Mandanten erinnern, ohne zu beraten

Was hier angerufen wird

Donnerstag steht die Verhandlung. Die unterschriebene Vollmacht liegt nicht in der Akte. Um halb zehn sitzen beide Anwälte im Saal. Die Sekretärin ist mit einer anderen Akte beim Gericht. Frau Christou muss noch angerufen werden. Niemand in der Kanzlei geht ans Telefon.

Der Assistent ruft an, wenn Sie ihn auf eine Liste setzen. Nicht früher. Er sucht keine neuen Mandate. Er erinnert an das, was schon gelegt ist: das Erstgespräch von morgen, die Verhandlung am Donnerstag, die Vollmacht, die immer noch fehlt.

Drei Gründe gehören auf diese Liste. Andere Gründe gehören an ein Telefon, das ein Anwalt selbst in die Hand nimmt.

Die Terminerinnerung. Tag, Uhrzeit, Ort, was mitzubringen ist, und wie man absagt, wenn man nicht kommen kann. Keine Vorschau, was auf der Verhandlungsliste steht. Kein „das wird schon gehen“. Keine Schätzung, wie lange sie im Saal sitzen.

Die Bestätigung des Erstgesprächs. Am Vortag. Und ein zweiter Anruf, wenn sie nicht erschienen sind. Eine neue Zeit nur, wenn im Kalender eine frei ist. Was das Gespräch kostet, sagt er nicht. Das Honorar wird erst im Gespräch festgelegt. Er hängt keine Zahl an, damit jemand doch erscheint.

Das fehlende Dokument. Welches Papier, welche Akte, ob es abgeschickt wurde, und das Angebot, ein Problem für den Anwalt aufzuschreiben. Vollmacht, Ausweis, die zugestellten Papiere, ein unterschriebenes Mandat. Was das Dokument bewirkt, erklärt er nicht.

Alles andere ruft der Anwalt selbst an. Ob die Gegenseite vergleichen will. Ob das Mandat noch besteht. Ob ein Zeuge Zeit hat. Die gegnerische Vertretung, ein Sachverständiger, die Geschäftsstelle — das kommt nicht auf diese Liste.

Wo diese Anrufe schiefgehen

Der erste Fehler ist die falsche Nummer.

In der Tabelle stehen oft mehrere Nummern zu einer Akte: der Mandant, ein Angehöriger, der einmal rangegegangen ist, die Gegenseite, ihre Vertretung. Wählt der Assistent die falsche, spricht er über Akte 2024-118 mit jemandem, der das nicht hören darf. Deshalb öffnet jeder Anruf mit Name und Aktenzeichen. Deshalb hört er auf, wenn die Person, die rangeht, beides nicht erkennt. Ohne Name und Aktenzeichen wissen Sie nicht, mit wem Sie sprechen.

Der zweite Fehler ist die Erinnerung, die zur Beratung wird.

Mandanten fragen. Sie fragen in genau diesem Anruf, weil endlich jemand von der Kanzlei anruft. Oft kommt: „Soll ich die zweite Seite unterschreiben?“ Antwortet der Assistent, hat er beraten — ohne Anwalt, ohne Zeiteintrag, ohne Auftrag. Schreibt er die Frage auf und beendet den Grund, für den er angerufen hat, hat er die Arbeit erledigt.

Der dritte Fehler ist eine Uhrzeit aus einem alten Ausdruck.

Verhandlungen verschieben sich. Erstgespräche auch. In der Tabelle von Freitag steht Donnerstag um 9 Uhr. Im Kalender steht inzwischen Freitag. Wer trotzdem Donnerstag bestätigt, holt den Mandanten am falschen Morgen ins Büro. Der Mandant steht dann vor der Tür, und niemand erwartet ihn. Bevor der Assistent eine Uhrzeit spricht, schaut er in denselben Kalender, aus dem die Anwälte arbeiten. Genau wie beim Legen eines Erstgesprächs.

Der vierte Fehler ist eine Zahl in der Erinnerung.

„Nicht vergessen, das Erstgespräch kostet…“ — so landet eine Zahl im Anruf, die niemand nennen wollte. Das Honorar wird erst im Gespräch festgelegt. Wollen sie ohne Zahl nicht kommen, schreibt er einen Rückruf auf. Die Erinnerung beendet er nicht, indem er eine Zahl erfindet.

Die Regel, der er folgen muss

Ein Grund pro Anruf. Name und Aktenzeichen zuerst. Aufhören, wenn beides nicht passt. In den Kalender schauen, bevor eine Uhrzeit gesprochen wird. Fragen aufschreiben, nicht beantworten. Keine Nummer wählen, die nicht die des Mandanten ist.

Zivilrecht, Familienrecht, Strafrecht und Arbeitsrecht dürfen als Etikett auf der Liste stehen, damit der richtige Anwalt den Rückruf bekommt, wenn einer nötig ist. Es sind keine Themen für dieses Gespräch. Ein fehlendes Papier zu einer Familienakte wird kein Gespräch über die Kinder. Eine Terminerinnerung zu einer Strafakte wird kein Gespräch darüber, was man vor Gericht sagen soll.

