Besichtigungserinnerung und Nachfassen für Makler

Warum die Liste liegen bleibt

Samstag, kurz nach elf. Der eine Makler steht im dritten Stock in Ampelokipi, den Schlüsselbund in der Hand, ein Paar hinter ihm im Flur. Der andere sitzt im Auto zwischen Glyfada und der nächsten Wohnung. Auf dem Schreibtisch im Büro liegt ein Zettel. Drei Besichtigungen für morgen. Vier Leute vom letzten Monat, die nie einen zweiten Termin gebucht haben. Ein Eigentümer in Kifisia, der nach der Bewertung nicht mehr rangeht.

Niemand ruft diese Namen an. Nicht weil sie vergessen sind. Weil die Stunde, in der man anrufen müsste, dieselbe Stunde ist, in der beide draußen sind. Abends gehen Käufer wirklich ran. Abends sitzt der Makler noch im Auto oder steht schon im nächsten Flur.

Wenn die Anrufe dann doch jemand um 21:30 macht, beschreibt er oft eine Wohnung, nur damit der andere am Hörer bleibt. Freitag hat jemand unterschrieben. Samstag steht das Inserat noch. Der andere schreibt Straße und Miete auf. Samstag stehen Sie mit dem Schlüsselbund vor einer Tür, die nicht mehr Ihnen gehört.

Der Assistent steht nicht im Flur. Er kann 19:30 bis 20:30 genau diese Namen anrufen. Erinnern. Nachfassen. Den Eigentümer einem Menschen hinlegen.

Drei Listen, in dieser Reihenfolge

Die Besichtigungen von morgen. Kurz, frisch, an einen Eintrag im Kalender gebunden. Der Anruf ist eine Erinnerung, kein Verkauf. Passt die Zeit noch? Müssen sie verschieben? Sagen sie ab, ist das eine Stunde, die Sie freitagabends dem nächsten Interessenten auf diesem Objekt anbieten können. Ein Nichterscheinen am Samstag ist ein Makler und ein Haus.

Leute, die gesucht haben und still wurden. Keine Wohnung anpreisen. Eine Neuaufnahme. Kaufen sie noch oder mieten sie noch? Dieselbe Lage? Dieselbe Budgetspanne? Dieselbe Größe? Wenn ja, und wenn Kalender und Akte es erlauben, eine Bitte um Besichtigung. Erlaubt die Akte es nicht, das Versprechen, dass ein Makler anruft. Keine Beschreibung eines Maisonette, das bis zum Morgen vielleicht nicht mehr Ihres ist.

Eigentümer, die nach einer Bewertung still wurden. Der Assistent fragt, ob sie noch ein Gespräch wollen, und setzt dieses Gespräch auf die Rückrufliste eines namentlichen Maklers. Er wiederholt die Bewertung nicht. Er fragt nicht, was sie akzeptieren würden. Er schlägt keine Reduktion vor, nur damit das Gespräch weitergeht.

Schalten Sie die drei nicht gleichzeitig ein. Zuerst die Erinnerung. Wenn die ohne erfundenen Status läuft, die Neuaufnahme. Den Eigentümer zuletzt, und nur als Türöffner für einen Menschen.

Die Erinnerung an die Besichtigung

Der Anruf am Freitagabend klingt so, wie eine Empfangskraft klingen würde, die den Kalender vor sich hat. „Wir haben Sie morgen um 11:00 in Ampelokipi. Passt die Zeit noch.“

Das ist eine Tatsache über den Kalender, nicht über das Objekt. Fragt der andere, ob die Wohnung wirklich noch frei sei, erfindet der Assistent keinen Status. Im Kalender steht der Termin bei einem Makler. Ob genau diese Wohnung noch zu haben ist, sagt er nur, wenn die Objektakte das in diesem Moment hergibt. Steht in der Akte nichts, bleibt der Satz so. Soll die Uhrzeit bleiben.

Eine Zahl spricht er nur, wenn sie bei diesem Termin hinterlegt ist. Miete, Kaution, Energieausweis: dasselbe. Eine Spanne für die Straße gibt er nicht. Eine Spanne, gesprochen auf Ihrer Nummer, wird in den Notizen des anderen zum Preis. Treffpunkt und Parken darf er wiederholen, wenn Sie das hinterlegt haben. Wo man in der Patission hält, steht fest. Ob die Wohnung noch Ihnen gehört, steht über Nacht nicht fest.

