Erstgespräche in der Kanzlei automatisch legen

Zwei Anrufe am selben Vormittag

Um zehn klingelt jemand, der diese Woche ein Erstgespräch will. Eine Familiensache, Papiere in der Hand, drei Namen aus dem Verzeichnis. Gleich danach eine Mandantin: Akte 2024-118, der Donnerstag geht nicht, sie will umlegen.

Das sind zwei Arbeiten. Beim ersten Anruf gibt es noch kein Zeichen, noch keinen Anwalt, der die Sache führt, noch keine Stunde, die schon bezahlt ist. Der Assistent holt den Namen, eine Nummer, das Gebiet, das der Anrufer genannt hat, und schaut, welche Zeit bei dem Anwalt frei ist, der dieses Gebiet wirklich macht. Beim zweiten Anruf gibt es ein Zeichen. Ohne dieses Zeichen fasst er den Donnerstag nicht an.

Wer die beiden wie dieselbe Buchung behandelt, setzt das neue Mandat in die Stunde, die für die Unterschrift in der Akte 2024-118 frei war. Oder er trägt Frau Christou neu ein, als hätte sie noch nie eine Akte gehabt. Der Donnerstag bleibt stehen, und Montag wirkt schon belegt.

Die Stunde, die frei aussieht

Im Kalender einer Zweierkanzlei sehen Stunden frei aus, die es nicht sind. Der Anwalt sitzt um zehn im Saal. Danach eine Stunde hinter der Tür mit einem Mandanten, der diese Stunde schon bezahlt hat. Am Nachmittag eine Unterschrift, kurz, bei einem bestimmten Anwalt. Dazwischen schaut die Zeile leer aus, wenn niemand die Verhandlung so eingetragen hat, dass der Assistent sie sieht.

Bietet er zehn Uhr an, sitzt am nächsten Tag ein neuer Mandant vorne, und beide Anwälte sind im Saal. Dann muss jemand in der Kanzlei wählen zwischen der Verhandlung und dem Menschen mit der Mappe. Das hat niemand so gewollt. Der Assistent hat eine Stunde angeboten, die im Kalender nicht als Verhandlung zu sehen war.

Dasselbe gilt für einen Schriftsatzmorgen. Die Frist steht auf dem Papier, nicht in einer leeren Zeile. Sperren Sie diesen Morgen im Kalender. Sonst landet dort ein Erstgespräch, und der Schriftsatz geht nicht raus.

Zwei Anwälte teilen sich keine Stunde. Zivilrecht, Familienrecht, Strafrecht und Arbeitsrecht kommen auf derselben Nummer an. Der Assistent trägt das Gebiet ein, das der Anrufer genannt hat, und legt nur in den Kalender des Menschen, der dieses Gebiet macht. Er wählt kein Rechtsmittel. Er sagt nicht, die Sache klinge nach Familie, also buche er bei dem und dem. Das Gebiet sagt, in wessen Kalender die Stunde gehört. Es sagt nicht, was der Anrufer tun soll.

Erstgespräch ist kein Aktentermin

Ein Erstgespräch dauert länger. Oft eine volle Stunde, manchmal mehr, und es gehört zu einem Menschen, den die Kanzlei noch nicht kennt. Mitbringen muss er, was der Anwalt in der Hand braucht, bevor er reden kann. Die SMS erinnert an den Termin. Erscheint niemand, ist die Stunde weg. Sie wird an dem Tag nicht noch einmal vergeben.

Ein Aktentermin hängt an einer Sache, die schon eine Nummer hat. Die Dauer ist oft kürzer. Der Anwalt ist schon bestimmt. Was mitzubringen ist, hat meist das letzte Gespräch gesagt: eine unterschriebene Vollmacht, ein Schreiben der Gegenseite, ein Ausweis. Erscheint niemand, holt die Kanzlei den Termin meist wieder herein. Dieselbe Erinnerung für beide Arten ist deshalb falsch. Das Erstgespräch braucht die SMS. Der Aktentermin braucht vor allem das richtige Zeichen.

Eine Unterschrift ist noch einmal etwas anderes. Kurz, an einer Akte, an einem Anwalt. Eine Besprechung hinter der Tür ist schon vergeben, auch wenn von außen niemand sitzt. Tragen Sie die vier Arten mit ihren echten Dauern ein, bevor der Assistent irgendetwas legen darf. Kanzleien schieben diesen Schritt gern auf. Dann sitzt am Donnerstag ein neuer Mandant in fünfundvierzig Minuten, die für eine Unterschrift gedacht waren, und das Gespräch ist unfertig, wenn der nächste schon wartet.

