KI-Telefonempfang für Restaurants und Tavernen

Was der Assistent im Restaurant wirklich macht

Der Assistent hängt an der Restaurantnummer. Er spricht wie jemand an der Tür. Danach macht er etwas mit dem, was er gehört hat. Er legt eine Reservierung ins Buch, sagt jemandem ohne Reservierung, ob sich der Weg lohnt, nimmt eine Mitnahme auf, wenn Sie die noch machen, oder schreibt eine Notiz für die nächste freie Person.

Das Erste, was stimmen muss, ist die Arbeit. Eine Reservierung, ohne Reservierung und Mitnehmen belasten Küche und Raum verschieden. Denselben Tisch dürfen sie nicht bekommen. Wer mit „Welche Uhrzeit hätten Sie gern?“ anfängt, hält einen Terrassentisch für vier für jemanden, der zwei Gyros an der Tür wollte. Er fragt, was gebraucht wird. Bei einer Reservierung fragt er dann nach der Zahl, nach dem Abend und nach drinnen oder Terrasse. Danach prüft er das Buch, das Sie schon nutzen, bietet nur einen Tisch an, der frei ist, trägt ein, schickt die SMS und sagt die Haltefrist, die Sie wirklich nutzen.

Wer auf Englisch angerufen hat, bekommt die Bestätigung auf Englisch. Wer auf Griechisch angerufen hat, bekommt sie auf Griechisch. Der Assistent arbeitet in über 70 Sprachen, und die SMS folgt dem Gespräch.

Samstagabend, beide Hände auf den Tellern

Samstagabend, mitten im Dienst. Beide Hände liegen auf den Tellern. Eine Person steht an der Ausgabe. Eine andere ist mit einem Tablett im Raum. Die Küche schickt Essen raus. Das Telefon klingelt, und niemand kann rangehen, weil beide Hände voll sind und die Gäste an diesem Tisch nicht allein bleiben können.

Es ist ein Stoß von der ersten Platzierung bis zur letzten Bestellung, an dem einen Abend, an dem Sie kein Paar Hände entbehren. Eine zweite Person, die Sie für den Dienstagsmittag eingestellt haben, ändert am Samstagabend nichts. Eine zweite Nummer mit denselben zwei Händen lässt den dritten Anrufer trotzdem besetzt hören.

Wer einen Tisch wollte, steht oft schon auf der Straße oder an der Hafenstraße. Aufs Band wartet er nicht. Er legt auf und setzt sich woanders hin.

Wie viele Sie nehmen können, ist kein Gefühl, das Sie am Telefon erfinden. „Wir haben Tische“ stimmt nicht mehr, sobald eine Acht im Buch steht, oder die Terrasse nass ist, oder die Küche den letzten Fisch schon verkauft hat.

Ohne Reservierung, Reservierungen und Mitnehmen teilen sich denselben Samstagabend. Behandelt der Assistent jeden Anruf als Reservierung, verschwindet die Laufkundschaft, die Sie an der Tür immer genommen haben. Behandelt er jeden Anruf als ohne Reservierung, schickt er Leute runter, wenn das Buch schon voll ist. Nimmt er eine Mitnahme an, die die Küche im Dienst nicht kochen kann, warten die schon Sitzenden auf ihr Essen. Das muss man ihm bei der Einrichtung sagen. Sonst stehen samstags eine reservierte Vier, eine Vier ohne Reservierung und zwei Souvlaki-Zettel an derselben Ausgabe.

Sonntags mittags ist in vielen griechischen Räumen dieselbe Enge, nur früher. Ist das Ihr voller Dienst, markieren Sie ihn so, wie Sie den Samstag markieren.

Reservierung, ohne Reservierung oder Mitnehmen

Reservierung. Wie viele Leute, welcher Abend, welche Uhrzeit, drinnen oder Terrasse. Ein Tisch für zwei um sieben und ein Tisch für acht um neun sind zwei verschiedene Arbeiten. Der Assistent fragt, welche davon gemeint ist, und schaut nur auf Tische, die wirklich passen.

Ohne Reservierung. Die Person fragt, ob sich der Weg über die Straße lohnt, nicht nach einer Zeit nächsten Donnerstag. Die ehrlichen Antworten sind kurz: ja, kommen Sie jetzt; ja, aber Sie warten; nein, das Buch ist zu, hier ist der nächste Abend, den wir reservieren können. Wer auf diese Frage mit Donnerstag um 20:00 antwortet, hat sie nicht gehört.

Mitnehmen. Ein anderer Zettel, manchmal gar nicht mehr, sobald der Raum voll ist. Zwei Gyros zur Abholung sind kein Tisch. Hören Sie samstags um neun mit Mitnehmen auf, markieren Sie das. Machen Sie kein Mitnehmen, sagen Sie das, damit er diese Bestellungen nicht annimmt und anbietet, was Sie tun.

