Salontermine buchen: zuerst die Leistung, dann die Zeit

Was Buchen im Salon heißt

Wer anruft, will eine Zeit. Nicht eine Notiz für Montag. Eine Zeit, an der sie sich setzen kann, und die noch stimmt, wenn sie da ist.

Der Assistent trägt den Termin ins selbe Buch ein, das das Team schon nutzt. Dann schickt er die SMS. Kann er die Zeit nicht prüfen, sagt er das und schreibt auf, dass jemand zurückruft. „Wahrscheinlich frei“ ist keine Antwort, mit der eine Kundin etwas anfangen kann.

Das Gespräch hat eine Reihenfolge. Zuerst die Leistung. Dann, sobald Farbe im Spiel ist, die Haarlänge. Dann erst schaut er, welche Zeit dazu passt. Wer die Reihenfolge umdreht, bucht den Nachmittag doppelt.

Samstags sehen Sie das zuerst. Die Coloristin trägt Handschuhe. Bei der Kundin zieht die Farbe ein. Niemand hat eine Hand frei, um im Buch zu blättern und die Länge nachzufragen. Genau dann wollen die meisten eine Zeit. Der Assistent hält die Reihenfolge, wenn niemand rangehen kann.

Wenn die Uhr zuerst kommt

„Wann passt es Ihnen?“ klingt höflich. Im Salon ist es die falsche erste Frage.

Schnitt und Föhnen, Farbe und Nägel sind nicht drei Namen für denselben Platz. Anna färbt. Melina schneidet und färbt. Maria macht die Nägel. Eine Gel-Auffüllung auf Annas Samstag ist eine Buchung, die niemand ausführen kann. Eine Balayage in einer Lücke fürs Föhnen verschiebt alles, was danach kommt.

Die Karte an der Wand hilft hier wenig. „Vollfärbung“ ist keine Dauer. Über die Schultern braucht mehr Zeit als ein Ansatz auf kurzem Haar. Eine Tönung auf blondiertem Haar und eine Korrektur auf alter Boxfarbe sind zwei verschiedene Termine. Fragt niemand nach der Länge, landet eine zweieinhalbstündige Farbe in 45 Minuten. Die nächste Kundin wartet. Die Coloristin arbeitet in die Pause.

Dasselbe gilt für den Schluss des Tages. Eine Lücke um 17:30 ist für einen Schnitt oft noch in Ordnung. Für eine Vollfärbung auf langem Haar nicht. Wenn Sie zumachen, ist die Einwirkzeit trotzdem nicht vorbei. Tragen Sie eine letzte Startzeit für Farbe ein, getrennt von der Schließung. Sonst bietet der Assistent an, was als Lücke dasteht, und Sie sitzen sonntags am Buch und schieben den Samstag zurecht.

Eine Empfangskraft merkt das, weil sie den Nachmittag schon einmal falsch gebucht hat. Der Assistent merkt es nur, wenn die Regel im Kalender steht.

Zuerst die Leistung, dann die Länge, dann die Zeit

Richten Sie ihn so ein, wie Sie eine neue Empfangskraft an ihrem ersten Samstag einweisen.

Schnitt und Föhnen. Kürzere Zeiten, oft beweglicher. Manche Salons nehmen das noch ohne Termin. Der Assistent kann diese Zeiten freier anbieten, sobald er weiß, wer schneidet und wer nur färbt.

Ein Trockenschnitt ist nicht dasselbe. Kurz, oft ohne Föhn, oft jemand, der zwanzig Minuten will. Gilt jede Schnittlücke als Schnitt und Föhnen, sitzt er zu lange, oder die nächste Farbe fängt zu früh an. Legen Sie den Trockenschnitt als eigene kurze Leistung an.

Farbe. Ansatz, Vollfärbung, Folien, Balayage, Tönung, Korrektur. Das ist im Buch nicht dasselbe, nur weil es am gleichen Becken ist. Der Assistent fragt, welche davon gemeint ist. Dann die Länge: schulterlang, über die Schulter oder rückenlang. Erst danach guckt er, welche Zeit wirklich passt.

Die Längenfrage gehört zu jeder Farbe, auch zur Tönung und zu den Folien. Ein Satz reicht. Wer die Frage überspringt, bucht den Nachmittag doppelt.

Weiß die Anruferin nicht, ob sie Folien oder eine Tönung will, fragt er nach. Weiß sie es immer noch nicht, nimmt er nicht die kurze Zeit, nur damit er irgendwas anbietet.

Nägel. Ein anderer Platz, oft eine andere Person, manchmal eine andere Absage. Eine Gel-Auffüllung gehört nicht auf den Samstag der Coloristin. Machen Sie Nägel im selben Raum, tragen Sie den Platz extra ein. Machen Sie keine Nägel, sagen Sie ihm das. Sonst nimmt er Buchungen an, die niemand ausführt, und bietet nicht an, was Sie tun.

Die Zeit kommt zuletzt. Er nennt nur, was im Kalender frei ist und zur Leistung passt. Zwei Angebote reichen. Ein drittes, wenn beide nicht gehen. Er erfindet keinen Platz zwischen zwei Einwirkzeiten, nur damit die Antwort ja lautet.

