Κυνήγι τιμολογίων πριν την προθεσμία

Μόνο υπάρχοντες, μόνο έλλειμμα

Κάθε γραμμή: επωνυμία ή όνομα, τι λείπει, ως πότε. Ο βοηθός καλεί αυτά. Δεν ανοίγει τα βιβλία. Δεν βάζει νέα εταιρεία σε αυτή τη λίστα.

Το κυνήγι λέει: λείπουν τα τιμολόγια του ΦΠΑ, ή ο φάκελος Ε1, ή δεν επιβεβαιώσατε την παράδοση. Κλείνει δέκα λεπτά στην πόρτα αν υπάρχει ώρα. Στέλνει SMS τι να φέρουν.

Δεν λέει τι να εκπέσουν. Δεν λέει αν η δήλωση είναι «εντάξει». Δεν λέει ότι η προθεσμία μετακινήθηκε.

Δύο δουλειές, μία γραμμή

Τα νέα βιβλία μένουν εισερχόμενα. Ο βοηθός τα τελειώνει πρώτα όταν παίρνουν εκείνοι. Η εξερχόμενη του κυνηγιού δεν πρέπει να πνίξει εκείνη τη γραμμή τις ώρες που είστε μέσα στη δήλωση — γι’ αυτό ο βοηθός παίρνει πολλές κλήσεις μαζί: εξερχόμενο κυνήγι και εισερχόμενο ιδρυτή την ίδια στιγμή.

Αν τα βάλετε στην ίδια λίστα, τα μπερδεύετε στον σωρό που ήδη χάνετε.

Η εξερχόμενη γυρίζει

«Μπορώ να το εκπέσω;» — επανάκληση λογιστή.

«Τι χρωστάω;» — επανάκληση.

«Η μισθοδοσία είναι αύριο και άλλαξαν στοιχεία» — κινητό, τώρα.

«Το MyDATA απέρριψε τα τιμολόγια» — κινητό, τώρα.

Ο βοηθός δεν συνεχίζει το σενάριο ΦΠΑ πάνω σε αυτές τις προτάσεις.

Υπενθύμιση παράδοσης

Δεύτερη λίστα: αύριο στις 10:15, παράδοση Ε1, τι να φέρουν. SMS στην ίδια γλώσσα. Αν ακυρώσουν, ελευθερώνει στο ίδιο λεπτό. Σε μέρα υποβολής δεν μετατρέπει την παράδοση σε επισκόπηση.

Η σειρά μέσα στην εβδομάδα

Τρίτη κυνηγάτε όσους δεν έχουν στείλει τίποτα. Τετάρτη όσους υποσχέθηκαν και δεν άφησαν φάκελο. Πέμπτη μόνο ό,τι ακόμα κρατάει αποστολή που φεύγει την Παρασκευή.

Αν ο βοηθός πάρει και τις τρεις μέρες την ίδια λίστα, την Πέμπτη θα κυνηγάει ανθρώπους που έστειλαν Τρίτη και θα αφήνει εκείνους που κόλλησαν χθες.

Γράψτε τρεις μικρές λίστες, ή μία λίστα με ημερομηνία ελλείμματος. Ο βοηθός τιμά σειρά που μπορεί να δει.

Φυσικό πρόσωπο Ε1 και εταιρεία ΦΠΑ

Δεν είναι το ίδιο κυνήγι. Το Ε1 είναι φάκελος χαρτιών, συχνά μετά το ωράριο, συχνά σε άλλη γλώσσα. Ο ΦΠΑ είναι τιμολόγια και αποστολή.

Αν τις βάλετε στην ίδια εξερχόμενη χωρίς σημάδι, ο βοηθός θα ζητήσει τιμολόγια από φυσικό πρόσωπο και φάκελο Ε1 από εταιρεία.

Παρασκευή μισθοδοσίας Δεκεμβρίου είναι τρίτο σχήμα: αριθμός ατόμων, αλλαγή, πληρωμή αύριο. Δεν είναι κυνήγι ΦΠΑ. Μην την ανακατέψετε τον Δεκέμβριο.

Πόσες προσπάθειες πριν το κινητό

Τιμολόγια που λείπουν την Τρίτη: δύο προσπάθειες, μετά σημείωμα. Μισθοδοσία αύριο: μία προσπάθεια και κινητό. Αποστολή που κόλλησε: κινητό χωρίς εξερχόμενο σενάριο.

