Probefahrt und Werkstatttermin im Autohaus buchen
Kurzüberblick
- Zuerst Verkauf oder Werkstatt. Eine Probefahrt und eine Box teilen sich weder Kalender noch Schlüssel.
- Eine Probefahrt hält einen Verkäufer und das Auto. Eine freie Verkaufsstunde ist keine Fahrt, wenn der Peugeot schon draußen ist.
- Dass ein Auto noch auf dem Hof steht, bestätigt er nur, wenn Ihre Bestandsdatei das sagt.
- Eine Verschiebung ist eine Änderung: erst den Samstag freigeben, dann die neue Zeit legen.
- Markieren Sie die Samstagsstunden der Werkstatt extra. Ein Ersatzwagen ist eine dritte Sache.
- Die SMS geht raus, sobald die Buchung im Buch steht, in der Sprache des Gesprächs.
Kurz gesagt
Der Verkäufer sitzt auf dem Beifahrersitz. Ein Mechaniker hat beide Hände unter einem Auto. Die gemeinsame Nummer klingelt wegen einer Probefahrt am Samstag oder einer Box in dieser Woche. Das sind zwei Bücher. Der Assistent fragt zuerst Verkauf oder Werkstatt und bucht nur gegen das Buch, das passt — einen Verkäufer und das Auto für eine Fahrt, eine Box und einen Mechaniker für die Werkstatt. Dass ein Auto noch auf dem Hof steht, erfindet er nicht. Ist die Bestandsdatei still, nimmt er einen Rückruf auf. Eine Verschiebung ist eine Änderung. Die Bestätigung geht per SMS, sobald die Buchung steht.
Das Wichtigste
- Machen Sie Verkauf oder Werkstatt zur ersten Frage, und geben Sie ihm zwei Bücher. Eine Hebebühne vergibt er nicht aus dem Verkaufskalender.
- Eine Probefahrt braucht einen freien Verkäufer und das Auto. Bieten Sie keine Fahrt aus einer Verkaufslücke an, wenn dieses Auto schon draußen ist.
- Sagen Sie ihm, dass er keinen Bestand und keinen Preis bestätigt, solange das nicht in der Datei steht, die Sie angebunden haben.
- Testen Sie eine Verschiebung mit einem Käufer, der schon Samstag um 11:00 hat. Schauen Sie, ob die eigene Stunde die neue blockiert.
- Markieren Sie die Samstagsstunden der Werkstatt getrennt vom Samstagsverkauf. Einen Ersatzwagen bieten Sie nur an, wenn einer frei markiert ist.
- Schalten Sie die SMS-Bestätigung am selben Morgen ein, an dem Sie das Buchen einschalten. Lesen Sie die ersten dreißig Buchungen von Hand.
Was buchen auf diesem Hof heißt
Wer anruft und eine Probefahrt will, will eine Zeit, die im Buch steht, wenn er kommt. Nicht eine freundliche Zusage. Nicht eine Notiz für den Abend. Eine Zeile in dem Kalender, den das Team schon nutzt — und das Auto, das zu dieser Zeile gehört, muss wirklich da sein.
Wer anruft und eine Box will, will eine Hebebühne, die frei ist, und einen Mechaniker, der die Arbeit machen kann. Öl und Filter sind keine Kupplung. Eine KTEO-Vorbereitung ist kein „schaut mal nach dem Geräusch“.
Das Erste, was stimmen muss, ist die Arbeit. Verkauf oder Werkstatt. Wer mit „Welche Uhrzeit hätten Sie gern?“ anfängt, setzt einen Käufer auf eine belegte Hebebühne, oder einen Ölwechsel an einen leeren Verkaufstisch.
Der Assistent fragt zuerst Verkauf oder Werkstatt. Dann nimmt er das gemeinte Auto auf, oder die gewünschte Arbeit. Dann prüft er das Buch, das zu dieser Arbeit passt. Eine Zeit gibt es erst, wenn dieses Buch eine freie Stelle zeigt, und — bei einer Probefahrt — wenn das Auto nicht schon draußen ist.
Zwei Bücher, zwei Schlüssel
Eine Probefahrt und ein Werkstatttermin sind zwei verschiedene Termine. Sie brauchen nicht dieselbe Person, nicht dieselben Schlüssel und nicht dasselbe Stück Hof.