Mischen Sie in diese Erinnerung kein neues Inserat. Wer um 11:00 in Ampelokipi erwartet wird, soll nicht nebenbei hören, in Glyfada sei etwas frei geworden. Das ist ein zweiter Anruf, mit einer anderen Liste.

Geht der andere nicht ran, hinterlässt der Assistent keine Nachricht, die Adresse und Status wiederholt. Ein kurzes „Bitte rufen Sie uns wegen des Termins von morgen zurück“ reicht, plus die SMS aus dem Kalender. Drei Erinnerungen hintereinander ohne Antwort: den Namen von der Liste von morgen nehmen und einen Menschen entscheiden lassen, ob die Zeit freigegeben werden kann. Ein leerer Samstag, den Sie freitagabends freigegeben haben, ist nützlich. Ein leerer Samstag, den Sie behalten haben, weil noch jemand versucht hat durchzukommen, ist es nicht.

Er schickt die SMS nur, wenn die Besichtigung wirklich im Kalender steht, in der Sprache des Gesprächs, mit Zeit und Treffpunkt, ohne eine Zahl, die nicht hinterlegt ist.

Verschieben und absagen

Viele Erinnerungen werden zu einer Änderung. Der Flug kommt spät. Das Kind ist krank. Unter der Woche haben sie etwas anderes gefunden. Das ist keine neue Buchung. Der Assistent findet den bestehenden Eintrag, gibt die alte Zeit frei und setzt die neue nur, wenn der Kalender frei ist und die Akte das Objekt zur neuen Stunde noch hergibt.

Eine Zeit, zu der ein Makler schon in einem anderen Flur steht, wird nicht angeboten. Eine Zeit, in der Sie an genau dieser Adresse eine offene Besichtigung hinterlegt haben, wird nicht als privater Einzeltermin angeboten. Sonst stehen Sie mit einem Paar im Wohnzimmer, und durch die Tür kommen die Leute von der offenen Besichtigung.

Sagen sie ab, schreibt der Assistent das in denselben Kalender zurück. Der Makler sieht abends eine freie Stunde, nicht samstags eine Tür, vor der niemand steht. Dieselbe Absage als Nichterscheinen ist ein Makler mit dem Schlüsselbund auf dem Bürgersteig.

Können Sie den Satz nicht halten, dass in der Erinnerung keine Zahl und kein Status erfunden wird, lassen Sie den Assistenten diese Anrufe nicht machen. Schicken Sie die SMS aus dem Kalender und behalten Sie Menschen für alles, das zu einer Frage nach dem Objekt werden könnte.

Wer noch sucht

Die zweite Liste sind Leute, die einmal Lage, Budget und Größe genannt haben und dann still wurden. Der Assistent ruft nicht an, um ihnen eine Wohnung zu beschreiben. Er ruft an, um die vier Angaben noch einmal aufzunehmen.

Noch kaufen oder noch mieten. Noch dieselbe Lage. Noch dieselbe Budgetspanne. Noch dieselbe Größe, in Quadratmetern oder Zimmern. Wollen sie eine Besichtigung, wenn etwas Passendes in der Akte bestätigt ist. Vier Antworten, mit denen ein Makler um 21:00 arbeiten kann. „Sucht in den nördlichen Vororten, etwas Schönes, nicht zu teuer“ war schon eingehend unbrauchbar. Ausgehend, von Ihnen begonnen, ist es dasselbe.

Sagen sie ja, und Kalender und Akte erlauben es, trägt er eine Bitte um Besichtigung ein und schickt die SMS erst, wenn beides wirklich steht. Erlaubt die Akte es nicht, verspricht er einen Rückruf. Er beschreibt keine Straße, kein Stockwerk, keine Miete. Eine Straße, ein Stock, eine Größe, eine Miete — das ist ein Inserat, ob Sie die Adresse genannt haben oder nicht. „Wir haben genau das Richtige“ ist derselbe Satz in freundlicherem Ton. Lassen Sie ihn nicht zu.

