγχος χαρτιών, μετά υπογραφή, εκτός αν είπατε ότι μία επίσκεψη φτάνει για συγκεκριμένο τύπο. Δεν τα συμπτύσσει επειδή βιάζονται.

Λείπει χαρτί Κτηματολογίου. Αυτό είναι σημείωμα και, αν έχουν υπογραφή, σήμανση. Ότι μπορούν να υπογράψουν χωρίς αυτό δεν το λέει. Ότι το μητρώο θα περιμένει δεν το λέει.

Ο Αύγουστος θέλει δικές του ημερομηνίες. Μην αφήσετε τον βοηθό να κλείσει υπογραφή σε βδομάδα που το γραφείο είναι σκοτεινό.

Πώς το χειρίζεται το CITT

1. Ο αριθμός σας μένει στην πόρτα με το θολό τζάμι και στο επιστολόχαρτο. Κανόνας προώθησης στέλνει ό,τι δεν σηκώνετε. Κλήσεις που σηκώνει η αίθουσα αναμονής δεν φεύγουν από το γραφείο.
2. Παίρνει πολλές κλήσεις ταυτόχρονα. Πρωινό υπογραφών είναι συζητήσεις, όχι σωρός κατειλημμένων.
3. Ξέρει το γραφείο που περιγράψατε. Τι παίρνετε, αν παίρνετε νέες πράξεις αυτόν τον μήνα, πώς πρέπει να μοιάζει ένας έλεγχος χαρτιών, ποιος είναι μέσα τη Δευτέρα.
4. Ρωτάει πρώτα νέα πράξη, χαρτιά ή υπογραφή, μετά όνομα, και μετά κοιτάει το ημερολόγιο.
5. Ερώτηση τύπου ή φόρου γίνεται αίτημα, ποτέ συμβουλή.
6. Κοιτάει το πραγματικό ημερολόγιο πριν προσφέρει ώρα, και γράφει τη θέση στο ίδιο ημερολόγιο που ήδη χρησιμοποιεί το γραφείο.
7. Επιβεβαιώνει με SMS, στη γλώσσα της κλήσης — 70+ γλώσσες — και μπορεί να απαριθμήσει τα χαρτιά που πληκτρολογήσατε γι’ αυτόν τον τύπο.
8. Τύπο, φόρο, «μπορώ να υπογράψω χωρίς το χαρτί», και αργοπορημένη υπογραφή αυτή την ώρα τα ανεβάζει ως σημειωμένο σημείωμα ή μεταφορά.
9. Παίρνετε το αντίγραφο, την περίληψη, το όνομα και τι ζήτησε ο καλών.

Τι δεν κάνει

Δεν λέει ποιο τύπο σύμβασης να πάρουν. Δεν ονομάζει φόρο μεταβίβασης. Δεν λέει ότι η γονική παροχή είναι φτηνότερη, καλύτερη ή ο συνηθισμένος τρόπος. Δεν τους λέει τι σημαίνει μια πράξη, ούτε αν θα την δεχτεί η τράπεζα. Δεν λέει ότι μπορούν να παραλείψουν το Κτηματολόγιο. Δεν υπόσχεται πράξη ως την Πέμπτη επειδή ρώτησε τράπεζα. Δεν μεταχειρίζεται έλεγχο χαρτιών, υπογραφή και διαθήκη ως την ίδια θέση.

Πώς ακούγονται αυτές οι κλήσεις

Η σειρά είναι το χώρισμα, μετά το όνομα, μετά ώρα που το ημερολόγιο μπορεί να τιμήσει, μετά η άρνηση δυνατά. Δεν υπάρχει «κάντε την παροχή». Δεν υπάρχει συντελεστής πάνω σε διαμέρισμα του οποίου κανείς δεν είδε τα χαρτιά. Δεν υπάρχει «υπογράφετε χωρίς εκείνο το πιστοποιητικό».

Αν ο βοηθός είναι ευγενικός και απαντάει ακόμα την ερώτηση φόρου, σας ανήκει εκείνη η πρόταση. Βάλτε αυτόν που πήρε στις 11:10 για την παροχή σε έλεγχο χαρτιών, όχι στο μπλοκ του επόμενου συμβολαιογράφου.

Τι ρυθμίζετε πρώτα

Βάλτε τον βοηθό στον αριθμό στην πόρτα με το θολό τζάμι με προώθηση αν δεν σηκώσει κανείς, ώστε ελεύθερα χέρια στην αίθουσα αναμονής να παίρνουν ακόμα την κλήση. Μετά το τριπλό χώρισμα, η ερώτηση ονόματος, και η πρόταση που απαγορεύει τύπο και φόρο.

Γράψτε τι παίρνετε πραγματικά και αν παίρνετε νέες πράξεις αυτόν τον μήνα. Δώστε του τα πεδία που θέλετε σε κάθε σημείωμα: όνομα, τι είπαν ότι θέλουν, ημερομηνία που ανέφεραν, αν τα χαρτιά είναι ήδη εδώ. Σημειώστε δύο είδη επίσκεψης: έλεγχο χαρτιών, και υπογραφή που θέλει το μέσα γραφείο.

Δώστε του τη λίστα ίδιας ώρας: αργούν σε υπογραφή, είναι στην πόρτα, η προθεσμία της τράπεζας είναι αύριο. Μην του δώσετε πίνακα φόρων που θα διάβαζε. Γράψτε μία γραμμή που απαγορεύει τύπο, φόρο και «τι σημαίνουν τα χαρτιά». Προσθέστε ωράριο, ποιος είναι μέσα τη Δευτέρα, ημερομηνίες Αυγούστου, πού περιμένουν.

Οι τιμές του CITT είναι στο τμήμα τιμών της αρχικής. Δεν επαναλαμβάνονται εδώ.