Ersttermin und Folgetermin in der Physiotherapie
Kurzüberblick
- Ein Ersttermin, ein Folgetermin und eine Absage sind drei verschiedene Arbeiten. Sie teilen sich keine Lücke.
- Fragen Sie welche der drei es ist, bevor jemand eine Zeit nennt. Ein neuer Patient passt nicht in Marias dreißig Minuten.
- Ein Folgetermin bleibt bei derselben Therapeutin, wenn Sie so arbeiten. Dimitris sieht schon Maria.
- Er prüft den Kalender, den Sie schon nutzen, bevor er eine Zeit anbietet, trägt ein und schickt die SMS.
- Ein Papier vom Arzt und eine EOPYY-Zeit sind Buchungstatsachen. Sie sind kein Plan, den der Assistent aussprechen darf.
- Er bucht nur Zeit. Eis, Übungen, wie viele Sitzungen und ob sie trotzdem kommen sollen, darf er nicht beantworten.
Kurz gesagt
Beide Hände liegen am Patienten. Der Anrufer will einen Ersttermin, einen Folgetermin bei derselben Person oder eine Sitzung absagen. Das sind drei verschiedene Buchungen. Der Assistent fragt welche der drei es ist, prüft den Kalender bevor er eine Zeit nennt, und bietet nur eine Lücke an, die passt. Ein Folgetermin bleibt bei der Therapeutin, die Sie genannt haben. Ein Ersttermin kommt nicht in ein Dreißig-Minuten-Loch. Die Bestätigung geht per SMS in der Sprache des Gesprächs. Eis, wie viele Sitzungen sie brauchen oder ob sie trotzdem kommen sollen, sagt er nicht. Er bucht Zeit. Sie behandeln.
Das Wichtigste
- Schreiben Sie die erste Frage als Ersttermin, Folgetermin oder Absage. Bevor das feststeht, kommt nichts Brauchbares ins Buch.
- Setzen Sie die Dauer für den Ersttermin und die Dauer für den Folgetermin, die Sie wirklich nutzen. Lassen Sie ihn diese Lücken nicht mischen.
- Sagen Sie ihm, bei welcher Therapeutin ein Folgetermin bleibt, und wer einen Ersttermin nimmt, wenn diese Person voll ist.
- Markieren Sie den Raum und die Person, wenn zwei von Ihnen im selben Raum zu versetzten Stunden behandeln.
- Eine Absage muss in derselben Stunde zurück ins Buch, und nur angeboten werden, wenn die Dauer passt.
- Schreiben Sie einen Satz, der Behandlungsberatung verbietet. Bestätigen Sie per SMS im Moment der Buchung, in der Sprache des Gesprächs.
Was buchen in dieser Praxis heißt
Wer anruft und einen Ersttermin will, will eine Zeit, die im Buch steht, wenn er kommt, und die lang genug ist. Nicht eine freundliche Zusage. Nicht eine Notiz für den Abend. Eine Zeile in dem Kalender, den das Team schon nutzt.
Das Erste, was stimmen muss, ist welcher Anruf das ist. Ein Ersttermin, ein Folgetermin und eine Absage brauchen verschiedene Zeiten und gehören zu verschiedenen Leuten. Wer mit „Welche Uhrzeit hätten Sie gern?“ anfängt, setzt einen neuen Patienten in Marias Dreißig-Minuten-Lücke.
Der Assistent fragt, welche der drei es ist. Danach prüft er den Kalender, bietet nur eine Zeit an, die frei ist und passt, bucht sie, schickt die SMS und sagt die Absagefrist, die Sie schon nutzen.
Drei Arbeiten, die sich keine Lücke teilen
Ersttermin. Ein neuer Patient, oder jemand, den Sie als neu behandeln. Längere Zeit. Aufnahme. Oft ein Papier vom Arzt. Oft die Frage nach EOPYY oder einer Privatzeit. Der Assistent nimmt den Namen, fragt ob sie schon da waren, und schaut erst dann nach einer Lücke, die lang genug ist. Die Körperstelle ist eine Buchungstatsache — an wen sie geschickt wurden, ob Sie jemanden haben, der diese Art Ersttermin nimmt — keine Diagnose.
Folgetermin. Jemand, der schon im Buch steht. Kürzere Zeit. Dieselbe Therapeutin, wenn Sie so arbeiten. Der Assistent fragt, wen sie gewöhnlich sehen, und bietet die nächste Zeit dieser Person an. Einen Folgetermin behandelt er nicht als irgendwelche freien dreißig Minuten.
Absage. Eine Zeit, die gleich leer wird. Der Assistent nimmt welchen Termin, gibt ihn frei wenn sie in der Frist liegen, die Sie setzen, und kann diese Liege dem nächsten Anrufer anbieten — aber nur, wenn die Dauer passt. Ein abgesagter Folgetermin ist kein Loch, in das Sie einen Ersttermin werfen.
Kann der Anrufer nicht sagen, welche der drei es ist, fragt der Assistent noch einmal. Die kurze Zeit wählt er nicht, nur damit er hilfreich klingt.