Wer die Arbeit macht

Anna färbt. Melina schneidet und färbt. Maria macht die Nägel. Zwei Coloristinnen sind nicht eine Person.

Legt er niemanden fest, merkt das samstags um zehn jemand zu spät. Anna hat frei, und Melina hat beide Hände in den Folien. Der Assistent darf nur die Person anbieten, die diese Leistung an diesem Tag wirklich macht.

Wechselnde Samstage, Schulungstage, die Coloristin, die keine Korrekturen macht, die Juniorin, die nur föhnt — das gehört ins Buch, nicht an einen Zettel an der Kasse. Arbeitet eine Stylistin nur den ersten und den dritten Samstag, muss der Assistent das sehen. Die Lücken der Juniorin dürfen nicht wie Farblücken aussehen.

Dasselbe gilt fürs Mittagessen. Eine Empfangskraft bietet 13:00 nicht an, wenn Anna dann isst. Fehlt die Pause im Kalender, fängt eine Farbe auf langem Haar genau dann an, wenn die Coloristin den Raum verlassen sollte. Das Föhnen um 15:00 beginnt um 16:10.

Verschieben ist eine Änderung

Eleni hat Samstag um zwei Farbe bei Anna. Sie will auf Donnerstag. Das ist nicht absagen und neu buchen. Das ist eine Änderung.

Der Assistent sucht den Termin, gibt den Samstag frei und setzt den Donnerstag. In einem Zug. Macht man zwei Schritte daraus, steht der Samstag noch im Buch, während er den Donnerstag sucht. Ist der Donnerstag zu, sagt er ihr, nichts sei frei — und der Samstag, den sie gerade abgeben wollte, ist auch weg.

Prüfen Sie das mit einem echten Namen, bevor er ins Buch schreiben darf. Genau an dieser Stelle stellen viele den Assistenten wieder ab.

Sonntag haben die meisten Salons zu. Sagt sie Sonntag, sagt er das. Er legt die Farbe nicht auf einen Tag, an dem niemand da ist.

Will sie nur die Uhrzeit am selben Tag tauschen, gilt dieselbe Regel. Alter Termin weg, neuer Termin hin. Die Leistung und die Länge bleiben, es sei denn, sie will plötzlich etwas anderes. Dann fängt das Gespräch wieder bei der Leistung an.

Eine Verschiebung in der Vier-Stunden-Frist ist immer noch eine Verschiebung. Der alte Platz wird frei. Der Assistent kann ihn der nächsten Anruferin anbieten, noch am selben Vormittag.

Absagen mit vier Stunden

Wer um zehn die Farbe um zwei absagt, liegt bei den meisten Salons noch in der Frist. Den Platz können Sie der nächsten geben — oder der, die vor zwanzig Minuten gehört hat, der Samstag sei voll.

Setzen Sie die Frist, die Sie wirklich halten. Vier Stunden sagen die meisten sowieso. Der Assistent sagt sie am Ende jeder Buchung, so wie eine gute Empfangskraft das tut.

Eine Absage in der Frist ist wieder ein Platz. Keine Notiz für Montag. Eine Absage danach ist immer noch eine Absage. Sie hören lieber davon, als ein leeres Becken zu entdecken. Den Platz kriegen Sie dann nicht mehr sicher weg.

Vier Stunden, nicht bis gestern Abend. Samstagskundinnen entscheiden oft erst am Morgen, ob sie kommen. Wer nur die Absagen von gestern hört, behält leere Plätze.

Anzahlungen sind ein eigener Streit. Wenn Sie sie schon nehmen und wirklich einholen, kann der Assistent die Regel erwähnen. Wenn Sie Anzahlungen nur erwähnen, wenn Sie wütend sind, setzen Sie sie nicht ins Gespräch. Die vier Stunden, laut gesagt, holen mehr Plätze zurück als eine Anzahlung, die Sie nicht durchsetzen.

Stunden für Laufkundschaft

Viele Salons nehmen noch ohne Termin. Die, die das hinbekommen, halten sich dafür Stunden frei — oft den späten Samstagvormittag — und lassen den Rest des Buchs für Farbe geschlossen.

Eine Anruferin, die fragt „Nehmt ihr heute Vormittag noch ohne Termin?“, fragt nicht nach einer Buchung. Sie will wissen, ob sich der Weg lohnt. Die Antwort ist kurz: ja, bis zu der Uhrzeit, die Sie setzen; nein, das Buch ist voll, hier ist die nächste freie Farbe; oder ja für einen Schnitt, nein für Farbe. Wer darauf mit Donnerstag um 16 Uhr antwortet, hat die Frage nicht gehört.

Eine Anruferin, die eine Samstagsfarbe in diese Stunden legen will, muss eine andere Zeit bekommen. Sonst stehen die kurzen Arbeiten und die Balayage am selben Becken. Tragen Sie die Stunden so ein, wie Sie die Mittagspause einer Stylistin eintragen. Sieht der Assistent sie nicht, behandelt er den ganzen Samstag als buchbar.

