KI-Telefonempfang für Yachtcharter

Was der Assistent an einer Charterbasis macht

Sie sind im Cockpit mit einer Crew, die vor dem Wind raus will. Das Inventar liegt auf. Das Handfunkgerät ist in der Tasche. Die veröffentlichte Nummer klingelt. Zurück ins Büro können Sie nicht. Der Kollege steht am Treibstoffsteg beim nächsten Boot. Ein drittes Paar Hände gibt es nicht.

Sie hängen den Assistenten an die Nummer, die schon auf der Website steht, im Google-Eintrag und am Brett am Marinators. Er geht ran, wenn Sie es nicht können. Dann macht er eines von zwei Dingen. Er nimmt eine Wochenanfrage auf. Oder er legt eine Besichtigung oder Einweisungszeit, die wirklich frei ist.

Die erste Frage ist, ob das eine Wochencharter ist, ein Tagesboot, oder eine Einweisung, die sie schon bei Ihnen haben. Eine Familie, die Sie in einer Suche gefunden hat, ist keine Einweisung um 10:00. Eine Einweisung ist nicht „sind wir für das Dingi gedeckt“. Wer mit „Welche Woche hätten Sie gern?“ anfängt, legt ein Cockpitproblem in eine Verkaufsstunde und lässt die Crew am Steg ohne Notiz.

Wer auf Deutsch angerufen hat, bekommt die Bestätigung auf Deutsch. Wer auf Englisch angerufen hat, auf Englisch. Der Assistent arbeitet in über 70 Sprachen. Die SMS folgt der Sprache des Gesprächs.

Im Cockpit, und das Telefon klingelt weiter

Eine von Ihnen führt schon eine Crew durch Gas, Wasser und das, was sie mit der Dingileine nicht tun sollen. Die andere steht am Treibstoffsteg. Die veröffentlichte Nummer klingelt trotzdem.

Es kommt stoßweise. Wechselsamstag. Der Montag nach einer Meltemiwoche, wenn Leute den Start verschieben wollen. Der Nachmittag, an dem ein Portal drei Anfragen abgeworfen hat, die alle denselben Katamaran wollen. Eine zweite Leitung mit denselben zwei Händen lässt den dritten Anrufer trotzdem besetzt hören.

Die Familie, die die erste Augustwoche will, wartet nicht aufs Band. Sie hat Ihren Namen und zwei andere Basen in derselben Suche, oft am selben Kai. Sie legt auf und wählt das nächste Büro. Wer wissen muss, ob in dieser Woche ein Skipper frei ist, hinterlässt auch keine Nachricht.

Kunden, deren Einweisung schon auf dem Blatt steht, warten oft. Wer keine Woche beginnen kann, und wer keine Skipperantwort bekommt, nicht. Warten die beiden hinter der Einweisung, in der Sie schon sind, ist die Woche weg, und die Crew auf dem Wasser wählt die Notfallnummer, die Sie für etwas anderes gemeint haben.

Wer die erste Woche nimmt, nimmt oft die nächste Saison. Deshalb ist ein verpasster Samstagsanruf nicht nur eine verpasste Besichtigung.

Wochencharter, Tagesboot oder Einweisung — dann Skipper oder ohne

Wochencharter. Sie haben noch kein Boot bei Ihnen, oder sie glauben, eine Woche sei noch offen. Daten, wie viele Kojen, Katamaran oder Einrumpf wenn sie es gesagt haben, Skipper oder ohne. Der Assistent nimmt diese Tatsachen auf. Er schaut in den Kalender. Einen Wochenpreis aus der Beschreibung eines Bootes erfindet er nicht. Dass sie gedeckt sind, sagt er nicht. Dass ein Schein reicht, sagt er nicht. Haben Sie diese Woche geschlossen, sagt er das im ersten Gespräch, aus der Zeile, die Sie hinterlegt haben.

