Belege holen, bevor die USt raus muss

Was der Assistent ausgehend wirklich tut

Zwei Tage vor der USt-Voranmeldung liegt der Ordner von Nereus Shipping noch ohne März-Rechnungen auf dem Schreibtisch. Beide Steuerberater haben die Belege vor sich. Niemand hat eine Hand frei, den Geschäftsführer anzurufen.

Der Assistent wählt die Nummer, die auf dem Mandat steht. Er nennt die Kanzlei, sagt Firmenbücher, fragt, ob jemand von der Firma am Apparat ist, und dann nur das: die März-Rechnungen fehlen, können Sie die vor Mittwoch schicken.

Das ist ausgehend in der Steuerberatung. Keine zweite Meinung zur Erklärung. Kein Gang durch das Formular. Eine Liste, die Sie ihm geben, und ein Zweck, den er zu Ende führt, ohne ein Feld zu füllen.

Drei Zwecke gehören auf diese Liste.

Unterlagen vor der Frist. Ein benannter Ordner, ein benanntes Buch, ein Ja oder Nein, ob er abgeschickt wurde. März-Rechnungen, Lohnänderungen, E1-Unterlagen, Gründungsdokumente. Was diese Papiere bedeuten, geht er nicht durch.

Erinnerung an Abgabe und Besprechung. Zeit, Ort, was für diese Art mitzubringen ist, und wie man absagt. Keine Vorschau dessen, was jemand schuldet. Kein „das wird schon gehen“.

Nachfassen einer neuen Anfrage. Jemand hat letzte Woche zu Lohn, E1 oder Gründung angerufen und nie einen Termin genommen. Eine Zeit nur, wenn der Kalender eine hat. Alles, das nach einer Auskunft klingt, bleibt ein Rückruf. Der Assistent nennt keine Zahl, nur damit jemand endlich einen Termin nimmt.

Alles andere wählt ein Steuerberater selbst. Ob ein Beleg zählt, eine Schätzung, eine Gesellschaftsform, ein Gang durch Taxisnet — das kommt nicht auf diese Liste.

Warum in der Fristwoche niemand anrufen kann

In der Woche, in der die USt raus muss, kommen die eingehenden Anrufe im Stoß. Genau dann fehlen auch die Belege, ohne die die Voranmeldung nicht rausgeht. Dieselben Hände sollen rangehen und zurückrufen. Sie tun weder das eine noch das andere zu Ende.

Eine zweite Nummer, an die auch niemand rangeht, holt die Rechnungen nicht. Der Mandant hört nichts und schickt nichts. Am Mittwoch liegt derselbe Ordner noch da.

Die Anrufe, die Sie führen müssten, verteilen sich nicht über den Monat. Sie kommen Dienstag und Mittwoch, vor derselben Frist. Ein ruhiger Mittwoch im Februar ist deshalb keine Probe. Die Probe ist die USt-Woche, der Stoß der E1-Unterlagen im Frühjahr, ein Lohnfreitag im Dezember.

Bestehende Mandanten warten oft, wenn die Buchhaltung schon im Haus ist. Die Frist wartet nicht. Eine Voranmeldung ohne Rechnungen ist eine Stunde, die Sie später noch einmal öffnen. Wenn niemand erinnert, sieht es hinterher aus, als habe der Mandant nicht geliefert. Oft hat ihn nur niemand gefragt.

Anliegen und Auskunft kommen oft im selben Satz zurück. „Ich schicke die Rechnungen, und gehört der Sprit dazu?“ Der Assistent darf die erste Hälfte aufschreiben. Die zweite ist ein Rückruf.

Die falsche Nummer, das falsche Buch

Der Fehler, den nur diese Liste kennt, ist nicht ein verpasster Anruf. Es ist der richtige Zweck auf der falschen Nummer.