Eine Nummer, mit der Sie gestern über eine Samstagsbesichtigung gesprochen haben, ist eine Fortsetzung. Eine Nummer, mit der seit dem Frühjahr niemand gesprochen hat, ist ein Anruf bei jemandem, der Sie vielleicht nicht mehr erwartet. Beide in einer Liste zu mischen ist der Weg, auf dem Büros den Ruf bekommen, Leute wegen Wohnungen anzurufen, die sie schon woanders gemietet haben. Prüfen Sie das Datum des letzten Gesprächs, bevor ein Name auf die Neuaufnahme kommt.

Wer im März in Ampelokipi gesucht hat und im Juli in München sitzt, will um acht Uhr morgens ihrer Zeit keine griechische Stimme zu einer Zweizimmerwohnung hören, die es vielleicht gar nicht mehr gibt.

Der Eigentümer nach der Bewertung

Ein Eigentümer will nicht nach seinem Budget gefragt werden. Er will einen namentlichen Makler, oder eine klare Antwort zu einem Angebot, das angeblich am Freitag kommen sollte, oder er will das Objekt vom Markt nehmen.

Nach der Bewertung, wenn es still geworden ist, darf der Assistent fragen, ob sie noch sprechen wollen. Mehr nicht. Er liest die Bewertung nicht noch einmal vor. Er verbessert sie nicht. Er fragt nicht, ob sie etwas weniger nehmen würden. Diese Sätze gehören einem Menschen, der die Wohnung gesehen hat.

Wenn Sie stille Eigentümer und stille Käufer mit denselben Fragen anrufen, nehmen Sie dem Eigentümer ein Budget ab oder lesen dem Käufer eine Bewertung vor. Beides ist falsch.

Alleinauftrag, Nachfassen zu einem Kaufangebot, Objekt vom Markt nehmen: das sind drei verschiedene Bitten, und alle drei gehören auf einen Namen. Sagt jemand, die Wohnung sei die seine, hört der Assistent auf, nach Lage und Budget zu fragen. Er nimmt einen Rückruf für einen Menschen auf. Das Transkript zählt trotzdem. „Will zurückziehen, heute Abend anrufen“ ist ein anderer Dienstag als „will eine Bewertung in Glyfada“.

Hat ein Verkäufer angenommen, oder hat ein Käufer angeboten, gehört dieses Gespräch einem namentlichen Makler mit offener Akte. Der Assistent darf sagen, dass ein Makler mit ihnen sprechen muss, und er darf diesen Anruf eintragen. Er darf die Nachricht nicht selbst durchgeben. „Die haben ja gesagt.“ „Die nehmen etwas weniger.“ Das sind Maklersätze. Muss ein Angebot noch am selben Abend raus, greifen Sie selbst zum Hörer.

Die Regel, der er gehorchen muss

Keinen Angebotspreis, der nicht in den hinterlegten Angaben zu diesem Anruf steht. Kein „noch frei“, das die Akte heute nicht bestätigt hat. Und keine Erzählung über eine Verhandlung. Kein „unter uns“. Kein „der Eigentümer ist motiviert“.

Wenn Sie selbst anrufen und dabei erfinden, ist das schlimmer als wenn jemand bei Ihnen anruft, weil Sie den Moment gewählt haben. Ist das Objekt weg, oder war die Zahl die der letzten Woche, können Sie nicht sagen, der andere sei von selbst gekommen. Sie haben diesen Anruf begonnen.

Die Fassung, nach der nach der ersten Woche jeder fragt, ist „wir haben etwas, das Ihnen gefallen könnte“, gefolgt von einer Beschreibung. Wer eine Wohnung beschreibt, behauptet, das Objekt sei frei. Solange die Akte das an dieser Zeile nicht hergibt, darf dieser Absatz nicht gesprochen werden.

Wollen Sie den Mietern vom letzten Monat in Ampelokipi sagen, dass etwas Neues zu ihren vier Angaben passt, tun Sie das als Frage nach Erlaubnis. „Wir haben eine neue Vermietung in der Lage und dem Budget, die Sie uns gegeben haben. Ein Makler kann Sie dazu anrufen. Wollen Sie das noch.“ Keine Beschreibung. Kein Stock. Der Makler, der an diesem Morgen in die Akte schaut, macht den Rest.

Er erfindet keinen Angebotspreis. Er verhandelt keine Reduktion, teilt keine Kaution und gibt keine Meinung zu Grundbuch, Kataster oder Steuer. Das sind keine Empfangsfragen. Dafür haben Sie die Zulassung. Würden Sie den Satz auf das Inserat drucken, darf er gesagt werden. Würden Sie ihn nur sagen, wenn Sie die Person kennen, ist er ein Rückruf durch einen Menschen.