Tagesboot. Stunden, wie viele Leute, ob Sie überhaupt Tage fahren. Ein Samstagnachmittag auf einem kleinen Boot ist keine Woche auf einem Katamaran. Markieren Sie die anders, sonst setzen Sie eine achtköpfige Familie in eine Besichtigung, die für eine Viertouren gedacht war.

Einweisung oder Änderung, die sie schon haben. Der Wind zieht an, sie wollen früher raus, ein Fender fehlt, sie wollen wissen wen sie auf dem Wasser rufen. Der Assistent nimmt den Bootnamen oder den Skippernamen, wenn sie ihn haben, dann was sie gefragt haben. Seemannschaft gibt er nicht. Dass sie ohne den Rest des Inventars raus dürfen, sagt er nicht. Stehen sie schon am Steg, ist das ein Flag an ein Telefon, das Sie wirklich halten.

Die Woche behalten Leute. Ihren Buchungscode nicht. Fragen Sie zuerst nach den Daten, dann Skipper oder ohne, dann Kojen. Eine Woche und eine Kojenzahl reichen, um die Notiz auf die richtige Akte zu legen. Keins ist trotzdem eine Notiz, kein Raten.

Ohne Skipper und mit Skipper sind nicht dasselbe Produkt. Wer „Boot, August“ schreibt, hat die Arbeit nicht getan. Die Skipperwoche ist Bestand, wie ein Wagen. Sind die Skipper aus, ist das eine Tatsache aus der Zeile, die Sie hinterlegt haben, oder ein Rückruf — kein hoffnungsvolles Ja.

Ein Satz, den der Assistent nicht sagen darf

„Sind wir gedeckt?“ ist die Frage an diesem Telefon. Sie kommt mit der Kaution, mit dem Dingi, mit einer Woche Richtung Türkei, und mit einem Schein, der in eine Kamera gehalten wird.

Der Assistent beantwortet sie nicht. Nicht mit ja. Nicht mit „das sollte passen“. Nicht mit „die Kaution kommt meistens zurück“. Ein Satz, der wie Deckung klingt, auf der aufgenommenen Leitung gesagt, gehört danach der Basis, und der Assistent sieht den Vertrag nicht, den Verzicht nicht, das Inventar nicht, und nicht was ein Versicherer tun wird.

Der Satz, den Sie ihm geben, ist kurz: die Basis schaut in die Woche. Deckung wird in diesem Gespräch nicht entschieden. Ein Schein wird in diesem Gespräch nicht entschieden.

„Reicht mein deutscher Schein?“, „können wir ohne Skipper?“, „dürfen wir in die Türkei?“, und „wer ist schuld wenn wir am Kai schrammen?“ sind trotzdem Entscheidungen, die diese Leitung nicht trifft. Der Assistent benennt das Thema, damit der Rückruf nützt, und verweigert den Rat. Rechtsberatung gibt er nicht. Wetterrat, der wie Losfahren oder Bleiben klingt, gibt er nicht.

Legen Sie keine Deckungstabelle und keine Scheinliste unmarkiert in die Notizen. Er liest die Tabelle vor.

Wechselsamstag, und alle auf einmal

Samstag. Um acht fangen die Leute an, wegen Wochen anzurufen, die sie über Nacht online gesehen haben. Sie sind schon im ersten Cockpit. Der Block ist schon eine Liste von Booten, die noch nicht zurückgezeichnet sind.

Der Assistent muss diesen Stoß als mehrere Gespräche behandeln, nicht als Schlange hinter Ihrer Einweisung. Eine Wochenanfrage in dieser Stunde ist eine Besichtigung oder ein Rückruf. Eine Einweisung, die sie schon haben, ist eine Notiz auf diesem Boot. Parkt der Assistent die Familie, die August will, hinter dem zehnten „können wir früher raus“, wählt diese Familie die nächste Basis.

Kürzen Sie an diesen Morgen die Klingelzeit vor der Weiterleitung. Nach den ersten zwei Einweisungen darf der dritte Anrufer keinen Besetztton hören. Ein Dienstag im Januar sind Leute, die nach der nächsten Saison fragen, und eine Person, die im Büro geblieben ist.