Das Mandat ist die Firma. Auf dem Brief steht die Firmennummer. In der Akte steht zusätzlich das private Mobil des Geschäftsführers, „weil er nie ans Firmentelefon geht“. Wer diese Mobilnummer wählt, spricht mit einem Privatmenschen über Firmenbücher. Der Ehepartner kann rangehen, ein Kind, jemand, der von der USt dieser Firma nichts wissen soll.

Ein privates E1. Die Nummer in der Kontaktspalte gehört dem Kollegen, der einmal die Unterlagen vorbeigebracht hat. Wer dort anruft und das E1 nennt, hat einem Dritten die privaten Bücher genannt.

Ein Lohnmandat. Der Ehepartner geht ans Privattelefon und hört, dass die Kanzlei die Lohnänderungen noch nicht hat. Das ist kein Empfang. Das ist die falsche Person über das falsche Buch.

Deshalb beginnt jeder ausgehende Anruf mit drei Dingen, bevor er den Zweck nennt: Kanzleiname, Privat oder Firma, Name auf den Büchern. Erkennt die Person das nicht, hört der Assistent auf. Er erklärt die Akte nicht weiter.

Setzen Sie ein privates Mobil nicht auf eine Firmenliste, außer diese Nummer steht auf dem Mandat und Sie haben das gesagt. Setzen Sie keinen Ehepartner auf ein E1, das kein gemeinsames Mandat ist. Setzen Sie keinen früheren Buchhalter darauf und keine Nummer, die von einem weitergeleiteten Schreiben kam statt aus Ihrer Akte.

Eine Liste, die Sie nicht gelesen haben, wählt der Assistent trotzdem. Er ist höflich zu dem, der rangeht. Die Nummer prüft er nicht.

E1, Lohn, Gründung — anrufen, nicht entscheiden

Schreiben Sie ihm diese drei als Etiketten auf der Liste, damit der richtige Steuerberater den Rückruf bekommt, wenn einer nötig ist. Zu Ende führen darf er sie nicht.

E1. Das Anliegen ist: die Unterlagen fehlen noch, von Ihnen als Privatperson. Er fragt, ob die Papiere da sind und ob sie sie schicken können. Keine ausländischen Einkünfte durchgehen, keine Angehörigen, kein Blick aufs Vorjahr. „Was setze ich ins E1?“ ist die Frage, an der er stoppt. Er nennt das Thema, damit der Rückruf nützlich ist. Das Feld füllt er nicht.

Lohn. Das Anliegen ist: die Firma, die Änderungen, der Startmonat, den Sie auf die Liste gesetzt haben. Keine Abzüge durchgehen, keine Überstunden, keine geldwerten Vorteile. „Wir haben die Lohnänderungen noch nicht“ schreibt er auf. „Wenn ich den Bonus diese Woche zahle, was geht ab?“ ist eine Steuerfrage. Der Zweck endet.

Firmengründung. Das Anliegen ist: sie haben nach einer Gründung gefragt und nie einen Termin genommen. Name, Nummer, bevorzugte Sprache, ob schon Unterlagen da sind, und eine Zeit, wenn der Kalender eine hat. Keine Rechtsform vorschlagen, keinen Sitz, keine Strategie zur USt-Anmeldung. „Ich will eine Gesellschaft gründen“ bleibt das Anliegen. „Soll es eine IKE oder etwas anderes sein?“ ist eine Steuerfrage. Derselbe Anrufer, zwei Dinge. Nur das erste wird am Telefon zu Ende geführt.

Alles andere — EFKA, Taxisnet-Zugang, ein gesperrtes AADE-Konto, ein Schreiben der Behörde, das der Mandant nicht lesen kann — kommt auf die Rückrufliste, sobald es im Gespräch auftaucht. Der Assistent erklärt das Schreiben nicht. Er schreibt auf, dass eines da ist, und von wem.

Wenn der Mandant eine Steuerfrage stellt

Mandanten fragen. Sie fragen auf dem ausgehenden Anruf, weil sie die Kanzlei dann endlich am Apparat haben.

