Verpasste Anrufe im Versicherungsbüro am Montag
Kurzüberblick
- Sie hängen in der Warteschleife bei der Gesellschaft. Die andere Person sitzt bei einem Mandanten. Genau dann klingelt die Nummer am Fenster.
- Wer nach einem Blechschaden auf einem Parkplatz steht, legt auf. Wer gerade einen Gebrauchtwagen bezahlt hat, auch.
- Auf dem Band stehen Verlängerungen und Bescheinigungen. Die neue Police und der erste Schaden hinterlassen nichts.
- Die erste Trennung ist Schaden oder Termin. Ein Schaden ist eine Notiz mit Kennzeichen. Ein Termin ist eine Zeit, die wirklich frei ist.
- Nach Hagel, oder montags nach den Wochenendblechen, rufen mehrere gleichzeitig an. Er nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an.
- Eine Deckung, die Schuld und einen Beitrag entscheidet er nie. Der Vermittler schaut in die Police. Die Gesellschaft entscheidet.
Kurz gesagt
Sie hängen in der Warteschleife bei der Gesellschaft wegen der Scheibe von gestern. Gegenüber geht die andere Person eine Kfz-Anfrage durch. Das Telefon klingelt. Wer auf einem Supermarktparkplatz steht, spricht keine Nachricht. Wer gerade einen Gebrauchtwagen bezahlt hat und damit nach Hause fahren will, auch nicht. Die wählen das nächste Büro. Der Assistent nimmt ab, fragt Schaden oder Termin, nimmt das Kennzeichen oder die Policennummer, schreibt auf was passiert ist, und legt eine Zeit nur wenn diese Zeit frei ist. Dass sie gedeckt sind, sagt er nicht. Einen Beitrag erfindet er nicht. Nach Hagel, oder montags, nimmt er mehrere Gespräche gleichzeitig an.
Das Wichtigste
- Ziehen Sie unbeantwortete Anrufe nach Stunde. Schauen Sie Montagmorgen und den Morgen nach Hagel extra an, bevor Sie die Woche beurteilen.
- Beurteilen Sie den Verlust nicht nach dem Band. Wer eine neue Kfz will oder auf der Straße steht, legt auf.
- Leiten Sie nach kurzer Klingelzeit weiter, damit freie Hände am Tisch den Anruf trotzdem nehmen. Nach Hagel noch kürzer.
- Markieren Sie Schaden, neue Police und bestehende Police getrennt. Ein Schaden ist eine Notiz, kein Angebotsgespräch.
- Geben Sie ihm den Satz wörtlich: eine Deckung darf er nicht zusagen. Einen Beitrag aus einer Autobeschreibung erfindet er nicht.
- Zählen Sie unbeantwortete Anrufe im Montagsfenster nach vier Wochen noch einmal. Sind sie nicht runter, stimmt die Weiterleitung nicht.
In der Warteschleife, und das Telefon klingelt weiter
Eine von Ihnen hängt schon am anderen Hörer und wartet, bis die Schadensabteilung wieder rangeht. Die andere sitzt bei jemandem, der einen Fahrzeugschein und einen Führerschein mitgebracht hat. Die Nummer am Fenster klingelt trotzdem.
Niemand kann rangehen. Die Gesellschaft können Sie nicht auflegen. Den Mandanten können Sie nicht sitzen lassen.
Was Sie hinterher zählen, sind die Policen, die rausgegangen sind, die Schäden, die in der Akte liegen. Die Zahl, die Sie im Haus fast nie haben, ist eine andere: wie viele Leute heute die Nummer auf der Karte im Handschuhfach gewählt haben und nur Klingeln gehört haben. Diese Leute hinterlassen keinen Namen. Deshalb stehen sie nirgendwo, wo Sie den Montag abschließen.
Eine Verlängerung sehen Sie. Da liegt eine Nachricht. Ein Mandant, der nicht mehr kommt, fehlt nächsten Monat. Ein Anrufer, der um 11:10 vierzehn Sekunden klingeln lässt, steht nur im Protokoll des Anbieters. Das Protokoll hat im Büro niemand geöffnet. Eine hing in der Warteschleife, die andere hatte Papiere auf dem Tisch.
Ein stiller Dienstag im August sagt Ihnen dazu nichts. Der Stoß ist Montag nach den Wochenendblechen, der Morgen nach Hagel, der Nachmittag, an dem ein Händler drei Käufer mit Ihrer Karte rausgeschickt hat. Wenn Sie die Woche in einer Zahl zusammenzählen, verschwindet dieser Montag darin.
Wer auflegt, und warum das Band lügt
Nicht jeder unbeantwortete Anruf ist dasselbe.