Ein Gespräch über das weitere Vorgehen legt er nicht, solange Sie das nicht ausdrücklich freigeben. Dafür braucht jemand ein Urteil: wie lange, welcher Anwalt, ob überhaupt diese Woche. Das ist kein leeres Feld. Der Assistent schreibt die Bitte an das Aktenzeichen und gibt sie einem Menschen.

Verschieben beginnt mit dem Zeichen

Frau Christou will den Donnerstag loswerden. Der Assistent liest das Zeichen zurück, nimmt den Namen auf der Akte, findet genau diesen Donnerstag um 14:00 und ändert ihn. Freitag 11:30 oder Montag 9:00, wenn die Zeiten frei sind. Donnerstag wird frei. Die SMS geht mit der neuen Zeit raus.

In dieser Reihenfolge. Zeichen zuerst, dann diesen einen Eintrag finden, dann ändern. Dreht er die Reihenfolge um oder spaltet er die Sache in Absage und neue Buchung, bleibt der alte Donnerstag stehen, und die Wunschzeit gilt als belegt. Dann sagt er Frau Christou, Montag um neun gehe nicht — und schaut dabei auf ihren eigenen Eintrag.

Ohne Zeichen verschiebt er nichts. Zwei Akten können denselben Nachnamen tragen. Eine Anna Christou in einer Zivilsache, eine andere in einer Familiensache. Nimmt er den ersten Treffer, verschiebt er den falschen Donnerstag, und die Bestätigung sieht trotzdem ordentlich aus. Hat die Anruferin das Zeichen nicht zur Hand, nimmt er ihren Namen, eine Nummer und das, was sie über die Sache sagt. Ein Mensch sucht die Akte. Der Assistent rät nicht, welche Anna er vor sich hat.

Absagen schreibt er genauso in den Kalender. Vor allem bei Erstgesprächen. Eine Absage am Freitagabend für den Montag ist eine Stunde, die am Freitagabend noch angeboten werden kann. Hört sie niemand, bleibt der Montag leer, und die Kanzlei merkt es, wenn niemand erschienen ist.

Das Honorar gehört nicht in die Buchung

Anrufer fragen nach der Zahl. Sie fragen früh, oft bevor die Zeit steht. Manche machen das Kommen davon abhängig.

Der Satz, den Sie hinterlegen, ist kurz: das Honorar wird erst im Erstgespräch festgelegt. Der Assistent kann die Zeit legen und die SMS schicken. Er kann sagen, was mitzubringen ist. Eine Zahl erfindet er nicht, auch wenn der Anrufer nachhakt. Will jemand ohne Zahl nicht kommen, ist das ein Rückruf. Am Telefon wird nicht gehandelt.

Denselben Satz sagt er früh, nicht erst, wenn die Zeit schon steht. Sonst kommt die Frage früher als der Satz, und in der Pause entsteht die Versuchung, eine runde Summe hinzulegen. Eine am Telefon genannte Zahl gehört danach der Kanzlei, ob das jemand so gemeint hat oder nicht.

Dasselbe gilt für einen Vorschuss und für die Frage, was es ungefähr kostet, wenn die Sache vor Gericht geht. Das sind keine Empfangsfragen. Das erklärt ein Anwalt, sobald er die Tatsachen gehört hat.

Was er nicht legen darf

Sitzt jemand auf der Wache, oder liegen heute zugestellte Papiere auf dem Tisch, oder ist heute Nachmittag eine Verhandlung, sucht der Assistent nicht den nächsten freien Mittwoch. Er stellt durch auf ein Anwaltstelefon. Name und Nummer holt er, während er verbindet. Ein erfundenes 17:00, das im Kalender nicht existiert, hilft hier niemandem.

Die Gegenseite, ein Zusteller und ein Journalist nutzen dieselbe Nummer. Will jemand von dort einen Termin, nimmt der Assistent eine Nachricht auf. Er legt der Gegenseite kein Erstgespräch neben den Mandanten. Ob eine Akte existiert, sagt er nicht. Will jemand wissen, ob die Kanzlei einen bestimmten Namen vertritt, schreibt er die Frage auf. Die Antwort gibt ein Anwalt, nachdem er die Frage gelesen hat.