„Gehört der Sprit dazu?“ und „was wird die USt?“ sind der Moment. Ein Assistent, der antwortet, hat eine Zahl oder ein Feld genannt, ohne dass ein Steuerberater die Belege gesehen hat. Ein Assistent, der die Frage festhält und den Zweck beendet, hat die Arbeit getan.

Die Formulierung ist dieselbe wie eingehend, und Sie weichen nicht davon ab: die Steuerberatung ruft zurück. Keine Spanne, kein „das wird schon gehen“, keine Vorjahreszahl von einem Bildschirm. Eine am Telefon gesagte Zahl ist eine Zahl, die jetzt von der Kanzlei kommt, und ein Assistent sieht die Bücher nicht.

Wollen sie die Unterlagen ohne Zahl nicht schicken, legt er die Notiz einem Menschen hin. Die Erinnerung schließt er nicht, indem er eine Zahl erfindet.

Dasselbe gilt, wenn der Mandant schon lange im Haus ist. „Kann ich das zurückholen?“ ist immer ein Rückruf. Eine Zahl aus einer geschlossenen Akte ist immer noch eine Zahl, die die Kanzlei geben würde.

Was noch heute auf ein Telefon gehört

Drei Dinge warten nicht, bis die ausgehende Liste durch ist.

Lohn morgen, und bei einem Mitarbeiter haben sich die Daten geändert. Eine Voranmeldung, die nicht rausgeht, weil Belege fehlen — und der Mandant sagt in dem Gespräch, er kommt nicht mehr an sein AADE-Konto. Ein Schreiben der Behörde, das er nicht versteht.

Sagt der Mandant das während der Erinnerung, endet der Zweck. Der Assistent verbindet oder lässt noch am selben Tag zurückrufen. In die Zusammenfassung am Abend gehören sie nicht. Bis Abend ist der Lauf weg, oder das Konto immer noch zu.

Er beendet die Erinnerung nicht zuerst „nur schnell“, und er führt niemanden durch das Portal. Er schreibt auf, was der Mandant gesagt hat, holt eine Nummer, unter der man ihn heute erreicht, und legt das einem Steuerberater hin.

Ein Schreiben liest er nicht vor. Er sagt nicht, es sei nichts Ernstes.

Der Kalender, bevor eine Uhrzeit fällt

Sperren verschieben sich. Abgaben verschieben sich. Ein ausgehender Anruf, der Donnerstag um neun bestätigt, weil die Tabelle das letzten Freitag gesagt hat, während der Kalender den ganzen Morgen jetzt als Abgabe führt, ist schlimmer als kein Anruf. Der Mandant kommt mit einem Ordner, und niemand kann ihn empfangen.

Der Assistent prüft den Kalender, bevor er eine Uhrzeit spricht. Eine Zeit, die nicht frei ist, nennt er nicht. Eine Lücke von zehn Minuten zwischen zwei Erklärungen ist keine Gründungsbesprechung. Sieht er das nicht, setzt er genau dort jemanden hin, den Sie nicht empfangen können.

Können sie zur Abgabe nicht kommen, ist das eine Kalenderfrage für einen Menschen, keine Verhandlung darüber, ob die Frist noch zählt. Fragt jemand, ob er nächste Woche statt jetzt abgeben kann, hält der Assistent die Frage fest. Ein Datum, das beruhigen soll, erfindet er nicht.

Welche Tage nur für die Abgabe da sind, tragen Sie ein. An denen bietet er keine Besprechung an, auch nicht ausgehend.

SMS zuerst, Stimme danach

Die erste Erinnerung geht per SMS. Sie ist leiser, und niemand kann in ihr eine Zahl nachschieben. In der SMS steht der Ordner, den Sie genannt haben, und was mitzubringen ist — nicht, was der Beleg bedeutet.

Die Stimme ist für den zweiten Versuch: den Unterlagen, die zwei Tage vor der Abgabe immer noch fehlen, und der neuen Anfrage, aus der die SMS keinen Termin gemacht hat.

