KI-Telefonempfang für Autohäuser

Was der Assistent an dieser Nummer macht

Die Nummer auf der Anzeige, auf der Werkstattkarte und auf dem Banner über dem Hof ist eine Nummer. Wer den grauen Peugeot will und wer einen Ölwechsel will, wählt dieselbe. Das Erste, was der Assistent richtig machen muss, ist die Arbeit.

Er geht ran, wenn der Verkäufer auf dem Beifahrersitz sitzt und der Mechaniker unter dem Auto liegt. Er fragt Verkauf oder Werkstatt. Dann nimmt er das gemeinte Auto auf, oder die gewünschte Arbeit. Dann bucht er eine Probefahrt oder eine Box gegen einen Kalender, der wirklich frei ist — oder er schreibt eine Anfrage und legt sie der Person hin, die handeln kann.

Öffnungszeiten, wo der Hof liegt, wie eine Probefahrt bei Ihnen läuft, ob die Werkstatt samstags vormittags Autos nimmt: das kann er am Telefon zu Ende bringen. Ob der Peugeot noch auf dem Hof steht, was er kostet, ob ein Geräusch bis Thessaloniki hält, ob eine Finanzierung durchgeht: das wird eine Anfrage, sobald die Datei das nicht schon sagt.

Wer auf Englisch angerufen hat, bekommt die Bestätigung auf Englisch. Wer auf Griechisch angerufen hat, bekommt sie auf Griechisch. Der Assistent arbeitet in über 70 Sprachen. Die SMS folgt der Sprache des Gesprächs.

Die Probefahrt, die Hebebühne und das Telefon

Auf einem griechischen Hof mit Werkstatt sind das keine zwei Betriebe mit zwei Vermittlungen. Dasselbe Telefon steht zwischen der Showroomscheibe und der Tür zu den Hebebühnen. Neue Autos, gebrauchte, Service, Reifen, eine KTEO-Vorbereitung, „wo ist mein Auto“ — alles landet dort.

Samstag, später Vormittag. Ein Käufer, der die Anzeige beim Frühstück gesehen hat, sitzt schon in einem gebrauchten Peugeot. Ihr Verkäufer sitzt auf dem Beifahrersitz, mit den einzigen Schlüsseln für dieses Auto. In der Werkstatt liegt ein Mechaniker unter einem Diesel auf der Hebebühne, Öl läuft ab. Am Tresen schreibt jemand eine Auftragskarte für eine Abgabe. Das Telefon an der Säule klingelt.

Niemand kann rangehen. Beide Hände auf dem Hof sitzen in einem fahrenden Auto. Beide Hände in der Box sind fettig. Wer am Tresen steht, hat einen Kunden vor sich und einen Schlüsselbund zum Anhängen.

Diese Anrufe kommen im Stoß, später Vormittag, an dem Tag, an dem Leute auf Car.gr sitzen und beschließen runterzukommen. Jemanden für die ruhigen Wochentage einzustellen ändert am Samstagstelefon nichts. Wer nach einem bestimmten Auto gefragt hat, steht oft noch auf der Anzeigenseite. Ihr Schild und das nächste Autohaus sieht er im selben Blick. Durch den Piepton wartet er nicht. Er legt auf und tippt.

Dieselbe Stunde nimmt die Werkstatt Wochenendabgaben, wenn Sie welche nehmen. Wer das Auto montags braucht, spricht keine Nachricht über einen Ölwechsel. Der wählt die nächste Werkstatt.

Behandelt der Assistent jeden Anrufer als Käufer, verbringt jemand mit einem Ölwechsel drei Minuten in einer Probefahrtfrage. Behandelt er jeden als Werkstattabgabe, wird der, der gerade eine Anzeige geöffnet hat, nach Kennzeichen und Fehler gefragt. Wer am Tresen sitzt, stellt die Trennung schon, ohne nachzudenken. Dem Assistenten muss man sie sagen. Sonst wartet samstags ein Käufer an einer belegten Hebebühne, und ein Werkstattkunde hält Schlüssel an einem leeren Verkaufstisch.