Oktober ist ein eigenes Problem. Manche holen Boote raus. Manche lassen einen Skipper auf einer letzten Woche. Die veröffentlichte Nummer klingelt trotzdem. Setzen Sie die Schließtage. Lassen Sie den Assistenten keine Einweisung in eine Woche legen, in der die Basis dunkel ist.

Ein Wochenpreis, den niemand aus der Beschreibung eines Bootes geben kann

Wenn jemand am Telefon ein Boot beschreibt — ein Katamaran, sie glauben vierzig Fuß, acht Leute, erste Augustwoche, vielleicht ein Skipper — ist die verlockende Antwort eine Zahl. Der Assistent gibt keine.

Woche, Boot, Skipper, Einweg, Tankregel und was schon auf Option liegt, ändern die Arbeit. Eine Zahl, bevor jemand die Woche auf dem Blatt und das Boot am Steg gesehen hat, ist eine Zahl, die Sie dann in der Besichtigung wieder einsammeln.

Eine veröffentlichte Startzahl, die Sie hinterlegt und als sagbar markiert haben, darf er wiederholen. Ungesehene Augustwochen, ein Skipper den Sie vielleicht nicht haben, ein Einweg auf eine andere Insel, ein Tagesboot als Woche beschrieben — die bekommen in diesem Gespräch keine Zahl. Der Assistent nimmt die Anfrage auf und legt die Besichtigung. Der Katamaranpreis der letzten Saison ist nicht der Preis dieser Saison. Den nennt der Assistent nicht.

Drängen sie — „nur eine runde Zahl, wir schauen uns zwei Basen an“ — verweigert er trotzdem. Legen Sie sie, sobald eine Besichtigung frei ist. Flaggen Sie, wenn sie heute eine Antwort brauchen, weil eine andere Basis einen Hold verlangt hat.

Kaution, Schein, Türkei, und „wen rufen wir auf dem Wasser?“

Kaution. Sie wollen die Zahl, und sie wollen wissen ob sie zurückkommt. Der Assistent nimmt die Frage auf. Den Betrag sagt er nur, wenn Sie eine veröffentlichte Zahl hinterlegt haben, die er wiederholen darf. Dass die Kaution zurückkommt, sagt er nicht. „Sie sind gedeckt“ ist hier ebenfalls verboten.

Schein. Sie nennen einen deutschen Sportbootführerschein, ein nationales Papier, Funk. Der Assistent notiert was sie gesagt haben. Dass es reicht, sagt er nicht. Dass sie ohne Skipper dürfen, sagt er nicht. Er legt eine Zeit die Papiere zu zeigen, oder flaggt Sie.

Gewässer eines anderen Landes. Türkei, Albanien, ein Einweg den sie in einem Forum gesehen haben. Der Assistent nimmt das Ziel als Anfrage. Dass es erlaubt ist, sagt er nicht. Das ist keine Kalendertatsache. Das ist keine Rechtsberatung, die diese Leitung geben kann.

Auf dem Wasser. Ein fehlender Fender, ein Skipper den sie nicht erreichen, ein Geräusch im Motor. Sind sie schon draußen, ist das eine Durchstellung an ein Telefon, das Sie halten. Der Assistent holt einen Namen, einen Bootnamen, und wo sie glauben zu sein. Weiterfahren, anhalten oder eine Warnleuchte ignorieren sagt er ihnen nicht.

Wer im März zu Hause sitzt und auf August schaut, ist eine Wochenanfrage und, wenn der Kalender frei ist, eine Besichtigung.