Nehmen Sie keine Laufkundschaft, sagen Sie das in einem Satz. Dann gehört jede Stunde dem Buch. Er bietet niemandem an, einfach vorbeizukommen.

Was nicht ins Buch gehört

Farbkorrekturen. Alte Boxfarbe. Die, die nicht sagen kann, ob sie Folien oder eine Tönung will. Eine Brautprobe. Die erste Farbe, die noch niemand im Salon gesehen hat. Alles, bei dem die Dauer ein Gespräch ist und keine Tatsache.

Der Assistent ist bei diesen Anrufen trotzdem nützlich. Er nimmt den Namen, was schon auf dem Haar ist, die Länge, und legt eine Beratung. Er schätzt nicht, wie viele Folien das werden. Einen Farbpreis liest er nicht von der Karte, als wäre das Haar schon gesehen.

Beim Föhnen darf der Preis auf der Karte stehen. Bei der Gel-Auffüllung auch. Bei einer Farbe, die keiner gesehen hat, nicht. Sagt er ihn am Telefon, muss der Empfang montags die Zahl in der SMS zurücknehmen. Buchen Sie den Termin, oder buchen Sie eine Beratung.

Zu Leberfleck, Ausschlag, einer Stelle, die nicht heilt, oder der Bitte um eine Creme sagt er nichts. Eine Gesichtsbehandlung, ein Waxing, eine Brauenform sind Leistungen, die Sie anbieten. Das andere nicht. Solche Anrufe schreibt er auf oder gibt er weiter.

Ob vor der Farbe ein Allergietest nötig ist, entscheiden Sie. Der Assistent kann sagen, dass Sie einen Test verlangen, und einen Termin dafür legen. Er erklärt nicht, was eine Reaktion ist, und er sagt nicht, dass ein bisschen Jucken normal ist.

Kann er den Kalender nicht erreichen, bestätigt er keine Zeit. Er sagt, dass der Salon zurückruft, und schreibt Name, Leistung und Länge auf. Dann steht niemand samstags mit nassem Haar am Empfang und einer Zeit, die keiner eingetragen hat.

Was die SMS tragen muss

Eine SMS mit nur „Ihr Termin“ reicht nicht. „Farbe bei Anna, Samstag 14:30, langes Haar. Wenn Sie ändern müssen, bitte vier Stunden vorher.“ Das behält sie, weil Arbeit, Person, Uhrzeit und Frist in einem Blick stehen.

Die SMS geht in der Sprache des Gesprächs raus. Eine deutschsprachige Kundin, die eine griechische SMS bekommt, weiß nicht, ob die Zeit stimmt. Freitagserinnerungen für die Samstagsfarbe tragen denselben Satz. Eine Erinnerung, die ein Shampoo mitverkauft, liest sie irgendwann nicht mehr.

Wo man parkt und wie man reinkommt, gehört an den Schluss, wenn jemand fragt, oder in einen Satz, den Sie hinterlegen. Nicht in eine lange Ansage, bevor die Leistung feststeht.

So richten Sie das Buchen ein

1. Ihre Nummer bleibt am Schaufenster. Eine Weiterleitung schickt weiter, was Sie nicht annehmen. Was der Empfang nimmt, bleibt hier.
2. Drei Leistungsarten und wer sie macht. Schnitt und Föhnen, Farbe, Nägel. Anna, Melina, Maria. Echte Zeiten für kurzes Haar und für langes.
3. Die Längenfrage bei jeder Farbe, auch bei Tönung und Folien.
4. Die Stunden für Laufkundschaft, oder ein Satz, dass Sie keine nehmen.
5. Die letzte Startzeit für Farbe, getrennt von der Schließung. Die Mittagspause jeder Stylistin. Die Samstage, an denen jemand nicht da ist.
6. Die Vier-Stunden-Absage, bei jeder Buchung gesagt. Eine Absage schreibt zurück ins Buch, nicht nur ins Transkript.
7. Eine Regel fürs Zurückrufen — Korrektur, ungesehener Farbpreis, Kalender nicht erreichbar.
8. Er bestätigt per SMS, in der Sprache des Gesprächs.

Die ersten Buchungen prüfen

Lesen Sie die ersten fünfzig Einträge selbst. Leistung, Person, Dauer, ob nach der Länge gefragt wurde. Sie suchen die Arbeit, die niemand angelegt hat: den Trockenschnitt, die Blondine, die nur eine Tönung will, die Coloristin, die den ersten Samstag im Monat nicht arbeitet.

Danach eine Woche lang jeden Abend das Buch. Nicht eine Übersicht auf dem Bildschirm. Im Buch sehen Sie schneller, ob er angefangen hat zu raten.

Zählen Sie, wie oft eine Absage in der Frist am selben Tag wieder vergeben wurde. Zählen Sie, wie oft er Farbe in die Stunden für Laufkundschaft gelegt hat. Beim ersten Mal tragen Sie die Stunden deutlicher ein. Beim zweiten Mal auch.

Die Reihenfolge bleibt. Leistung, Länge, Zeit. Ohne die Reihenfolge steht die lange Farbe in einer Lücke fürs Föhnen, und die mit der langen Farbe sitzt zwei Türen weiter.