Zuerst Verkauf oder Werkstatt — dann das Auto, oder die Arbeit

Verkauf. Gebraucht oder neu, ein Auto, das sie gesehen haben, oder eines, das sie noch nicht gewählt haben. Nennen sie eine Anzeige, schreiben Sie den Namen genau auf — Marke, Jahr, Farbe, den Kraftstoff falls gesagt, die Seite falls Car.gr oder etwas anderes. Einen Status, den die Bestandsdatei nicht bestätigt hat, fügen Sie nicht hinzu. Haben sie kein Auto gewählt, nehmen Sie, was sie wirklich sagen können: Karosserie, eine Preisspanne falls angeboten, Automatik oder nicht, wann sie kommen können. „Ein netter Diesel, nicht zu viele Kilometer“ kann ein Verkäufer nicht bearbeiten. „Gebraucht, kleiner Automatik, Samstag später Vormittag“ schon.

Werkstatt. Was gemacht werden soll, das Kennzeichen falls da, und wann sie das Auto stehen lassen können. Öl und Filter, ein Serviceintervall, Reifen, Klima vor dem Sommer, eine KTEO-Vorbereitung: das ist buchbar, sobald Sie gesagt haben, dass Sie es tun, und wie lange das eine Box hält. Ein Geräusch, das niemand beschreiben kann, eine Warnleuchte, vor der jemand Angst hat, „kann ich damit nach Thessaloniki“: das ist eine Anfrage oder eine Box, keine Diagnose.

Wer schon Kunde ist — das Auto steht seit gestern da, sie wollen wissen, ob es fertig ist, sie wollen den Dienstagstermin verschieben — soll nicht gefragt werden, ob es um ein Auto zum Verkauf geht. Hören Sie auf die Auftragskarte, das Kennzeichen, das Wort „fertig“. Diese Anrufe gehören ins Werkstattbuch.

Neu und gebraucht sitzen am selben Tisch und dürfen trotzdem nicht vermischt werden. Eine Neubestellung ist kein Gebrauchtwagen auf dem Kies. Zuteilung, Wartezeit, ein Nachlass von der Liste: der Assistent erfindet nichts davon. Er nimmt das genannte Modell auf und eine Zeit, in der jemand aus dem Verkauf zurückruft. Ein Gebrauchtwagen auf dem Kies ist ein anderes Gespräch, und auch dann muss die Datei sagen, dass er noch da ist.

Ob der Peugeot noch da ist

Wer ein Auto nennt, will ja oder nein. Aus der Anzeige können Sie das nicht beantworten.

Die Anzeige kann einen Tag hinterherhinken. Das Auto kann auf Probefahrt sein, reserviert und noch nicht markiert, in der Lackierung oder seit gestern Nachmittag weg. Der Ausdruck von letzter Woche ist keine Bestandsdatei.

Der Assistent bestätigt, dass ein Auto noch auf dem Hof steht, nur wenn Ihr eigener Bestandssatz das in diesem Moment sagt. Ist die Datei still, veraltet oder nicht erreichbar, nimmt er das gemeinte Auto auf und überlässt Ihnen die Bestätigung. Ja sagt er nicht, weil die Anzeige noch oben steht. Wer extra durch Athen fährt und Freitag schon kein Auto mehr vorfindet, ruft Sie kein zweites Mal an.

Wollen sie samstags kommen, buchen Sie einen Verkäufer, der wirklich frei ist, gegen ein Auto, das wirklich da ist. Steht nur eine der beiden Tatsachen, nehmen Sie einen Rückruf. Setzen Sie keinen Namen gegen eine leere Stelle auf dem Kies. Dieselbe Regel gilt für „habt ihr noch einen Diesel-Automatik in der Größe“, wenn sie kein Auto genannt haben. Der Assistent darf kein bestimmtes Auto erfinden, das passen würde.

