Besichtigungen buchen, ohne die Zeit zu erfinden

Was beim Buchen einer Besichtigung schiefgeht

Samstag, 11:04. Der eine Makler steht im dritten Stock in Ampelokipi, Schlüssel in der Hand, ein Paar im Flur. Der andere sitzt im Auto zwischen Glyfada und der nächsten Tür. Am Telefon will jemand dieselbe Wohnung um halb zwölf. Oder Elena will ihre elf Uhr auf den Abend legen, weil der Flug spät kommt. Oder drei Leute wollen nacheinander drei verschiedene Inserate sehen, alle vor dem Mittagessen.

Wer in diesem Anruf eine Uhrzeit nennt, die niemand nachgesehen hat, steht später mit einem Fremden vor einer Tür, die nicht aufgeht, vor einer Tür, an der schon jemand wartet, oder vor einer Wohnung, die seit Freitag nicht mehr Ihnen gehört.

Der Assistent darf eine Besichtigung nur zu Ende führen, wenn die Stunde im Kalender dieses Maklers frei ist und die Objektakte das Inserat noch als Ihres zeigt. Fehlt eines von beiden, nimmt er Lage, Budget und Größe auf und sagt, ein Makler ruft zurück. Eine vermutete Stunde ist keine Besichtigung.

Die Stunde muss zu diesem Makler gehören

Ein Makler ist ein Mensch. 11:30 anzubieten, weil irgendwo im Büro eine Lücke steht, setzt zwei Interessenten vor dasselbe Haus und schickt den Makler, der frei aussah, in eine andere Gegend. Der Eintrag muss den nennen, der dort stehen wird.

Manche Büros teilen das Buch. Einer macht die nördlichen Vororte, einer das Zentrum, ein Dritter nur Vermietungen. Wer sie in einen Topf wirft, bucht den Vermietungsspezialisten in eine Verkaufsbesichtigung in Kifisia — mit Schlüsseln, die er nicht hat, in einer Gegend, die er nicht betreut. Der Assistent muss wissen, welcher Makler welches Inserat zeigen darf. Steht die Teilung nicht, bleiben diese Inserate auf dem Rückruf, bis Sie sie aufgeschrieben haben.

„Nimm irgendeine freie Stunde“ ist deshalb eine schlechte Anweisung. Eine freie Stunde bei der falschen Person ist eine Autofahrt zu einem Schloss, das dieser Makler nicht aufschließt.

Dasselbe gilt für den Sonntag. Manche Büros zeigen sonntags, manche nicht, manchmal nur einer der Makler. Eine Lücke am Sonntag im Bürokalender ist keine Einladung, wenn der Makler mit den Schlüsseln sonntags nicht arbeitet. Tragen Sie die Arbeitstage ein, nicht nur die Wohnungen.

Das Inserat muss um 11:30 noch Ihres sein

Der Status ändert sich ohne Sitzung. Ein Mieter hat gestern Abend unterschrieben. Ein Eigentümer hat beim Frühstück ein Angebot angenommen. Ein Kollege hat das Inserat vom Portal genommen und den Gruppenchat vergessen. Freitagabend ist das Objekt weg. Samstagfrüh steht die Karte noch.

Der Assistent erbt nicht die Schaufensterkarte von gestern. Er liest, was Sie hinterlegt haben. Zeigt die Akte das Objekt nicht mehr als Ihres, gibt es keine Besichtigung. Er nimmt Lage, Budget und Größe auf, damit der Rückruf kein Kaltanruf ist. Den Termin trotzdem zu setzen, damit der Anrufer am Telefon bleibt, heißt samstags an der Tür zu erklären, dass die Wohnung weg ist.

Ein Inserat, das „Besichtigung samstags möglich“ als Werbesatz trägt, ist kein Kalender. Der Assistent darf diesen Satz nicht in eine Uhrzeit übersetzen. Die Uhrzeit kommt aus Ihrem Buch, oder sie kommt nicht.

Schlüssel, Hausmeister, Eigentümer

Manche Wohnungen werden aus dem Schlüsseltresor gezeigt. Manche braucht der Eigentümer zu Hause. Manche stehen in einem Haus, das der Hausmeister nur samstagsvormittags aufschließt. Das sind keine Randnotizen. Wer sie im Kalender nicht einträgt, schickt einen pünktlichen Anrufer an eine verschlossene Tür.