Sagt der Mandant mitten in der Erinnerung, ihm sei etwas Neues zugestellt worden oder jemand sitze auf einer Wache, ist der ausgehende Grund vorbei. Der Assistent holt Name und Nummer und stellt zu einem Anwalt durch. Er beendet nicht zuerst die Frage nach der Vollmacht.

Was Sie zuerst einrichten

1. Die Form der Liste. Aktenzeichen, Name des Mandanten, Nummer, warum der Anruf, welcher Anwalt den Rückruf bekommt. Keine zweite Nummer „nur für alle Fälle“, es sei denn, auch diese Nummer gehört dem Mandanten und Sie haben das gesagt.
2. Wer nicht draufkommt. Prozessgegner, gegnerische Vertretung, Zeugen, Journalisten, und jede Nummer, die aus einem Schriftsatz stammt statt aus Ihrem eigenen Mandat. Einen Zeugen ruft ein Anwalt selbst an.
3. Die drei Gründe, in Sätzen, die bei der Uhrzeit und beim Papier bleiben.
4. Der Blick in den Kalender bei jedem Anruf, der eine Uhrzeit spricht.
5. Aufhören und aufschreiben, wenn der Mandant fragt, was er tun soll, wie er unterschreiben soll, wie die Verhandlung wird oder was es kostet.
6. Der Satz zum Honorar, auch in der Erinnerung an ein Erstgespräch, damit eine Pause nicht mit einer Zahl gefüllt wird.

Dann eine kurze Liste. Zehn Terminerinnerungen. Zehn fehlende Papiere. Fünf Bestätigungen von Erstgesprächen. Lesen Sie jedes Transkript, bevor Sie die Liste verlängern. Sie lesen nicht, ob er freundlich klingt. Sie lesen, ob er eine Frage beantwortet hat, die ein Anwalt hätte beantworten müssen. Ob er eine Uhrzeit gesagt hat, die so nicht mehr im Kalender steht. Ob er mit jemandem gesprochen hat, der das Aktenzeichen nicht erkannt hat.

So klingt ein guter Anruf

So soll der Anruf laufen. Der Assistent nennt die Kanzlei, den Mandanten und das Aktenzeichen. Er sagt, dass die Vollmacht fehlt. Die Frage zum Unterschreiben lehnt er ab. Er schreibt sie für einen Anwalt auf. Er geht die zweite Seite nicht mit ihr durch, auch nicht „nur kurz“, damit es schneller geht.

Eine Terminerinnerung ist noch kürzer. Wer spricht, welches Aktenzeichen, wann, wo, was mitzubringen ist, und wie man absagt. Können sie nicht kommen, legt er das einem Menschen hin. Ob der Termin trotzdem stattfindet, sagt ein Anwalt.

Hat jemand das Erstgespräch verpasst, bietet er nur Zeiten an, die im Kalender gerade frei sind. Er senkt keine Zahl. Er erklärt nicht, was im Gespräch passiert, über das Mitbringen hinaus.

Geht niemand ran, hinterlässt er die Nachricht, die Sie hinterlegt haben — Kanzlei, Aktenzeichen, Grund, eine Nummer zurück — oder er schickt die SMS und hört auf. Er hinterlässt keine zweite, längere Nachricht, die anfängt, die Akte zu beschreiben.

Was ein Mensch selbst anruft

Alles, wozu jemand entscheiden muss, ob überhaupt angerufen wird. Ein Mandant, der bei der Rechnung still geworden ist. Ein Mandant, der sich mit dem Anwalt überworfen hat. Eine Familiensache, bei der ein Angehöriger rangehen könnte. Eine Strafsache, bei der die Nummer in der Akte vielleicht nicht nur dem Mandanten gehört.

Alles, was nicht Ihr Mandant ist. Dazu gehört das private Mobiltelefon eines Geschäftsführers, wenn der Mandant die Gesellschaft ist und niemand gesagt hat, dieses Mobil zu nutzen. Dazu gehört ein Ehepartner auf einer Akte, die kein gemeinsames Mandat ist.

Alles, was ein Angebot, eine Drohung oder eine Frist aus einem Verjährungsdatum ist. „Wir sehen uns am Donnerstag, wenn wir nichts hören“ sagt ein Anwalt, in einem Anruf, den er selbst führt und den er in der Akte vermerkt. Das steht nicht auf dieser Liste.

Wenn der Anwalt selbst anruft und niemand rangeht, nimmt der Assistent den Rückruf entgegen und schreibt auf, was der Mandant gesagt hat. Das ist ein eingehender Anruf. Dafür machen Sie die ausgehende Liste nicht weiter.

Die Aufnahme bleibt an

Manche Kanzleien zögern bei diesen Anrufen, weil das Gespräch über die Akte gehen könnte und sie davon keine Aufnahme wollen. Die Antwort ist nicht, das Transkript auszuschalten. Die Antwort ist, den Grund so eng zu halten, dass das nicht passiert — und wenn es anfängt, aufzuhören.