Probefahrt. Ein Verkäufer und ein Auto. Meist soll ein Führerschein in der Hand des Fahrers liegen. Sie hat eine Dauer, die Sie schon nutzen, und sie darf nicht auf einer zweiten Fahrt im selben Auto sitzen. Ist der Peugeot schon draußen, ist die nächste Fahrt nicht um 11:10, nur weil im Verkaufskalender eine Lücke steht. Der Assistent muss wissen, welches Auto frei ist, nicht nur welcher Verkäufer.
Werkstatt. Eine Box, eine Hebebühne, ein Mechaniker und oft Teile. Der Assistent fragt, was gemacht werden soll, nimmt eine Dauer, die Sie aufgeschrieben haben, und schaut erst dann ins Werkstattbuch. Machen Sie eine Arbeit nicht — Scheiben, Gas, eine Marke, die Sie nie anfassen — sagen Sie das, damit er diese Buchungen nicht annimmt.
Samstagvormittag macht die Trennung schärfer. Manche Tresen nehmen noch Verkaufslaufkundschaft und halten die Werkstatt auf gebuchten Abgaben, oder umgekehrt. Markieren Sie diese Stunden so, wie Sie die Mittagspause eines Mechanikers markieren. Behandelt der Assistent jede Samstagsstunde als freie Probefahrt, stehen die Hebebühnen still. Behandelt er jede Samstagsstunde als Box, soll ein Käufer dienstags wiederkommen.
Das Auto, das nicht da ist
Wenn jemand eine Probefahrt im grauen Peugeot will, liegt ja nahe. Der Assistent bestätigt, dass das Auto noch auf dem Hof steht, nur wenn Ihr eigener Bestandssatz das in diesem Moment sagt.
Die Anzeige kann einen Tag hinterherhinken. Das Auto kann auf Probefahrt sein, reserviert und noch nicht markiert, in der Lackierung oder seit gestern Nachmittag weg. Der Ausdruck von letzter Woche ist keine Bestandsdatei.
Ist die Datei still, veraltet oder nicht erreichbar, nimmt er das gemeinte Auto auf und überlässt Ihnen die Bestätigung. Setzen Sie keinen Namen gegen eine leere Stelle auf dem Kies.
Wollen sie samstags kommen, buchen Sie einen Verkäufer, der wirklich frei ist, gegen ein Auto, das wirklich da ist. Steht nur eine der beiden Tatsachen, nehmen Sie einen Rückruf.
Dieselbe Regel gilt für „habt ihr noch einen Diesel-Automatik in der Größe“, wenn sie kein Auto genannt haben. Der Assistent darf kein bestimmtes Auto erfinden, das passen würde.
Eine Verschiebung ist eine Änderung
Wer den Samstag um elf verschieben will, ändert einen bestehenden Termin. Der Assistent muss die alte Fahrt finden, freigeben und die neue legen — als eine Änderung, in dieser Reihenfolge.
Streicht er zuerst und sucht dann, hält die eigene Probefahrt noch den Samstag, in den jemand wechseln will. Der Anrufer hört dann, die Zeit sei belegt, obwohl das seine eigene Fahrt ist. Am Hof stehen dann zwei Leute für dasselbe Auto, oder niemand.
Testen Sie das, bevor der erste volle Samstag beginnt. Nehmen Sie einen Namen, der schon im Buch steht. Verschieben Sie die Fahrt. Schauen Sie, ob die alte Stunde frei wird, und ob die neue das richtige Auto hält.
Eine Absage soll die Box so freigeben, wie Sie sie schon freigeben, damit der nächste Ölwechsel diese Hebebühne nehmen kann. Setzen Sie die Frist, die Sie wirklich halten. Der Assistent soll sie am Ende einer Werkstattbuchung sagen. Steht die Absageregel für den nächsten Tag, bleibt eine abgesagte Neun durch den Samstag leer, der sie gebraucht hätte.
Der Ersatzwagen, und der Neuwagen
Fahren Sie einen Ersatzwagen, ist das eine dritte Sache. Der Assistent bietet ihn nur an, wenn Sie einen als frei markiert haben. Bietet er einen an, der nicht frei markiert ist, kommen zwei Kunden für einen Polo.
Wer ein Neuwagen will, fragt nicht, ob etwas auf dem Kies steht. Der will ein Modell, eine Farbe, einen Monat, manchmal eine Zahl von der Liste. Haben Sie einen Vorführwagen und haben Sie geschrieben, dass man ihn fahren darf, kann der Assistent eine Probefahrt gegen dieses Auto legen. Wollen sie bestellen, nimmt er das Modell und einen Rückruf. Liefermonate verschieben sich. Ein Datum, das an Ihrer Nummer gesagt wird, ist ein Datum, das sie bei der Übergabe festhalten. Ein Nachlass, wenn sie diese Woche entscheiden, ist eine Anfrage. Der Assistent verhandelt nicht.