Ein Preis, der nicht in der Datei steht

Wenn jemand eine Anzeige vorliest — der graue, die Zahl auf der Seite ist bestimmt alt, was nehmt ihr — liegt eine Zahl nahe. Der Assistent gibt keine, solange sie nicht in dem Datensatz steht, den Sie angebunden haben. Was er sagt, gilt als Ihre Zahl. Eine Spanne wird in deren Notizen der Preis. Steht in der Datei keine Zahl, nimmt der Assistent die Anfrage auf, und Sie rufen zurück.

Eine veröffentlichte Werkstattkarte, die Sie ihm gegeben haben, darf er wiederholen. Öl und Filter können einen Listenpreis haben. Eine KTEO-Vorbereitung auch, wenn Sie eine wirklich veröffentlichen. Ungesehener Gebrauchtbestand nicht, und ein Neuwagennachlass auch nicht. Die Zahl bleibt bei jemandem, der zum Auto gehen kann.

Legen Sie keinen „ab“-Preis für den ganzen Hof ab. Der Assistent liest ihn vor. Soll niemand einen Preis nennen, bevor jemand zum Auto gegangen ist, geben Sie ihm diese Zahl nicht.

Eine Inzahlungnahme aus einer Beschreibung ist dieselbe Falle. Jahr, Kilometer und ein Foto auf dem Telefon sind keine Bewertung. Der Assistent nimmt Marke, Jahr, Kilometer und dass sie das gegen ein Auto setzen wollen. Eine Zahl für die Inzahlungnahme sagt er nicht. Sie sehen das Auto.

Eine Probefahrt ist kein Werkstatttermin

Das sind zwei verschiedene Termine. Sie brauchen nicht dieselbe Person, nicht dieselben Schlüssel und nicht dasselbe Stück Hof.

Eine Probefahrt hält einen Verkäufer und ein Auto. Meist soll ein Führerschein in der Hand des Fahrers liegen. Sie hat eine Dauer, die Sie schon nutzen, und sie darf nicht auf einer zweiten Fahrt im selben Auto sitzen. Ist der Peugeot schon draußen, ist die nächste Fahrt nicht um 11:10, nur weil im Verkaufskalender eine Lücke steht. Der Assistent muss wissen, welches Auto frei ist, nicht nur welcher Verkäufer.

Ein Werkstatttermin hält eine Box, eine Hebebühne, einen Mechaniker und oft Teile. Öl und Filter sind keine Kupplung. Eine KTEO-Vorbereitung ist kein „schaut mal nach dem Geräusch“. Der Assistent fragt, was gemacht werden soll, nimmt eine Dauer, die Sie aufgeschrieben haben, und schaut erst dann ins Werkstattbuch. Machen Sie eine Arbeit nicht — Scheiben, Gas, eine Marke, die Sie nie anfassen — sagen Sie das, damit er diese Buchungen nicht annimmt.

Samstagvormittag macht die Trennung schärfer. Manche Tresen nehmen noch Verkaufslaufkundschaft und halten die Werkstatt auf gebuchten Abgaben, oder umgekehrt. Markieren Sie diese Stunden so, wie Sie die Mittagspause eines Mechanikers markieren. Behandelt der Assistent jede Samstagsstunde als freie Probefahrt, stehen die Hebebühnen still. Behandelt er jede Samstagsstunde als Box, soll ein Käufer dienstags wiederkommen.

Fahren Sie einen Ersatzwagen, ist das eine dritte Sache. Der Assistent bietet ihn nur an, wenn Sie einen als frei markiert haben. Bietet er einen an, der nicht frei markiert ist, kommen zwei Kunden für einen Polo.