Die Verlängerung, die eine Nachricht hinterlässt. „Meine Police läuft nächste Woche, kann ich reinkommen.“ Ruhig, schon eine Akte, kennt Ihren Namen. Das sind die Nachrichten, die jemand hört, sobald die Gesellschaft wieder rangeht. Diese Anrufer bekommen Sie meist wieder.
Die neue Kfz, die auflegt. Gerade einen Gebrauchtwagen bezahlt, will heute noch fahren. Kein Name, keine Spur in der Akte. Das ist die Erstjahresprovision, die das Jahr bezahlt hätte. Ihre Karte und die Karte eines anderen Vermittlers liegen im selben Handschuhfach. Klingeln heißt für sie: niemand da. Aufs Band sprechen sie nicht.
Der Blechschaden auf dem Parkplatz. Die Person steht noch an den Autos. Sie will wissen, ob sie gedeckt ist, ob sie unterschreiben soll, ob sie die Autos wegfahren darf. Aufs Band wartet sie nicht. Sie wählt das nächste Büro, und die Akte ist dort schon auf.
Die Bescheinigung für die Bank. Oft eine Nachricht. Das ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass Sie das Band anschauen und denken, es fehle „ein paar Verlängerungen“. Die neue Police und der erste Schaden fehlen dort.
Wer den Schaden nimmt, nimmt oft die Verlängerung. Deshalb ist ein verpasster Schaden nicht nur eine verpasste Notiz.
Auch im Überlauf zuerst die Trennung
Ein Anruf, den der Assistent fängt, ist immer noch ein Versicherungsanruf. Wer mit „Welche Uhrzeit hätten Sie gern?“ anfängt, setzt einen Schaden in eine Angebotsstunde und lässt die Person auf der Straße ohne Notiz stehen.
Schaden. Kennzeichen oder Policennummer, was passiert ist, wann, Name, Nummer. Das schreibt er auf. Eine Deckungsfrage macht er nicht auf. Ist jemand verletzt, legt er durch.
Neue Police. Welche Art, dann ein Termin, in dem die Papiere aufgenommen werden. Einen Beitrag aus der Beschreibung eines Autos erfindet er nicht.
Bestehende Police. Verlängerung, Autowechsel, Grüne Karte, Bescheinigung. Zuerst das Kennzeichen. Ein Verlängerungstermin und zehn Minuten für eine Bescheinigung sind nicht dieselbe Zeit.
„Bin ich gedeckt?“ beantwortet er nicht. Nicht mit ja. Nicht mit „das sollte passen“. Nicht mit „Glas ist meistens dabei“. Der Vermittler schaut in die Police. Die Gesellschaft entscheidet.
Warum ein verpasster Schaden oft die Verlängerung mitnimmt
Wer den ersten Blechschaden nicht anbringen kann, sucht das nächste Büro. Wer dort die Akte aufmacht, bekommt oft die Verlängerung im Herbst dazu. Deshalb ist ein unbeantworteter Schaden am Montag nicht nur eine fehlende Notiz auf dem Block.
Zählen Sie deshalb nicht nur neue Policen im Protokoll. Markieren Sie Schaden extra. Ein Montag, an dem fünf Schäden unbeantwortet blieben und zwei Verlängerungen auf dem Band liegen, ist kein „ruhiger Montag mit zwei Nachrichten“.
Nach Hagel kürzen Sie die Klingelzeit, bevor der dritte Anrufer besetzt hört. Ein Dienstag im August sind Leute, die Grüne Karten wollen, und eine Person, die im Büro geblieben ist. Dieselbe Weiterleitung, andere Listen.
Die Karte im Handschuhfach und die Nummer am Fenster bleiben Ihre. Eine zweite Nummer mit denselben zwei Händen lässt den dritten Anrufer trotzdem besetzt hören.
Was Sie zuerst einrichten
Ziehen Sie zuerst das Anrufprotokoll. Montagmorgen extra. Nach Hagel extra. Hängen Sie den Assistenten an die Nummer am Fenster, mit einer Weiterleitung wenn niemand rangeht. Die Klingelzeit an diesen Morgen kürzer setzen.
Dann die Dreiertrennung. Die Kennzeichenfrage. Der Satz, der eine Deckungsentscheidung verbietet. Kein Kfz-Tarif zum Vorlesen.
Zählen Sie nach vier Wochen dasselbe Fenster noch einmal.
Die Preise für den Dienst stehen unter Preise. Hier stehen sie nicht noch einmal.