Schicken Sie nicht in derselben Minute eine SMS mit einer Zeit und einen Anruf mit einer anderen. Es gilt, was im Kalender steht. Würden Sie eingehend keine Zeit nennen, die der Kalender nicht sieht, nennen Sie sie ausgehend auch nicht.

Geht niemand ran, hinterlässt der Assistent die Nachricht, die Sie hinterlegt haben — Kanzlei, Privat oder Firma, Zweck, eine Nummer zurück — oder er schickt die SMS und hört auf. Eine zweite, längere Nachricht, die anfängt, die Bücher zu beschreiben, hinterlässt er nicht.

Was nicht auf die Liste gehört

Alles, bei dem ein Mensch zuerst urteilen muss, ob man überhaupt anrufen soll. Ein Mandant, der bei den Honoraren still geworden ist. Ein Mandant, der sich mit der Kanzlei überworfen hat. Eine private Akte, bei der ein Angehöriger rangehen könnte. Eine Firmenakte, deren Nummer jetzt einem früheren Mitarbeiter gehören kann.

Alles, was nicht der Mandant auf dem Mandat ist. Dazu gehört das private Mobil eines Geschäftsführers, wenn der Mandant die Firma ist und Sie diese Mobilnummer nicht freigegeben haben. Dazu gehört ein Ehepartner auf einem E1, das kein gemeinsames Mandat ist.

Alles, was eine Auskunft ist. Schätzungen. „Das sollten Sie einbeziehen.“ Ein Fristende, aus einem Abgabedatum gerechnet, als habe sich das Datum verschoben. Ein Gang durch Taxisnet oder MyDATA. Diese Sätze gehören einem Steuerberater, in einem Anruf, den er selbst führt, nicht auf einen Stapel.

Ist eine Akte zu heikel, um anzurufen, gehört sie nicht auf die Liste. Das entscheiden Sie, bevor der Assistent wählt. Wenn er schon wählt, ändert er die Liste nicht mehr.

Die Fristwoche ist die Woche, in der Sie die Liste lockern wollen. Das ist die Woche, in der Sie es nicht dürfen. Niemand hat Zeit, das Transkript zu lesen, und genau dann will jemand „ihnen nur sagen, der Sprit gehört nicht dazu, damit wir abgeben können“. Geben Sie auf den Papieren ab, die Sie haben, oder legen Sie das einem Menschen hin. Lassen Sie den Assistenten die Erklärung nicht am Telefon zu Ende führen, nur weil im Zimmer Druck ist.

So richten Sie die Liste ein

1. Die Form der Liste. Privat oder Firma, Name des Mandanten, Nummer, Zweck, welcher Steuerberater den Rückruf bekommt. Keine zweite Nummer „nur für alle Fälle“, es sei denn, diese zweite Nummer steht ebenfalls auf dem Mandat und Sie haben das gesagt.
2. Was nicht darauf darf. Private Mobile auf Firmenlisten, Ehepartner auf privaten E1, für die sie nicht beauftragt sind, frühere Buchhalter, und jede Nummer, die von einem weitergeleiteten Schreiben kam statt aus Ihrer Akte.
3. Die drei Zwecke, so eng geschrieben, dass niemand eine Zahl unterbringen kann. Benannter Ordner. Ja oder Nein. Ein Problem festhalten. Stoppen.
4. Den Kalender prüfen, bevor eine Uhrzeit gesprochen wird. Eine Abgabe, die der Kalender nicht hat, wird nicht angeboten.
5. Die Formulierung, wörtlich, auch ausgehend: die Steuerberatung ruft zurück.
6. Die Liste noch am selben Tag — Lohn morgen, Voranmeldung hängt, AADE-Konto gesperrt — kurz, auf ein Telefon, sobald der Mandant das im Gespräch sagt.