Wer ein Neuwagen will, fragt nicht, ob etwas auf dem Kies steht. Der will ein Modell, eine Farbe, einen Monat, manchmal eine Zahl von der Liste. Haben Sie einen Vorführwagen und haben Sie geschrieben, dass man ihn fahren darf, kann der Assistent eine Probefahrt gegen dieses Auto legen. Wollen sie bestellen, nimmt er das Modell und einen Rückruf. Liefermonate verschieben sich. Ein Datum, das an Ihrer Nummer gesagt wird, ist ein Datum, das sie bei der Übergabe festhalten. Ein Nachlass, wenn sie diese Woche entscheiden, ist eine Anfrage. Der Assistent verhandelt nicht.

Die Auftragskarte

„Ist mein Auto fertig?“ ist keine Verkaufsfrage, und sie ist kein Raten.

Der Assistent liest die Auftragskarte. Fertig, nicht fertig, wartet auf ein Teil. Steht dort fertig, darf er das sagen und sagen, wo abgeholt wird. Steht dort nichts, nimmt er Name und Nummer. Halb fünf erfindet er nicht, nur weil Sie meistens dann fertig sind.

Wer einen Termin verschieben will, folgt dem Werkstattbuch, nicht dem Verkaufskalender. Eine Absage soll die Box so freigeben, wie Sie sie schon freigeben, damit der nächste Ölwechsel diese Hebebühne nehmen kann. Setzen Sie die Frist, die Sie wirklich halten. Der Assistent soll sie am Ende einer Werkstattbuchung sagen.

„Das Auto macht ein Geräusch, kann ich weiterfahren?“ ist keine Antwort vom Empfang. Der Assistent sagt weder ja noch, was das Geräusch ist. Er bietet eine Box an, wenn eine frei ist, oder er legt die Beschreibung einem Mechaniker hin. Ein Mensch sieht das Auto.

Teile folgen derselben Dateiregel wie der Bestand. Steht das Teil in dem, was Sie hinterlegt haben, darf der Assistent das wiederholen. Steht es nicht, nimmt er die Anfrage auf.

Inzahlungnahme, Finanzierung und die Papiere

Inzahlungnahme. Marke, Jahr, Kilometer, und gegen welches Auto sie das setzen wollen. Eine Zeit, in der jemand es ansieht, wenn Sie das auf dem Hof machen. Keine Zahl aus einer Beschreibung.

Finanzierung. Sie wollen wissen, ob sie durchkommen, was der Monat wäre, ob Sie mit einer Bank arbeiten, die sie nennen. Der Assistent nimmt eine Anfrage für die Person auf, die die Zahlen wirklich rechnet. Er sagt nicht, dass sie genehmigt sind. Eine Monatsrate erfindet er nicht.

Die Papiere. Umschreibung, Kennzeichen, was sie zur Übergabe mitbringen. Haben Sie eine Liste geschrieben — Ausweis, Steuernummer, das alte Kennzeichen — darf der Assistent diese Liste vorlesen. Ob ein ausländischer Käufer abschließen kann, oder was eine bestimmte Umschreibung in ihrem Fall kostet, ist eine Anfrage. Der Assistent gibt keine Rechts- oder Steuerauskunft.

Eine Beschwerde über die Übergabe von letzter Woche, oder über Arbeit, die im Service hätte sein sollen, ist dieselbe Art Anruf: Name aufnehmen, aufnehmen was gesagt wurde, Ihnen hinlegen. Keine kostenlose Nacharbeit vom Telefon. Sie sehen das Auto, oder die Auftragskarte.