Die Personenzahl muss aufgeschrieben werden: „Zu wie vielen sind Sie?“ Wer das überspringt, hält einen Tisch für zwei für eine Sechs. Ein Tisch für vier sind nicht zwei zusammengeschobene Zweier, solange Sie das dem Assistenten nicht erlaubt haben. Tische zusammenzulegen entscheidet jemand im Raum.

Die Terrasse, Winterzeiten, und ein Buch, das nicht Juli ist

Viele Tavernen in Griechenland fahren im Juli und im November nicht dasselbe Buch. Die Terrasse ist offen, wenn das Wetter das zulässt. Auf einer Insel gibt es dienstags mittags im Winter oft nichts. In der Stadt ist der Sonntagsmittag der Dienst, den Sie schützen. Der Assistent muss wissen, welche Woche er beantwortet.

Wer im Januar die Terrasse will, fragt nicht nach demselben Tisch wie jemand im August. Haben Sie die Terrasse als zu markiert, sagt der Assistent das und bietet drinnen an, oder er schreibt eine Notiz.

Wer im November fragt „habt ihr nächsten Dienstag offen?“, fragt, ob Sie den Tag überhaupt noch fahren. Sind Montag und Dienstag ab Oktober zu, markieren Sie das. Wer im November einen Dienstag annimmt, weil die Sommerzeiten noch in den Notizen stehen, hat Leute vor einem dunklen Gastraum.

August, Ostern, der fünfzehnte August, ein Namenstag im Dorf — das sind keine normalen Samstage. Hören Sie bei einer Zahl auf, die Sie setzen, Reservierungen zu nehmen, oder wollen Sie ab einer Zahl einen Menschen dran, schreiben Sie das auf. Der Assistent hält eine Liste, die er sehen kann.

Touristen rufen auf Englisch, Deutsch, Französisch an. Einheimische auf Griechisch. Geht die Samstags-SMS in der falschen Sprache raus, rufen sie im Dienst noch einmal an und fragen, ob sie im Buch stehen.

Keinen Tisch vergeben, der nicht da ist

Wenn jemand Samstag um neun für vier will, liegt ja nahe. Der Assistent vergibt keinen Tisch, den er nicht sieht. Ist die Zeit weg, bietet er die nächste passende an, oder er nimmt einen Rückruf. Sagt er ja, wenn das Buch voll ist, stehen vier Leute da und sitzen nirgendwo.

Was Sie veröffentlicht haben, darf er wiederholen. Samstags mittags haben Sie offen. Die Terrasse ist im Juli offen. Letzte Platzierung 22:30. Einen Reservetisch hinter dem schon reservierten erfindet er nicht, und zwei Durchgänge auf einem Tisch hält er nicht, solange Sie nicht gesagt haben, dass Sie diesen Tisch drehen. Schreiben Sie „immer ja sagen“ in die Notizen, sagt er ja.

Parken, die Tür in der Seitenstraße, ob Sie Karten nehmen — das sind Tatsachen, die Sie einmal schreiben. Das ist kein Grund, einen Tisch zu erfinden.

Menüpreise, die das Telefon nicht geben kann

Wenn jemand fragt, was das Essen kostet — für zwei, für eine Familie, für den Fisch, den niemand gesehen hat — liegt eine Zahl nahe. Der Assistent erfindet keine. Tagesfang, Lamm nach Kilo und ein Wein, den sie nicht genannt haben, ändern die Rechnung. Ein gelistetes Hauptgericht oder ein Mittagsmenü, das Sie ihm gegeben haben, darf er wiederholen. Den Fisch von heute Abend und „was kostet es für zwei Leute“ nicht. Einen geratenen Durchschnittsumsatz in den Notizen liest er vor.

Fünfzehn Minuten, letzte Platzierung, Mitnahmezettel

Wer um acht einen Tisch um zwanzig nach acht absagt, liegt bei den meisten von Ihnen noch in der Frist, die Sie schon laut sagen, und diesen Tisch können Sie der nächsten Person noch anbieten, die anruft.

Setzen Sie die Frist, die Sie wirklich halten. Fünfzehn Minuten nach der Zeit ist die Zahl, die viele von Ihnen schon nutzen. Der Assistent soll sie am Ende einer Reservierung sagen und eine Absage innerhalb dieser Frist als wieder freien Tisch behandeln, nicht als Notiz für Montag. Steht die Absageregel für den nächsten Tag, bleibt eine abgesagte Neun durch den Dienst leer, der sie gebraucht hätte.

Letzte Platzierung ist nicht dasselbe wie Küche zu, und keines von beiden ist dasselbe wie die Bar, die noch ausschenkt. Wer um dreiundzwanzig anruft und essen will, fragt nach einem Tisch, nicht nach einem Getränk. Ist die letzte Platzierung 22:30, sagt der Assistent das. Vier Leute setzt er um 23:00 nicht aus Freundlichkeit.