Er bestätigt keine Tatsache zur Sache, während er einen Termin umlegt. „Donnerstag zur 2024-118 geht nicht“ ist eine Änderung im Kalender. „Was mache ich mit dem Brief, der heute kam?“ ist Rat. Beides kann dieselbe Mandantin sein. Nur das erste macht er am Telefon fertig.

Eine Frist rechnet er nicht aus. Läuft nach den Worten des Anrufers die Zeit, verbindet er oder legt das früheste Erstgespräch, das wirklich frei ist. Er zählt keine Tage.

Was eine Vollmacht bedeutet, erklärt er nicht. Er sagt nur, Ausweis und Papiere mitzubringen. Den Rest sagt der Anwalt im Gespräch.

Wenn der Kalender nicht aufgeht

Manchmal antwortet der Kalender nicht. In dem Moment darf der Assistent keine Uhrzeit zusagen. Er sagt, dass er die Zeit gerade nicht sehen kann, nimmt Name, Nummer und das Anliegen auf und verspricht einen Rückruf. Er bestätigt keine Uhrzeit, die er nicht gesehen hat.

Schlimmer ist die SMS, die rausgeht, obwohl der Eintrag nie gelegen hat. Die Anruferin glaubt an Donnerstag 17:30. Im Kalender der Kanzlei steht nichts. Am Donnerstag sitzt sie vorne. Das ist schlimmer als ein Anruf, den niemand angenommen hat. Deshalb bestätigt er erst, wenn die Zeit wirklich im Kalender liegt, und die SMS wiederholt genau diese Zeit.

Legen Sie das fest, bevor der erste Dienstag kommt. Ist der Kalender nicht zu erreichen, nimmt er einen Rückruf auf. Nie eine Zeit raten.

Freitagabend und der leere Montag

Am Freitag um acht sagt jemand den Montag ab. Sitzt um acht niemand am Telefon, bleibt die Stunde am Montag leer. Der Assistent hört die Absage und kann die Zeit noch anbieten — einem Anrufer, der am Freitagabend noch ein Erstgespräch diese Woche will, oder einem Mandanten, der seinen Aktentermin lieber auf Montag legen würde.

Im August ist oft nur einer da. Das Telefon klingelt trotzdem. Wer diese Woche jemand sprechen will, wartet nicht bis zum ersten Werktag im September. Tragen Sie Urlaub und dünne Wochen so ein, dass der Assistent sie nicht als freie Erstgespräche liest. Sonst steht im Kalender eine Zeit, und im Büro sitzt niemand.

Abends und am Wochenende legt er dieselben Arten wie unter der Woche, gegen denselben Kalender. Eine Verhandlung am Montagmorgen wird Freitagabend nicht plötzlich frei, nur weil niemand im Büro ist.

Was mitzubringen ist, gehört zur Zeit

Ein Erstgespräch, das mit „die Papiere liegen im Auto“ beginnt, wird oft ein zweites. Der Assistent sagt im Moment der Bestätigung, was auf den Tisch muss, und die SMS sagt es noch einmal.

Die Liste ist kurz. Ein Ausweis. Das Schriftstück, das den Anruf ausgelöst hat, falls eines da ist. Briefe, auf denen ein Datum steht. Hat die Person schon ein Aktenzeichen und sitzt trotzdem in einem Erstgespräch — etwa bei einem zweiten Anwalt —, nennt sie das Zeichen. Keine Liste von Rechtsbehelfen. Keine Bitte, die eigene Seite aufzuschreiben, als wäre das schon ein Schriftsatz.

Beim Aktentermin ist die Liste eine andere. Das Zeichen ist schon der Schlüssel. Was sonst mitkommt, hat der Anwalt zuletzt gesagt. Weiß der Assistent das nicht, erfindet er keine Hausaufgaben. Zeit bestätigen, Zeichen bestätigen, aufhören.

Braucht ein strafrechtliches Erstgespräch den Anklagesatz, oder ein familiäres die Papiere der Kinder, legen Sie das auf diese Art. Legen Sie es nicht auf jede Art, nur weil es gründlich klingt. Wer sechs Unterlagen bringen soll, die er nicht hat, sagt ab. Später lesen Sie das als Nichterscheinen.