Wie CITT das macht

1. Ihre Nummer bleibt auf der Seite und am Brett am Tor. Eine Weiterleitung schickt, was Sie nicht annehmen. Anrufe, die das Büro abnimmt, verlassen die Basis nicht.
2. Mehrere Leitungen werden gleichzeitig angenommen. Ein Wechselsamstag sind mehrere Gespräche, kein Stapel Besetztzeichen.
3. Er kennt die Basis, die Sie beschrieben haben. Was Sie anbieten, ob Sie in dieser Woche einen Skipper haben, wie eine Wochennotiz aussehen soll, wer samstags am Steg ist.
4. Er fragt zuerst Woche, Tagesboot oder Einweisung, dann Daten, Skipper oder ohne, und Kojen, und schaut erst dann in den Kalender.
5. Deckung, Schein und Rechtsfragen nimmt er als Rückruf, und nie als „Sie sind gedeckt“ oder „Ihr Schein reicht“.
6. Er prüft den echten Kalender, bevor er eine Besichtigung oder Einweisung anbietet, und schreibt die Zeit in denselben Kalender, den die Basis schon nutzt.
7. Er bestätigt per SMS, in der Sprache des Gesprächs — über 70 Sprachen — und kann an die Papiere erinnern, die sie mitbringen sollen.
8. Schon auf dem Wasser, Schein, Deckung und Zielfragen eskaliert er als markierte Notiz oder Durchstellung.
9. Sie bekommen das Transkript, die Zusammenfassung, die Woche, und was der Anrufer wollte.

Was er nicht tut

Dass sie gedeckt sind, sagt er nicht. Dass eine Kaution zurückkommt, sagt er nicht. Einen Schein entscheidet er nicht und sagt ihnen nicht, dass sie ohne Skipper dürfen. Rechtsberatung zu Gewässern, Papieren oder Schuld gibt er nicht. Einen Wochenpreis aus der Beschreibung eines Bootes erfindet er nicht. Dass ein Skipper frei ist, sagt er nur, wenn der Kalender das zeigt. Eine Wochenanfrage, ein Tagesboot und eine Samstagseinweisung behandelt er nicht als denselben Besuch.

So klingt das Gespräch

Die Reihenfolge ist die Trennung, dann die Woche, dann Skipper oder ohne, dann die Besichtigung oder die Verweigerung laut gesagt. Es gibt kein „Sie sind gedeckt“. Es gibt kein „Ihr deutscher Schein reicht“. Es gibt keine runde Zahl über einem Katamaran, den niemand zugeteilt hat.

Ist der Assistent freundlich und beantwortet trotzdem die Deckungsfrage, gehört Ihnen dieser Satz. Legen Sie die Familie, die um 09:40 wegen der ersten Augustwoche angerufen hat, auf eine Wochennotiz, nicht auf die Liste der nächsten Basis.

Was Sie zuerst einrichten

Hängen Sie den Assistenten an die Nummer auf der Seite, mit einer Weiterleitung wenn niemand rangeht, damit freie Hände im Büro den Anruf trotzdem nehmen. Dann die dreifache Trennung, die Frage Skipper oder ohne, und der Satz, der Deckung, Scheinentscheidungen und Rechtsberatung verbietet.

Schreiben Sie auf, was Sie wirklich anbieten und ob Skipper in dieser Woche offen sind. Geben Sie ihm die Felder, die auf jeder Wochennotiz stehen sollen: Daten, Bootstyp den sie gefragt haben, Kojen, Skipper oder ohne, Schein als Frage genannt, Ziel wenn sie eins genannt haben. Markieren Sie zwei Arten von Besuch: eine Besichtigung, die Sie braucht, und eine Einweisung, die schon auf dem Blatt steht.

Geben Sie ihm die Liste für dieselbe Stunde: schon auf dem Wasser, Einweisung wartet am Steg, Skipper nicht da, eine Warnleuchte. Geben Sie ihm keine Preisliste zum Vorlesen, außer Sie haben Zahlen als sagbar markiert. Schreiben Sie eine Zeile, die „Sie sind gedeckt“, Scheinja und Zielja verbietet. Ergänzen Sie Wechselzeiten, wer samstags am Steg ist, Oktobertermine, wo am Gelände ein Auto stehen darf.

Die Preise für den Dienst stehen unter Preise. Hier werden sie nicht wiederholt.