Mitnehmen im Dienst hat dieselbe Art Linie. Kann die Küche samstags um 21:30 zwei Gyros rausschicken, haben Sie das gesagt. Kann sie das nicht, darf der Assistent keine zwanzig Minuten versprechen — dann warten die schon Sitzenden auf ihr Essen.

Zwölf zum Namenstag, und eine Notiz zu Nüssen

Jemand will einen Tisch für zwölf. Jemand bucht einen Namenstag. Jemand fragt, ob der Fisch für ein Kind mit Nussallergie sicher ist. Jemand will wissen, ob sie einen Kuchen mitbringen dürfen.

Der Assistent räumt den Raum nicht um, und er entscheidet nicht, ob ein Gericht sicher ist. Er kann „keine Nüsse“ auf die Buchung schreiben, die Sie wirklich annehmen. Dass ein Teller sicher ist, was ein Gast essen soll oder ob etwas krank macht, darf er nicht sagen. Solche Anrufe sind eine Notiz. Sie sind nie eine Beratung.

Für eine Gruppe über der Zahl, die Sie setzen, nimmt er einen Rückruf, wenn das Ihre Regel ist. Manche von Ihnen nehmen acht am Telefon und wollen ab zehn einen Menschen. Manche wollen zuerst ein Menü durchsprechen. Der Assistent folgt Ihrer Regel. Eine erfindet er nicht.

Eine Beschwerde über gestern Abend: Name aufnehmen, aufnehmen was gesagt wurde, Ihnen hinlegen. Kein gratis Essen vom Telefon. Einen Hochstuhl, einen Hund auf der Terrasse — schreiben Sie die Regel einmal auf. Der Assistent wiederholt sie.

So richten Sie ihn ein

1. Ihre Nummer bleibt an der Tür. Eine Weiterleitung schickt weiter, was Sie nicht annehmen. Was die Tür nimmt, verlässt das Restaurant nie.
2. Er nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an. Ein Samstagsstoß sind Gespräche, nicht dauernd besetzt.
3. Er kennt den Raum, den Sie beschrieben haben. Welche Arbeiten Sie nehmen, ob der Samstagabend noch Mitnehmen macht, wann die Terrasse offen ist, wie die Haltefrist läuft.
4. Er fragt Reservierung, ohne Reservierung oder Mitnehmen, dann nach der Zahl, dann schaut er ins Buch. Einen Tisch gibt es erst, wenn diese Tatsachen da sind.
5. Er prüft das echte Buch, bevor er einen Tisch anbietet, und schreibt die Reservierung in dasselbe Buch, das Sie schon nutzen.
6. Er bestätigt per SMS, in der Sprache des Gesprächs — über 70 Sprachen — und kann vor dem Abend erinnern.
7. Zwölf zum Namenstag, eine Allergiefrage, eine Beschwerde gibt er weiter — als markierte Notiz, nicht als Schätzung.
8. Sie bekommen das Transkript, die Zusammenfassung und welche der drei Arbeiten der Anrufer genannt hat.

Was er nicht sagt

Einen Tisch erfindet er nicht, und keinen Menüpreis. Ob ein Gericht sicher ist, entscheidet er nicht. Stunden ohne Reservierung, reservierte Tische und Mitnahmezettel behandelt er nicht als dasselbe Buch. Die Terrasse öffnet er nicht in einem Monat, in dem Sie sie zugestellt haben, und einen Dienstag im November nimmt er nicht, wenn Sie den Winter als zu markiert haben. Er nimmt die Anfrage auf. Ein Mensch entscheidet.

So klingt das Gespräch

Die Reihenfolge ist die Arbeit, dann die Zahl, dann das Angebot, dann die Haltefrist laut gesagt. Es gibt keinen erfundenen Tisch und keinen Preis für Essen für zwei. Es gibt kein „kommen Sie runter, wir finden schon etwas“ über einem Buch, das schon voll ist. Setzen Sie die Person, die um 21:10 für vier angerufen hat, ins Buch, oder sagen Sie ihr die Wahrheit — nicht aufs Band draußen, mit Blick auf die nächste Tür.

Was Sie zuerst hinterlegen

Hängen Sie ihn an die Nummer an der Tür. Leiten Sie nur weiter, was niemand annimmt, damit freie Hände am Eingang den Anruf trotzdem nehmen. Dann die drei Arbeiten und welche davon Sie samstags abends machen, die Frage nach der Personenzahl, die Terrassenmonate, die Winterzeiten und die Haltefrist, die Sie schon laut sagen.

Geben Sie ihm die veröffentlichten Preise, die er wiederholen darf — die gelisteten Hauptgerichte, das Mittagsmenü — und geben Sie ihm keine Tagesfangzahl, die er vorlesen würde. Schreiben Sie einen Satz, der Allergieberatung verbietet. Dazu letzte Platzierung, ob Mitnehmen aufhört sobald der Raum voll ist, und wer ab Ihrer Zahl einen Menschen an der großen Gruppe will.

Die Preise für den Dienst stehen unter Preise. Hier stehen sie nicht noch einmal.