KI-Empfang, eigenes Personal oder Callcenter
| CITT | Im Haus | Callcenter | |
|---|---|---|---|
| Geht ran, während Sie in der Warteschleife hängen | Immer | Nur zwischen den Gesprächen | Ja |
| Wer keine Nachricht hinterlässt | Geht ran | Nur wenn jemand am Tisch frei ist | Ja |
| Fragt zuerst Schaden, neue oder bestehende Police | Ja — bevor er in den Kalender schaut | Ja | Fragt oft zuerst nach der Uhrzeit |
| Sagt, sie seien gedeckt | Nie — nimmt die Notiz auf | Auch nicht im ersten Gespräch | Darf nicht; tut es manchmal |
| Erfindet einen Kfz-Beitrag | Nie | Nennt nach den Papieren | Liest oft eine Spanne |
| Nach Hagel mehrere gleichzeitig | Mehrere Anrufe gleichzeitig | Einer | Kommt auf den Tarif an |
Was das Band an einem Montagmorgen nicht zeigt
Gerechnet mit diesen Annahmen — ändern Sie eine, ändert sich das Ergebnis:
- Zwei Leute, ein Montag nach einem normalen Wochenende, rund 32 eingehende Anrufe bis zum frühen Nachmittag.
- Etwa ein Drittel kommt, während eine von Ihnen in der Warteschleife hängt und die andere bei einem Mandanten sitzt.
- Von den Anrufen, die niemand erreicht, hinterlassen 2 eine Nachricht — Verlängerung, Bescheinigung — und 5 nichts.
- Dieses Beispiel nimmt an, dass 3 der 5 ohne Nachricht eine neue Kfz- oder Hausratpolice wollten.
- Eine neue Police, die bleibt, bringt dem Büro etwa 180 € Erstjahresprovision — setzen Sie Ihre Zahl ein.
- Das Band zeigt 2 verpasste Anrufer. Das ist die Zahl, die das Büro glaubt.
- Das Anrufprotokoll zeigt 7. Die anderen 5 hat niemand gezählt.
- 3 wählen das nächste Büro.
- 3 × 180 € = 540 € Erstjahresprovision, an diesem Montag.
- Montagmorgen, über ein 46-Wochen-Jahr — 46 × 540 €.
Etwa 24.840 € im Jahr, aus demselben wiederkehrenden Montagsfenster, das auf keinem Schadensblock steht.
Was es kostet
CITT ist nutzungsbasiert: keine Pakete, kein Minimum, kein Vertrag. Die aktuellen Sätze — Monatsgebühr je Nummer und der Minutenpreis — stehen im Preisblock der Startseite — dort und nur dort stehen sie.
Häufige Fragen
Wie finde ich heraus, wie viele Anrufe wir wirklich verpassen?
Ihr Telefonanbieter kann Ihnen ein Anrufprotokoll mit unbeantworteten Anrufen nach Stunde geben. Markieren Sie Montagmorgen extra, und jeden Morgen nach Hagel extra. Die Lücke ist größer als die Nachrichten nahelegen, weil wer gerade ein Auto gekauft hat oder auf einem Parkplatz steht, auflegt statt einen Namen zu sprechen.
Würde eine Person extra am Tisch das nicht lösen?
In einem Zweierbüro hängt eine von Ihnen oft in der Warteschleife bei der Gesellschaft, und die andere sitzt bei einem Mandanten. Eine dritte Person nehmen die meisten von Ihnen nicht. Anrufer drei hört trotzdem Klingeln, weil die Anrufe nicht nacheinander kommen.
Stehen die nicht auf dem Band?
Wer schon eine Police bei Ihnen hat, oft. Eine Verlängerung, eine Bescheinigung für die Bank — die sprechen eine Nachricht. Wer eine neue Kfz will, weil das Auto heute Nachmittag vom Hof muss, tut das nicht. Wer nach einem Blechschaden auf der Straße steht, auch nicht. Auf dem Band fehlen genau die Anrufe, die eine neue Akte eröffnen oder den ersten Schaden festhalten.
Was passiert mit den Anrufen, die wir selbst annehmen?
Nichts ändert sich, und nichts wird berechnet. Die Weiterleitung schickt einen Anruf nur weiter, wenn er die Sekunden unbeantwortet geklingelt hat, die Sie wählen. Ein Anruf, den jemand am Tisch selbst nimmt, verlässt das Büro nie.
Sagt er, sie seien gedeckt, damit niemand auflegt?
Das darf er nicht. „Sie sind gedeckt“, „Glas ist meistens dabei“ und „das sollte passen“ sind Sätze, die das Büro danach besitzt. Er nimmt den Schaden in ihren Worten auf, holt Kennzeichen und Nummer, und sagt, der Vermittler schaut in die Police. Die Gesellschaft entscheidet.
Wie schnell merken wir, ob es gewirkt hat?
Vier Wochen, mit demselben Anrufprotokoll, Montagmorgen extra. Die Maßzahl sind unbeantwortete Anrufe, nicht Anrufe, die der Assistent geführt hat.