Haben Sie diese Vorgaben nicht eingetragen, bleiben genau diese Inserate Rückrufe. Der Assistent soll nicht raten, ob um 18:30 noch jemand die Haustür aufmacht.

Ein Abend ist oft eine andere Stunde als ein Vormittag. Der Eigentümer ist nach der Arbeit zu Hause, der Hausmeister ist weg, im Winter ist die leere Wohnung um halb sieben dunkel. Wer 11:00 auf 18:30 legt, ohne die Akte zu fragen, tauscht eine mögliche Tür gegen eine, die um diese Zeit nicht aufgeht.

„Der Eigentümer ist anwesend“ macht aus einer Stunde drei Kalender: den des Interessenten, den des Maklers, den des Eigentümers. Den dritten sieht der Assistent nicht, wenn Sie ihn nirgendwo hingelegt haben. Bis Sie das tun, sind das Bitten: drei Zeiten, die der Anrufer kann, gelegt an den Makler, der dem Eigentümer schreibt. Diese Termine wie ein Schlüsseltresor zu buchen schickt einen Käufer an eine geschlossene Tür mit einem wütenden Eigentümer dahinter.

Im ersten Monat halten Sie „Eigentümer anwesend“ vom automatischen Weg fern. Sie sehen erst, wie oft das in Ihrem Buch vorkommt. Dann entscheiden Sie.

Fahrzeit zwischen zwei Wohnungen

Eine freie Stunde nach einer anderen freien Stunde ist oft keine Besichtigung. Um 11:30 in Ampelokipi und um 12:00 in Kifisia steht auf dem Papier. Auf der Straße steht der Makler noch im dritten Stock, das Paar wartet vor der nächsten Tür, und Sie erklären am Telefon, warum „pünktlich“ heute zwanzig Minuten heißt.

Tragen Sie die Fahrzeit ein, oder einen Puffer, den Sie wirklich halten. Zwanzig Minuten in derselben Gegend sind etwas anderes als eine Fahrt vom Süden in die nördlichen Vororte am Samstagvormittag. Der Assistent darf die zweite Stunde nur anbieten, wenn nach der ersten noch Zeit zum Ankommen bleibt. Tut er das nicht, buchen Sie nicht zwei Termine. Sie buchen eine Verspätung und einen Anrufer, der beim nächsten Büro weitersucht.

Das Mittagessen gehört dazu. Eine Empfangskraft bietet 13:00 nicht an, wenn der Makler dann isst oder noch aus Glyfada zurück muss. Der Assistent bietet 13:00 an, sobald das Essen nicht so liegt wie eine besetzte Stunde. Dann beginnt um eins eine Besichtigung, und der Makler sitzt noch im Auto.

Neubauten und Baustellen haben oft eigene Zeiten. Der Bauleiter oder der Hausmeister macht samstags von zehn bis eins auf, nicht um 16:00, nicht sonntags. Steht das nicht am Objekt, bietet der Assistent eine Uhrzeit an, zu der das Treppenhaus zu ist.

Drei Wohnungen an einem Vormittag

Ein Anrufer, der samstags drei Inserate sehen will, will keine dreimal 11:30. Er will eine Reihenfolge, die ein Mensch fahren kann. Der Assistent legt die erste freie Stunde bei dem Makler, der das erste Objekt zeigen darf, hängt die Fahrzeit an, und erst dann die zweite. Passt die dritte nicht mehr vor dem Nachmittag, sagt er das und nimmt für die dritte eine Bitte auf. Er quetscht nichts dazwischen.

Zwei Namen in einem Anruf — ein Paar, zwei Geschwister — bleiben eine Besichtigung, eine Stunde, ein Schlüsselbund. Der zweite Name gehört in die Notiz, nicht in einen zweiten Eintrag auf dieselbe Tür.

Läuft ein Inserat gut, wollen drei Leute 11:30. Der Assistent darf kein zweites 11:30 erfinden. Er bietet die nächste echte Stunde bei demselben Makler an, oder eine spätere am selben Tag, wenn die Akte sagt, das Objekt kann zweimal gezeigt werden. Er setzt nicht zwei Fremde auf dieselbe Schwelle und hofft, der Makler schafft das. Ein Eigentümer sieht das und denkt, bei Ihnen geht etwas durcheinander. Ein Käufer sieht das und denkt, die Wohnung wird zu oft herumgereicht.