Ein Preis, der nicht ins Buch gehört
Buchen ist nicht Preisen. Wenn jemand mitten in der Probefahrtfrage die Zahl aus der Anzeige vorliest, liegt eine Antwort nahe. Der Assistent gibt keine, solange sie nicht in dem Datensatz steht, den Sie angebunden haben. Was er sagt, gilt als Ihre Zahl.
Eine veröffentlichte Werkstattkarte, die Sie ihm gegeben haben, darf er wiederholen. Öl und Filter können einen Listenpreis haben. Eine KTEO-Vorbereitung auch, wenn Sie eine wirklich veröffentlichen. Ungesehener Gebrauchtbestand nicht. Eine Inzahlungnahme aus einer Beschreibung nicht.
Legen Sie keinen „ab“-Preis für den ganzen Hof ab. Der Assistent liest ihn vor. Soll niemand einen Preis nennen, bevor jemand zum Auto gegangen ist, geben Sie ihm diese Zahl nicht.
Die SMS, sobald die Buchung steht
Die Bestätigung geht raus, in dem Moment, in dem die Zeit im Buch steht. In der Sprache des Gesprächs. Wer auf Englisch gebucht hat, bekommt die SMS auf Englisch. Wer auf Griechisch gebucht hat, bekommt sie auf Griechisch. Der Assistent arbeitet in über 70 Sprachen.
Keine Buchung, keine SMS. Eine freundliche Zusage ohne Zeile im Buch ist der Grund, warum samstags zwei Leute für dasselbe Auto stehen.
Die Erinnerung geht vor der Fahrt oder der Abgabe nach dem Plan raus, den Sie setzen. Niemand am Tresen tippt eine Nummer. Wer das Gespräch verlässt, ohne eine SMS in der Hand zu haben, ruft noch einmal an oder bucht woanders eine zweite Zeit „nur für alle Fälle“.
Lesen Sie die ersten dreißig Buchungen von Hand. Dort liegt die Art, die niemand genannt hat: eine Probefahrt ohne Auto, eine Box ohne Arbeit, eine Verschiebung, die die alte Stunde nicht freigegeben hat.
Was Sie zuerst hinterlegen
Die erste Frage — Verkauf oder Werkstatt — und die zwei Bücher, die daraus folgen. Wie eine Probefahrt bei Ihnen läuft: Dauer, wer mitfährt, Führerschein mitbringen. Die Samstagsstunden der Werkstatt getrennt vom Samstagsverkauf.
Ein Satz, der verbietet, Bestand aus einer Anzeige zu bestätigen. Ein Satz, der einen Preis verbietet, der nicht in der Datei steht. Ein Satz, der eine Inzahlungnahmezahl aus einer Beschreibung verbietet.
Dann eine Verschiebung mit einem Namen, der schon im Buch steht. Dann die SMS am selben Morgen. Dann die ersten dreißig Buchungen von Hand.
Die Preise für den Dienst stehen unter Preise. Hier stehen sie nicht noch einmal.
KI-Empfang, eigenes Personal oder Callcenter
| CITT | Im Haus | Callcenter | |
|---|---|---|---|
| Erste Frage an der gemeinsamen Nummer | Verkauf oder Werkstatt, bevor er ins Buch schaut | Ja, wenn jemand den Anfang gehört hat | Fragt oft zuerst nach der Uhrzeit |
| Probefahrt gegen Werkstatttermin | Zwei Kalender, zwei Arten von Zeit | Ja, wenn jemand am Tresen sitzt | Behandelt beides als denselben Termin |
| Auto schon auf Probefahrt | Bietet diese Fahrt nicht an | Wenn sie auf den Hof schauen | Risiko, wenn der Zettel alt ist |
| Verschiebung als eine Änderung | Findet, gibt frei, legt neu | Ja | Hat das Buch selten |
| SMS nach der Buchung | Sofort, in der Sprache des Gesprächs | Wenn jemand daran denkt | Manchmal |
| Ersatzwagen anbieten | Nur wenn einer frei markiert ist | Wenn sie auf den Hof schauen | Sagt oft ja |
| Bestand aus der Anzeige bestätigen | Nie — Datei oder Rückruf | Manchmal aus dem Gedächtnis | Vom Ausdruck von letzter Woche |
Was vermischte Bücher an einem Samstag kosten
Gerechnet mit diesen Annahmen — ändern Sie eine, ändert sich das Ergebnis:
- Ein Samstag, zwei Verkäufer, zwei Boxen. Etwa 8 Probefahrtwünsche und 6 Werkstattabgaben auf derselben Nummer.