Der Ersttermin ist kein Folgetermin mit längerem Hallo
Die Notizen brauchen Zeit. Die Person auf der Liege war noch nie da, deshalb ist nichts schon vorbereitet. Schreiben Sie die Dauer auf, die Sie wirklich nutzen. Der Assistent soll keine erfinden.
Was er fragen darf, weil Sie das am Empfang schon fragen: ob sie schon da waren; an wen sie geschickt wurden; ob sie ein Papier vom Arzt haben; Name und Telefon, und AMKA nur wenn Sie das gesagt haben, nur als Angabe für den Empfang; Privatzeit oder EOPYY-Zeit, wenn Sie beides fahren.
Was er nicht fragen darf, als wäre die Antwort ein Plan: wo genau es wehtut, damit er sieht was zu tun ist, wie schlimm der Schmerz auf einer Skala ist, was das MRT gesagt hat. Diese Fragen machen aus dem Gespräch eine Untersuchung. Die Physiotherapeutin untersucht. Der Assistent bucht.
Ist die einzige Abendlücke dreißig Minuten, ist das kein Ersttermin. Der Assistent sagt, was er hat, das passt, oder er nimmt einen Rückruf.
Ein Trainer, der für einen Spieler anruft, ist trotzdem ein Ersttermin, solange dieser Spieler nicht schon in Ihrem Buch steht.
Folgetermine und dieselben Hände
Maria behandelt seit vier Wochen die Schulter von Dimitris. Die nächste Sitzung gehört auf Marias Stunden. Sie bei wem auch immer mit einem Loch um sechs zu buchen ist ein anderer Termin, und Dimitris sagt das, wenn er ankommt.
Schreiben Sie es so auf, wie Sie es einer neuen Kraft am Empfang sagen würden: wer da ist, welche Folgetermine bei wem bleiben, wer einen Ersttermin nimmt wenn diese Person voll ist, wer donnerstags frei hat.
Eine Serie ist kein Plan, den der Assistent erfindet. Haben Sie schon sechs Folgetermine gelegt, kann der Assistent einen verschieben, einen absagen oder den nächsten dazulegen, wenn Sie das erlauben. Dass sie zehn Sitzungen brauchen, weil jemand gefragt hat wie lange das dauert, darf er nicht sagen.
Behandeln zwei Leute im selben Raum zu versetzten Stunden, markieren Sie den Raum und die Person. Ein Folgetermin bei Maria um sechs kann nicht auf der Liege sitzen, die Nikos noch bis zehn nach hat.
Eine Überweisung ist ein Papier zum Mitbringen
Viele Ersttermine kommen mit einem Papier vom Orthopäden. Viele fragen, ob Sie EOPYY nehmen. Beides sind Buchungstatsachen. Keines ist eine Diagnose, die der Assistent aussprechen darf.
Er kann fragen, ob sie ein Papier vom Arzt haben, und privat oder EOPYY, wenn Sie die als verschiedene Bücher markiert haben. Die Überweisung darf er nicht vorlesen, und er darf nicht sagen, die Kasse übernehme acht Sitzungen.
Wer kein Papier hat und EOPYY will, ist an diesem Telefon kein klinisches Problem. Es ist eine Buchungsregel. Sie schreiben auf, was der Assistent sagen soll.
Fragen, die er nicht beantworten darf
„Soll ich bis ich komme kühlen?“ „Welche Übungen kann ich übers Wochenende machen?“ „Wie viele Sitzungen brauche ich?“ „Heute tut es mehr weh — soll ich trotzdem kommen?“
Der Assistent beantwortet keine davon. Er bucht Zeit. Ein höflicher Satz, der mit „normalerweise wir…“ anfängt, ist immer noch Beratung.
Beschreiben sie den Schmerz ausführlich, schreiben Sie das in ihren Worten auf und hören Sie auf. Machen Sie aus der Beschreibung keinen Grund, früher, später oder gar nicht zu buchen. Ob es eilt, entscheiden Sie.
Die SMS, sobald die Zeit im Buch steht
Die Bestätigung geht raus, in dem Moment, in dem die Zeile steht. In der Sprache des Gesprächs. Über 70 Sprachen. Art, Person, Zeit, die Absagefrist.
Kein Buch, keine SMS. Lesen Sie die ersten dreißig Buchungen von Hand. Dort liegt die Art, die niemand genannt hat: ein Ersttermin in dreißig Minuten, ein Folgetermin bei wem gerade frei ist, eine Sitzungszahl.
Was Sie zuerst hinterlegen
Die drei Anrufarten und die zwei Dauern. Wer einen Ersttermin nimmt, bei wem ein Folgetermin bleibt, ob EOPYY und privat auf verschiedenen Büchern sitzen.
Die Sätze, die er wiederholen darf — das Papier mitbringen, früher da sein, in der Seitenstraße parken — und keinen Satz über Eis, Übungen oder wie viele Sitzungen. Einen Satz, der Behandlungsberatung verbietet.
Dann eine Verschiebung mit einem Namen, der schon im Buch steht. Dann die SMS. Dann die ersten dreißig Buchungen.
Die Preise für den Dienst stehen unter Preise. Hier stehen sie nicht noch einmal.