Wenn Sie absichtlich zwei Interessenten in einer Stunde nehmen, schreiben Sie das als Terminart auf. Wenn nicht, gilt: ein Interessent, eine Stunde, ein Makler, ein Schlüsselbund. Beliebte Inserate erzeugen Rückrufe. Das ist der richtige Druck. Es ist kein Grund, die Regel aufzuweichen.

Verschieben, ohne die eigene Stunde zu blockieren

Elena hat samstags um elf. Der Flug kommt spät. Sie will den Abend. Wird daraus zuerst eine Absage und dann eine neue Buchung, und sucht der Assistent den Abend, ohne elf freizugeben, bleibt die alte Stunde auf dem Makler. Dem Anrufer wird gesagt, 18:30 sei eng — manchmal durch seinen eigenen Vormittag.

Es muss eine Änderung sein. Die Besichtigung finden. Freigeben. Die neue setzen. Und prüfen, ob das Inserat zur neuen Stunde noch gezeigt werden kann, weil ein Abend andere Vorgaben haben kann als ein Vormittag. Dann die SMS, und erst dann.

Scheitert die neue Stunde — Akte stumm, Eigentümer nicht da, Hausmeister weg —, bleibt eine Bitte. Der Assistent legt keine Stunde beiseite, die niemand halten kann.

Testen Sie das mit einem echten Namen, der schon im Samstag steht, bevor er an den Kalender darf.

Absagen, die den Samstag retten

Eine Absage am Freitagabend auf den Samstagvormittag ist die wertvollste Nachricht der Woche: eine Stunde, die der nächsten Person angeboten werden kann, die nach diesem Inserat gefragt hat. Bleibt die Absage auf dem Band liegen, geht die Stunde mit ihr verloren. Dieselbe Absage als Nichterscheinen ist ein Makler mit dem Schlüsselbund auf dem Bürgersteig.

Der Assistent schreibt Absagen in denselben Kalender zurück wie Buchungen. Er sagt die frei gewordene Stunde nicht nur ins Telefon. Er trägt sie frei. Wenn Sie wollen, darf er der Person, die vor einer Stunde nach genau diesem Inserat gefragt hat, einen Rückruf hinterlegen. Versprechen soll er die Stunde erst, nachdem sie wirklich frei ist.

Wer erst an der Tür fehlt, den holt keine SMS mehr zurück. Die Erinnerung am Vorabend erreicht die Leute, die „irgendwann samstags“ im Kopf hatten. Nicht den, der inzwischen eine andere Wohnung gefunden hat. Das reicht trotzdem, wenn Sie die leere Fahrt zählen.

Offene Besichtigung ist kein privater Termin

Samstags haben manche Büros eine offene Besichtigung: ein Objekt, zwei Stunden, viele Leute, ein Makler an der Tür. Das ist kein Einzeltermin. Der Assistent darf in genau diesen Stunden keine private Besichtigung derselben Adresse anbieten. Sonst stehen Sie mit einem Paar im Wohnzimmer, und durch die Tür kommen die Leute von der offenen Besichtigung.

Ist Samstag 12:00–14:00 offen, kann er dieses Zeitfenster nennen. Er soll nicht 12:20 für einen Anrufer reservieren, als gehöre das Haus ihnen. Wer eine private Stunde will, bekommt die nächste echte private Stunde, oder eine Bitte. Die beiden zu mischen macht aus einer offenen Besichtigung eine Schlange von Leuten, die alle einen Termin zu haben glauben, und der Makler will einen Durchgang fahren.

Schreiben Sie das offene Zeitfenster als veröffentlichte Stunden auf dieses Inserat, nicht als einzelne buchbare Minuten. Die SMS, falls Sie eine schicken, muss sagen, dass es ein Zeitfenster ist, keine Reservierung.

Was am Anfang ein Rückruf bleibt

Bewertungstermine. Jede Besichtigung, bei der der Eigentümer gesagt hat, er wolle anwesend sein. Zweitbesuche, zu denen ein Anwalt, eine Ingenieurin oder ein Gutachter mitkommt. Alles auf einem Inserat, dessen Akte Sie nicht verbunden haben.