Sprache, Uhr, und wer aufhören will

Ein Käufer, der auf Englisch angefragt hat, bekommt die Erinnerung auf Englisch. Wissen Sie die Sprache nicht, beginnt der Assistent auf Griechisch und wechselt, sobald der andere wechselt. Englisch ist hier Arbeitssprache. Deutsch, Französisch, Russisch und Albanisch tauchen in derselben Woche auf. Über 70 Sprachen stehen bereit.

Rufen Sie zu einer Stunde an, zu der die Person rangehen kann. Wer aus München umzieht, sitzt in einer anderen Zeitzone. Ein Anruf montags um 8:00 ihrer Zeit bringt sie dazu, die Nummer abzulehnen, bevor sie eine Wohnung gesehen haben. Wissen Sie nicht, wo sie sind, schicken Sie die Erinnerung per SMS und rufen Sie am örtlichen Abend an. Nicht in derselben Stunde, in der der Makler mit einem Paar in der Wohnung steht und dieselbe Nummer nutzt, die auf dem Inserat steht.

Sagt jemand, er wolle diese Anrufe nicht, kommt die Nummer noch am selben Tag von der Liste und bleibt gestrichen. Ein Eigentümer, der Ruhe wollte, wird nicht nächste Woche als anderer Anruf wieder gewählt. Ein Mieter, der schon woanders unterschrieben hat, wird nicht gefragt, ob Ampelokipi noch passt. Eine Beschwerde über einen Anruf, um den niemand gebeten hat, kostet mehr Wohlwollen als die Besichtigung, die Sie gebucht hätten.

Prüfen Sie im Protokoll, von welcher Nummer der Assistent anruft. Die Leute sollen eine Nummer sehen, die sie kennen: die auf dem Inserat, die vom Büro, die, unter der schon gesprochen wurde.

So richten Sie ihn ein

1. Die Erinnerungsliste kommt aus dem Kalender, nicht aus einer Tabelle, die jemand mittwochs exportiert hat.
2. Der Änderungsweg steht. Alte Zeit frei, neue Zeit nur wenn Kalender und Akte beide ja sagen, dann SMS.
3. Die Neuaufnahme besteht aus Feldern. Kaufen oder mieten, Lage, Budget, Größe, wollen sie eine Besichtigung, wenn eine bestätigt ist.
4. Keine Objektbeschreibung, solange die Akte das Objekt an dieser Zeile nicht bestätigt.
5. Stille Eigentümer nur als Türöffner. Namentlicher Makler. Keine Zahlen.
6. Wer aufhören will, wird noch am selben Tag gestrichen.
7. Die Sätze, die er nicht sagen darf, schreiben Sie ihm hin: keinen Preis ohne Akte; kein „ja, die ist noch frei“ ohne Akte; keine Annahme, keine Absage, keine Reduktion.
8. Sie bekommen das Transkript. Erinnert, verschoben, abgesagt, neu aufgenommen oder an einen namentlichen Makler gelegt — geschrieben in das, womit Sie das Auftragsbuch schon führen.

Dann hören Sie die ersten fünfzig ausgehenden Aufnahmen, einschließlich der kurzen. Sie hören auf eine Straße, eine Miete, ein „die ist noch da“, ein „die nehmen“. Taucht eines davon auf und stand nicht in der Akte, hält der Durchlauf, bis die Sätze enger sind.

Vor dem ersten Durchlauf gehören in die hinterlegten Angaben: aus welchem Kalender die Erinnerung kommt, welcher Makler Eigentümer bekommt, in welcher Uhr Sie rausrufen dürfen, der Satz, mit dem jemand von der Liste kommt, und die drei verbotenen Sätze, aufgeschrieben, damit sie später niemand verbessert.

Zählen Sie zuerst die Samstage, an denen jemand mit dem Schlüsselbund vor einer Tür stand, vor der niemand kam. Tragen Sie die Erinnerung ein, dann die vier Felder der Neuaufnahme, dann den namentlichen Makler für den Eigentümer. Ohne die Sätze, die er nicht sagen darf, rufen Sie nur höflicher in dieselbe leere Stunde.