KI-Empfang, eigenes Personal oder Callcenter
| CITT | Im Haus | Callcenter | |
|---|---|---|---|
| Schaut ins Buch, bevor er eine Zeit nennt | Ja — derselbe Kalender wie Ihr Team | Ja | Nimmt oft nur eine Nachricht auf |
| Fragt zuerst Ersttermin, Folgetermin oder Absage | Ja — bevor eine Zeit gesucht wird | Ja | Springt oft zur Uhrzeit |
| Dauer Ersttermin gegen Dauer Folgetermin | Bietet nur eine Lücke an, die passt | Ja — sie kennen das Buch | Nimmt eine pauschale Kartenzeit |
| Dieselbe Therapeutin beim Folgetermin | Hält die Person, die Sie genannt haben | Ja, wenn sie sich erinnert | Bucht wer frei ist |
| Absage, dann die Liege anbieten | Gibt die Zeit frei und bietet sie an | Wenn jemand umbuchen kann | Nimmt eine Nachricht auf |
| SMS nach der Buchung | Sofort, in der Sprache des Gesprächs | Wenn jemand daran denkt | Manchmal |
| Eis, Übungen, Sitzungszahl | Sagt nichts davon | Kann den Patienten untersuchen | Liest ein Skript vor |
Was vermischte Dauern an einem Abend kosten
Gerechnet mit diesen Annahmen — ändern Sie eine, ändert sich das Ergebnis:
- Eine Liege, Abende 17:00–20:00. Drei Folgetermine à dreißig Minuten, ein Ersttermin braucht die längere Zeit, die Sie setzen.
- Dieses Beispiel nimmt an, dass 1 Ersttermin in eine Folgetermin-Lücke gesetzt wird, weil niemand die Dauern getrennt hat.
- Der Abend gerät in Verzug. Der nächste Folgetermin wartet auf dem Flur, oder der Ersttermin wird abgebrochen.
- Ein verlorener Folgetermin bringt der Praxis in diesem Beispiel etwa 35 € — setzen Sie Ihre Zahl ein.
- 1 falsch gesetzter Ersttermin verschiebt oder verliert den nächsten Folgetermin.
- 1 × 35 € = 35 € an diesem Abend, bevor der verärgerte Folgetermin zählt, der woanders hingeht.
- Nur die Abende, über 46 Wochen, wenn auch nur jeder zweite so endet.
Die Zahl hängt an Ihren Dauern. Setzen Sie Ihre eigenen Minuten ein, bevor Sie der Rechnung glauben.
Was es kostet
CITT ist nutzungsbasiert: keine Pakete, kein Minimum, kein Vertrag. Die aktuellen Sätze — Monatsgebühr je Nummer und der Minutenpreis — stehen im Preisblock der Startseite — dort und nur dort stehen sie.
Häufige Fragen
Kann er dieselbe Zeit zweimal vergeben?
Er liest denselben Kalender wie Ihr Team und prüft die Stunde, bevor er sie anbietet. Eine schon belegte Zeit wird nie genannt. Ist das Buch in dem Moment nicht zu erreichen, rät er nicht. Ein Termin, den die Praxis nicht kennt, ist schlimmer als keiner: jemand glaubt daran und erscheint.
Setzt er einen Ersttermin in eine Folgetermin-Lücke?
Nicht, wenn Sie die zwei Dauern aufgeschrieben haben. Ein Ersttermin ist die längere Zeit, die Sie setzen. Ein Folgetermin ist die kürzere. Kann der Kalender die längere Strecke nicht bestätigen, nimmt er einen Rückruf auf, statt einen neuen Patienten in die nächsten dreißig Minuten zu quetschen.
Können Folgetermine bei derselben Therapeutin bleiben?
Ja, sobald Sie das sagen. Behandelt Maria seit vier Wochen die Schulter von Dimitris, gehört die nächste Sitzung ihr. Der Assistent fragt, wen sie gewöhnlich sehen, und bietet die nächste Zeit dieser Person an. Einen Tausch erfindet er nicht, nur damit die Antwort hilfreich klingt.
Was ist mit einer Überweisung vom Arzt oder EOPYY?
Er kann fragen, ob sie ein Papier vom Arzt dabeihaben, und ob sie eine Privatzeit oder eine EOPYY-Zeit wollen, wenn Sie die als verschiedene Bücher markiert haben. Die Überweisung liest er nicht als Plan, er sagt nicht, wie viele Sitzungen die Kasse übernimmt, und er entscheidet keine Berechtigung.
Wer schickt die Bestätigung?
Der Assistent, per SMS, in der Sprache des Gesprächs, in dem Moment, in dem die Zeit im Buch steht. Kein Buch, keine SMS. Die Absagefrist geht in derselben Nachricht mit, wenn Sie das aufgeschrieben haben.
Kann er sagen, wie viele Sitzungen sie brauchen?
Nein. Wie lange es dauert, ist ein klinischer Satz. Der gehört nicht auf dieses Telefon. Eine Serie, die Sie schon gelegt haben, kann er verschieben, absagen oder den nächsten Termin dazulegen, wenn Sie das erlauben. Eine Zahl erfindet er nicht.