Nicht weil der Assistent keine Uhrzeit in einen Kalender legen kann. Weil der schwere Teil ist zu entscheiden, was dort hingehört. Welcher Makler bei diesem Eigentümer sitzen soll. Ob der Gutachter zwei Stunden braucht. Ob der Eigentümer, der anwesend sein will, um 18:30 wirklich da ist. Das sind Bürourteile.

Die Aufgabe des Assistenten in diesen Anrufen ist eine vollständige Notiz: Name, Adresse, was sie wollten, drei Zeiten, die gehen würden, eine Nummer. Eine Bewertung als Mieterbesichtigung durchrutschen zu lassen setzt den falschen Menschen vor die eigene Wohnung eines Eigentümers.

Dauern gehören trotzdem in die Arten, die er buchen darf. Eine erste Mieterbesichtigung ist kurz. Ein erster Käuferbesuch dauert länger. Ein Zweitbesuch mit Maßband ist kein Viertelstundentermin zwischen zwei Mietwohnungen. Wenn jede Art dieselbe Länge hat, bricht der Samstag nicht am Inserat, sondern daran, dass um 12:10 noch jemand im Wohnzimmer steht und der nächste schon klingelt.

Die SMS geht erst nach der Buchung raus

Büros wissen, dass Leute den Samstag vergessen. Sie wissen auch, dass eine falsche Nachricht schlimmer ist als eine vergessene. Die Regel ist einfach: die Nachricht geht raus, nachdem der Kalendereintrag existiert. Sie nennt die Stunde. Sie nennt die Straße oder die Lage, hinter der Sie stehen wollen. Sie geht in der Sprache raus, die der Anrufer benutzt hat.

Kein Eintrag, keine Nachricht. Ein Eintrag gegen ein unbestätigtes Inserat: keine Nachricht, stattdessen ein Rückruf für Sie. Die Erinnerung am Vorabend folgt derselben Regel. Wird die Besichtigung gelöscht, wird die Erinnerung mitgelöscht.

Stockwerk, Eingang, Klingel: wenn Sie die schriftlich vertreten, gehören sie in die SMS. Ein Anrufer, der am Hinterhof wartet, während der Makler am Hofeingang steht, ist eine leere Viertelstunde, die Sie selbst gebaut haben. Schreiben Sie nur hin, was an der Tür noch stimmt.

Was Sie zuerst eintragen

1. Terminarten, die im Büro existieren. Käuferbesichtigung, Mieterbesichtigung, Bewertung, Zweitbesuch. Echte Dauern. Den Makler namentlich, nicht ein gemeinsames Postfach.
2. Fahrzeit oder Puffer zwischen zwei Adressen, und das Mittagessen als besetzte Stunde, wenn es eine ist.
3. Die Inseratprüfung, oder einen ausdrücklichen Weg „unbestätigt — nur Bitte“, wenn Sie am ersten Tag keinen Feed anbinden.
4. Vorgaben am Objekt, die die Uhrzeit ändern: Schlüsseltresor, Eigentümer zu Hause, Hausmeister nur vormittags, offene Besichtigung.
5. Den Verschiebungsweg, getestet mit einem echten Namen, der schon im Samstag steht.
6. Die SMS-Regel: nach der Buchung, nie davor, nie ohne eine Adresse, hinter der Sie stehen.
7. Einen Fehlersatz, den der Assistent nicht verbessern darf: sind Kalender oder Akte nicht erreichbar, sagt er, ein Makler ruft zurück.

Dann lesen Sie die ersten dreißig Besichtigungen. Sie suchen das Inserat, von dem ihm niemand erzählt hat, den Makler, der sonntags nicht arbeitet, das Haus, das um 18:30 nicht gezeigt werden kann, die Bewertung, die als Mieterbesichtigung durchgerutscht ist, zwei Termine zwanzig Minuten auseinander quer durch die Stadt. Die gibt es in jedem Büro. Keine davon steht auf dem Einrichtungsformular.

Schauen Sie bei jedem Eintrag: welches Inserat, welcher Makler, ob nach der Stunde noch Zeit zum Fahren blieb, und ob Schlüssel, Hausmeister oder Eigentümer zu dieser Stunde wirklich da waren. Finden Sie eine Stunde, die er genannt hat, obwohl die Akte stumm war, darf er in genau diesem Fall nicht mehr buchen. Finden Sie eine SMS mit der falschen Straße, halten Sie die Nachrichten an, bis die Adresse aus dem Eintrag kommt.