Die Erinnerung vor dem Erstgespräch

Die Erinnerung nennt die Zeit, die Kanzlei, was mitzubringen ist, und wie man die Zeit ändert. In der Nachricht steht kein Rat, keine Zahl und kein Stand der Akte. Sätze wie „überlegen Sie, ob Sie sich vergleichen wollen“ oder „bringen Sie Geld mit“ haben darin nichts verloren.

Schreibt jemand auf die SMS zurück, ob er unterschreiben soll, ist das ein Rückruf für einen Anwalt. Richten Sie den Weg so ein, dass diese Antwort bei einem Menschen landet. Der Assistent führt auf der SMS kein zweites Gespräch.

Schalten Sie die Bestätigung im Moment der Buchung ein und die Erinnerung ein oder zwei Tage vorher, in der Sprache, in der das Telefonat gelaufen ist. Ein Erstgespräch, das nicht erscheint, ist eine Stunde, die ein Anwalt nicht zweimal vergeben kann. Deshalb die SMS zuerst, bevor Sie etwas anderes einrichten.

So richten Sie die Buchung ein

1. Die Nummer auf dem Briefbogen bleibt. Eine Weiterleitung beim Anbieter schickt weiter, was Sie nicht annehmen. Was jemand in der Kanzlei selbst annimmt, bleibt im Büro. Die Berechnung steht unter Preise.
2. Terminarten und echte Dauern. Erstgespräch, Aktentermin, Unterschrift, Besprechung — und alles, was er überhaupt nicht legen soll. Das ist der Schritt, den Kanzleien auf später schieben.
3. Welcher Anwalt welche Anrufgründe nimmt. Zivilrecht, Familienrecht, Strafrecht, Arbeitsrecht und die Gebiete, die Sie ablehnen. Ein abgelehntes Gebiet wird zu einem höflichen Abschluss, nicht zu einem Erstgespräch, das Sie am Donnerstag wieder absagen.
4. Sitzungstage und Schriftsatzmorgen in dem Kalender, den er liest. Liegt die Liste nur auf Papier neben der Tür, kann er sie nicht achten.
5. Das Aktenzeichen als Pflicht bei jeder Änderung oder Absage, die behauptet, ein bestehender Mandant zu sein.
6. Der Satz zum Honorar, wörtlich, früh im Erstgespräch: erst im Gespräch festgelegt.
7. Was gilt, wenn der Kalender nicht erreichbar ist: Rückruf aufnehmen, keine Uhrzeit zusagen.
8. SMS-Bestätigung und Erinnerung, in der Sprache des Gesprächs. Bestätigung in dem Moment, in dem der Eintrag liegt. Erinnerung ein oder zwei Tage vorher.

Klingeln zwei Anrufer zugleich, nimmt er beide an. Um die Morgenliste heißt das: Gespräche, kein Besetztzeichen, auch wenn im Saal noch verhandelt wird.

Die ersten fünfzig Einträge

Lesen Sie die ersten fünfzig Buchungen von Hand. Den Kalendereintrag, die Art, den Anwalt, die Dauer, ob darunter eine Verhandlung lag, ob bei einer Änderung ein Aktenzeichen genommen wurde. Sie suchen den Anwalt, der nur dienstags im Büro sitzt. Das Erstgespräch, das neunzig Minuten braucht statt der Stunde, die Sie eingetragen haben. Die Arbeitssache, die im Zivilkalender landet, weil niemand gesagt hat, wer Arbeitsrecht macht.

Hören Sie in diesen fünfzig auf das Honorar. Hat der Assistent eine Zahl genannt, liegt der Fehler in dem, was Sie hinterlegt haben. Hören Sie auch, ob er fast beraten hat, fast eine Akte gegenüber jemandem bestätigt hat, der das Zeichen nicht nannte, oder fast eine Verhandlung als frei gelesen hat.

Landet ein neues Mandat in einer Unterschriftsstunde, war die erste Frage zu grob. Landet eine Arbeitssache bei dem Anwalt, der nur Zivilrecht macht, hat niemand gesagt, wer Arbeitsrecht nimmt.

Danach eine Woche im Monat stichprobenartig. Strategiegespräche und alles, was schon auf einer Verhandlungsliste steht, bleiben Rückrufe, bis Sie einen Grund haben, das zu ändern. Der Assistent nimmt die Bitte gegen das Zeichen auf und gibt eine Notiz weiter, die ein Anwalt lesen kann.