Dann eine kurze Liste fahren. Zehn Erinnerungen an Unterlagen, zwei Tage vor einer Abgabe. Zehn Erinnerungen an Besprechungen. Fünf Nachfassen zu neuen Anfragen. Lesen Sie jedes Transkript, bevor Sie mehr darauflegen. Sie hören auf den Satz, der nicht zum Zweck gehörte: fast eine Zahl, fast ein Feld, fast Privat und Firma in einem Atemzug. Das sind die Fehler, die in diesem Beruf zählen, und sie sind in der ersten Woche sichtbar, wenn Sie das Protokoll lesen.

So klingt das Gespräch

So soll das Gespräch laufen. Die Absage kommt in derselben Minute, nicht nach einem hilfreichen Tipp. Der Geschäftsführer hat gefragt, ob der Sprit in die März-Rechnungen gehört, und was die USt ungefähr wird. Das sind zwei Steuerfragen. Der Assistent nennt das Thema, damit der Rückruf nützlich ist, und lehnt die Auskunft ab. Er hat zuerst nach der Firma gefragt, weil davon abhängt, wer zurückruft und wonach er fragt.

Für E1 und Gründung gilt dasselbe. Das Anliegen schreibt er auf. Die Steuerfrage gibt er ab. Ist der Anrufer schon Mandant, nennt er trotzdem keine Zahl.

Eine Erinnerung an eine Besprechung ist kürzer. Identität, Privat oder Firma, Zeit, Ort, was mitzubringen ist, ein Weg, wenn sie nicht kommen können. Können sie nicht, verschiebt das ein Mensch. Der Assistent verhandelt nicht, ob die Frist noch wartet.

Ein Nachfassen zu einer neuen Anfrage bietet nur Zeiten an, die der Kalender gerade hat. Es nennt keinen Preis, keine Zahl und erklärt nicht, wie ein E1 oder eine Gründung läuft, über das Mitbringen hinaus.

Er bleibt freundlich. Er füllt kein Feld, nur damit das Gespräch sich nach Hilfe anhört. Die Rechnungen kommen, oder die Notiz liegt auf dem Schreibtisch. Niemand hat am Telefon eine Zahl genannt, die kein Steuerberater gesehen hat.

Was Sie zuerst hinterlegen

1. Privat, Firma oder beides, und ob Sie diesen Monat neue Mandate annehmen. Eine Kanzlei, die für neue Arbeit geschlossen ist, sagt das schon beim Nachfassen, nicht nach einem eingetragenen Termin.
2. Die Frage Privat oder Firma, als Schritt, den er nicht überspringen darf, auch wenn Sie anrufen.
3. Die Formulierung, wörtlich: die Steuerberatung ruft zurück.
4. E1, Lohn und Gründung als Zwecke, mit der Unterlagenliste, die Sie wirklich mitgebracht haben wollen.
5. Welche Tage nur für die Abgabe da sind und nicht als Besprechung angeboten werden dürfen.
6. Die Liste noch am selben Tag — Lohn morgen, Voranmeldung hängt, AADE-Konto gesperrt.

Schalten Sie die SMS-Erinnerung ein, bevor Sie irgendetwas Kluges anschalten. Eine Unterlagenabgabe, die ohne Ordner ankommt, ist eine Stunde, die Sie nicht nutzen können. In der SMS steht, was mitzubringen ist.

Hören Sie dann die ersten fünfzig Transkripte. Sie hören auf den Moment, in dem er fast eine Zahl genannt, fast ein Feld gefüllt oder fast das private Mobil gewählt hat, das nicht auf dem Mandat steht.

Zählen Sie die Ordner, die zwei Tage vor der USt-Woche noch fehlen, und den Lohnfreitag extra. In der ersten Fristwoche muss er Privat und Firma getrennt halten — sonst landet eine Gründung in der Lücke für eine zehnminütige Abgabe. Die Formulierung „die Steuerberatung ruft zurück“ sagt er bei jeder Steuerfrage. Dann hat niemand am Telefon eine Zahl genannt, die ein Steuerberater nicht in den Belegen gesehen hat.

Unter Preise steht, wie Anrufe berechnet werden.