Eine Terminerinnerung, die nur Tag und Ort bestätigt, ist keine Beratung. Ein Anruf, der nur fragt, ob die Vollmacht abgeschickt wurde, ist keine Beratung. In dem Moment, in dem der Mandant sagt „soll ich die zweite Seite unterschreiben?“, ist der Grund vorbei. Das Transkript dieser Absage brauchen Sie. Es zeigt einem Anwalt, was gefragt wurde, in den Worten des Mandanten, ohne dass der Assistent geantwortet hat.

Schalten Sie die Aufnahme nicht aus, „weil das heikel ist“. Gerade dann wollen Sie schriftlich haben, was nicht gesagt wurde. Ist eine Akte zu heikel, um überhaupt anzurufen — eine Familiensache, bei der ein Angehöriger rangehen könnte, eine Strafsache, bei der die Nummer vielleicht nicht privat ist —, gehört sie nicht auf die Liste. Das entscheidet ein Mensch, bevor die Liste rausgeht. Mitten im Anruf stellt das niemand um.

Was die Erinnerung an die Verhandlung sagen darf

Tag, Uhrzeit, Gebäude, und wenn Sie es hinterlegt haben, das Zimmer. Was mitzubringen ist: Ausweis, die Papiere, die der Mandant schon hat, was Sie sonst auf die Liste geschrieben haben. Wie man absagt, wenn man nicht kommen kann.

Mehr nicht.

Er sagt nicht, die Gegenseite werde da sein. Er sagt nicht, der Termin werde kurz. Er sagt nicht, man solle früher kommen, um die Strategie zu besprechen. Fragt der Mandant „Muss ich erscheinen?“ oder „Was passiert, wenn ich nicht komme?“, schreibt der Assistent die Frage auf und hört auf. Ob jemand erscheinen muss, sagt der Anwalt.

Geht niemand ran, bleibt die Nachricht genauso eng. Kanzlei, Aktenzeichen, dass es um die Uhrzeit geht, eine Nummer zurück. Nicht das Rechtsgebiet. Nicht den Namen der Gegenseite. Nicht „wegen Ihrer Strafsache“. Wer später das Band abhört, soll nicht mehr erfahren als der Mandant am Telefon gehört hätte.

Ist der Mandant eine Gesellschaft, steht in der Akte oft mehr als eine Nummer: das Mobil des Geschäftsführers, die Rechtsabteilung, manchmal die gegnerische Vertretung aus dem letzten Schriftsatz. Auf die Liste kommt nur die Nummer, die Sie als Kontakt des Mandanten gekennzeichnet haben. Das private Mobil nur, wenn jemand in der Kanzlei gesagt hat, dieses Mobil zu nutzen.

Sagt der Mandant in der Erinnerung, die Frist laufe, zählt der Assistent keine Tage. Er schreibt den Satz auf und legt ihn einem Anwalt hin. Ein Verjährungsdatum rechnet er nicht aus.

Was nach dem Anruf in der Akte liegt

Sie sehen hinterher das Transkript, eine kurze Zusammenfassung, das Aktenzeichen, den Grund, und was herausgekommen ist: die Vollmacht kommt heute, der Mandant war nicht zu erreichen, er hat eine Frage zur zweiten Seite, ein Anwalt muss zurückrufen. Das können Sie in die Software schieben, die die Kanzlei schon nutzt.

Was Sie nicht sehen, ist eine Inhaltsangabe der Sache. Der Assistent hat die Akte nicht nacherzählt. Hat der Mandant trotzdem angefangen, die Sache zu schildern, steht das im Transkript in seinen Worten. Der Assistent hat darauf nicht geantwortet.

Lesen Sie das in der ersten Woche an jedem Anruf. Später reicht eine Stichprobe. Sie suchen den Moment, in dem er fast beraten, fast eine Zahl genannt oder fast mit jemandem gesprochen hat, der das Aktenzeichen nicht hatte.

Zuerst die SMS, dann der Anruf

Die erste Erinnerung an Tag und Uhrzeit schicken Sie per SMS. Sie stört weniger, und niemand gerät ins Reden. Der Anruf kommt, wenn das Dokument immer noch nicht da ist, wenn das Erstgespräch niemand bestätigt hat, oder wenn die SMS nicht angekommen ist.

Schicken Sie nicht in derselben Minute eine SMS und einen Anruf mit verschiedenen Uhrzeiten. Beide nehmen die Zeit aus dem Kalender. Würden Sie beim Legen eines Termins keine Zeit anbieten, die dort nicht steht, bestätigen Sie ausgehend auch keine.

Unter Preise steht, wie Anrufe berechnet werden. Wen Sie anrufen und was in diesem Gespräch gesagt werden darf, richten Sie vorher ein: die Liste, die drei Gründe, der Satz zum Honorar, und wann er aufhört.