- Dieses Beispiel nimmt an, dass 2 Probefahrten auf eine Werkstattstunde gesetzt werden, weil niemand die Bücher getrennt hat.
- Eine verlorene Probefahrt, die ein Gebrauchtwagenverkauf geworden wäre, bringt in diesem Beispiel etwa 1.200 € Rohspanne — setzen Sie Ihre Zahl ein.
- Eine falsch belegte Box verschiebt einen Ölwechsel auf Montag. Der Fahrer wählt oft nicht noch einmal.
- 2 Probefahrten sitzen auf belegten Hebebühnen. Die Käufer stehen da, das Auto ist nicht da, oder die Box ist belegt.
- 1 der 2 wäre in diesem Beispiel ein Verkauf geworden. 1.200 € fehlen am Tresen.
- Eine falsch belegte Box ist zusätzlich ein verlorener Werkstatttermin, den Sie montags nicht zurückholen.
- Nur die Samstage, über 46 Wochen, wenn auch nur jeder vierte so endet.
Die Zahl hängt an Ihrer Umwandlung. Setzen Sie Ihre Samstage und Ihre Spanne ein, bevor Sie der Rechnung glauben.
Was es kostet
CITT ist nutzungsbasiert: keine Pakete, kein Minimum, kein Vertrag. Die aktuellen Sätze — Monatsgebühr je Nummer und der Minutenpreis — stehen im Preisblock der Startseite — dort und nur dort stehen sie.
Häufige Fragen
Kann er dieselbe Zeit zweimal vergeben?
Er liest denselben Kalender wie Ihr Team und prüft die Stunde, bevor er sie anbietet. Eine schon belegte Zeit wird nie genannt. Ist das Buch in dem Moment nicht zu erreichen, rät er nicht. Er nimmt die Anfrage als Rückruf auf und sagt das auch. Ein Termin, den der Hof nicht kennt, ist schlimmer als keiner: jemand glaubt daran und erscheint.
Setzt er eine Probefahrt auf eine Werkstattstunde?
Nicht, wenn Sie ihm zwei Bücher gegeben haben. Eine Probefahrt braucht einen Verkäufer und das Auto. Ein Werkstatttermin braucht eine Box und einen Mechaniker. Der Assistent fragt zuerst Verkauf oder Werkstatt und bietet nur eine Zeit an, die zu diesem Buch passt. Kann das richtige Buch die Zeit nicht bestätigen, nimmt er einen Rückruf auf.
Was ist, wenn jemand einen bestehenden Termin verschieben will?
Das ist der Fall, den Sie vor allem anderen testen. Der Assistent muss den alten Termin finden, freigeben und den neuen legen — als eine Änderung, in dieser Reihenfolge. Streicht er zuerst und sucht dann, hält die eigene Probefahrt noch den Samstag, in den jemand wechseln will. Der Anrufer hört dann, die Zeit sei belegt, obwohl das seine eigene Fahrt ist.
Weiß er, dass der Peugeot schon draußen ist?
Nur wenn das Buch oder die Bestandsdatei das sagt. Eine freie Verkaufsstunde ist keine Probefahrt, wenn dieses Auto schon auf der Straße ist. Der Assistent muss wissen, welches Auto frei ist, nicht nur welcher Verkäufer. Steht nur eine der beiden Tatsachen, nimmt er einen Rückruf auf.
Wer schickt die Bestätigung?
Der Assistent, per SMS, in der Sprache des Gesprächs, in dem Moment, in dem die Zeit im Buch steht. Die Erinnerung geht vor der Fahrt oder der Abgabe nach dem Plan raus, den Sie setzen. Niemand am Tresen tippt eine Nummer. Wer das Gespräch verlässt, ohne eine SMS in der Hand zu haben, ruft noch einmal an oder bucht woanders eine zweite Zeit.
Können Anrufer darüber auch absagen?
Ja, und das sollten Sie zulassen. Eine Box, die am Mittwochnachmittag freigegeben wird, kann noch weg. Dieselbe Absage als stille Lücke am Donnerstag um zehn ist weg. Die Absage muss zurück ins Buch, nicht nur ins Transkript. Sonst kann der nächste Anrufer die Hebebühne nicht bekommen.