So richten Sie ihn ein

1. Die Nummer auf der Anzeige bleibt Ihre. Eine Weiterleitung beim Anbieter schickt weiter, was Sie nicht annehmen. Was der Tresen nimmt, verlässt den Hof nie.
2. Er nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an. Samstags bei einer neuen Anzeige sind das Gespräche, nicht dauernd besetzt.
3. Er kennt den Tresen, den Sie beschrieben haben — Stunden, Samstagsverkauf gegen Werkstatt, wo man parkt, wer im Verkauf ist, wie eine Probefahrt läuft.
4. Er fragt Verkauf oder Werkstatt, bevor er ins Buch schaut.
5. Er prüft den Kalender, der zur Arbeit passt — Verkauf für eine Probefahrt, das Werkstattbuch für eine Box — und schreibt die Buchung in dasselbe Buch, das das Team schon nutzt.
6. Er bestätigt per SMS, in der Sprache des Gesprächs — über 70 Sprachen — und kann vor einer Probefahrt oder einer Abgabe erinnern.
7. Bestand bestätigt er nicht und einen Preis sagt er nicht, solange das nicht in dem Datensatz steht, den Sie angebunden haben.
8. Sie bekommen das Transkript, welche Arbeit es war, das Auto oder die Arbeit, die genannt wurde, und was gebucht oder für Sie aufgeschrieben wurde.

Was er nicht sagt

Einen Bestand erfindet er nicht. Wer fragt, ob der Peugeot noch da ist, bekommt eine Bestätigung nur aus der Datei, oder eine Anfrage.

Einen Preis erfindet er nicht — nicht auf Gebrauchtbestand, nicht als Neuwagennachlass, nicht als Inzahlungnahme aus einer Beschreibung.

Eine Probefahrt setzt er nicht auf eine Werkstattstunde, wenn Sie ihm zwei Bücher gegeben haben. Dass ein Auto fertig ist, oder dass ein Ersatzwagen wartet, sagt er nur, wenn die Auftragskarte das sagt.

Ein Geräusch diagnostiziert er nicht, er sagt niemandem, dass sie weiterfahren können, und er erklärt keine Warnleuchte. Eine Finanzierung genehmigt er nicht, einen Liefermonat verspricht er nicht, und eine Umschreibung entscheidet er nicht. Er nimmt die Anfrage auf. Ein Mensch entscheidet.

So klingt das Gespräch

Die Reihenfolge ist die Arbeit, dann das Auto oder die Arbeit, dann das Angebot, dann die Absagefrist, die Sie auf diesem Buch nutzen. Es gibt kein „ja, der steht noch da“ aus einer Anzeige und keinen Preis von einem Bildschirm, dem der Assistent nicht trauen kann. Wer nach dem Peugeot gefragt hat, gehört auf den Samstag eines Verkäufers, oder auf einen Rückruf noch am selben Vormittag.

Was Sie zuerst hinterlegen

Hängen Sie den Assistenten an die Nummer, die schon auf den Anzeigen steht, mit einer Weiterleitung, wenn niemand rangeht, damit freie Hände am Tresen den Anruf trotzdem nehmen. Dann die erste Frage — Verkauf oder Werkstatt — und die zwei Bücher, die daraus folgen.

Schreiben Sie auf, wie eine Probefahrt läuft, wer mitfahren darf, und dass ein Führerschein mit muss. Markieren Sie die Samstagsstunden der Werkstatt getrennt vom Samstagsverkauf. Schreiben Sie die Frist auf, die Sie bei einer abgesagten Box wirklich halten.

Geben Sie ihm die veröffentlichten Werkstattpreise, die er wiederholen darf, wenn Sie welche haben, und geben Sie ihm keine Gebrauchtwagenzahl, die er vorlesen würde. Ein Satz, der verbietet, Bestand aus einer Anzeige zu bestätigen. Ein Satz, der eine Inzahlungnahmezahl aus einer Beschreibung verbietet. Ein Satz, der Rat zu einem Geräusch oder einer Warnleuchte verbietet.

Dazu Öffnungszeiten, wer samstags im Verkauf ist, ob Sie die Werkstatt im August zumachen, wo man parkt, wie man den Hof von der Nationalstraße findet.

Die Preise für den Dienst stehen unter Preise. Hier stehen sie nicht noch einmal.