Γράψτε τη διαφορά. Αλλιώς ο βοηθός θα κυνηγάει κλειδωμένο λογαριασμό ΑΑΔΕ σαν παράδοση χαρτιών.

Το λάθος βιβλίο, ο λάθος άνθρωπος

Η πρώτη αποτυχία δεν είναι υπενθύμιση που δεν έγινε. Είναι το λάθος βιβλίο να μιλήσει στον λάθος άνθρωπο.

Μισθοδοσία εταιρείας σε σύζυγο. Ε1 φυσικού προσώπου σε συνάδελφο που σήκωσε το εταιρικό κινητό. Περσινοί αριθμοί φυσικού προσώπου διαβασμένοι σε διευθυντή που πήρε για σύσταση. Να ανοίξεις με φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία και το όνομα στα βιβλία, και να σταματάς όταν δεν τα αναγνωρίζουν, είναι πώς μένουν χωριστά τα βιβλία.

Το νούμερο στη λίστα είναι το νούμερο στην εντολή. Προσωπικό κινητό διευθυντή δεν μπαίνει σε κυνήγι εταιρείας εκτός αν αυτό είναι το νούμερο που σας είπαν να χρησιμοποιείτε. Σύζυγος δεν μπαίνει σε Ε1 εκτός αν έχετε κοινή εντολή. Παλιός λογιστής, νούμερο από προωθημένη ειδοποίηση, κινητό που πλέον ανήκει σε άνθρωπο που έφυγε — όχι στη λίστα.

Αν όποιος σηκώνει δεν αναγνωρίζει το όνομα, ο βοηθός σταματά. Δεν εξηγεί τα βιβλία για να «το περάσουν». Δεν τους ζητάει να βρουν τον διευθυντή. Κλείνει και σας σημαδεύει.

Αν είναι διευθυντής που είναι και τα δύο — ΦΠΑ εταιρείας και προσωπικό Ε1 στο ίδιο λεπτό — καταγράφει και τα δύο και δεν τα ενώνει σε μία συνάντηση. Είναι δύο συζητήσεις για εσάς, ακόμα κι αν σήκωσαν ένα κουδούνισμα.

Τρεις λόγοι, τίποτα άλλο

Τρεις δουλειές ανήκουν σε λίστα.

Ονομασμένος φάκελος, πριν την προθεσμία. Τιμολόγια Μαρτίου για την εταιρεία. Αλλαγές μισθοδοσίας. Χαρτιά Ε1 για το φυσικό πρόσωπο. Έγγραφα σύστασης που είπαν ότι έχουν ήδη. Ο βοηθός ονομάζει τον φάκελο που γράψατε, ρωτάει αν στάλθηκε, προσφέρει να σημειώσει πρόβλημα. Δεν συζητάει τι σημαίνουν τα χαρτιά. Δεν ξαναχτίζει τη δήλωση στην κλήση.

Επισκόπηση ή ώρα παράδοσης. Ώρα, τόπος, τι να φέρουν για εκείνο το είδος, πώς να πουν αν δεν μπορούν να έρθουν. Όχι πρόγευση του τι χρωστάνε. Όχι «θα είναι εντάξει». Όχι εκτίμηση ΦΠΑ.

Follow-up νέων βιβλίων. Ρώτησαν για μισθοδοσία, σύσταση ή Ε1 και δεν έκλεισαν. Ο βοηθός προσφέρει ώρα μόνο αν το ημερολόγιο έχει. Αν έχετε κλείσει τα βιβλία για τον μήνα, το λέει στην πρώτη γραμμή. Δεν λέει μηνιαία αμοιβή. Δεν υπόσχεται ότι μπορείτε να τους αναλάβετε.

Όλα τα άλλα είναι δική σας κλήση. Τι σημαίνει μια απόδειξη. Τι χρωστάνε. Αν μπορούν να υποβάλουν την άλλη εβδομάδα. Αν πρέπει να είναι ΙΚΕ. Περιήγηση σε Taxisnet ή MyDATA. Αυτές οι προτάσεις θέλουν εσάς, φάκελο και απόφαση. Δεν ανήκουν σε λίστα.

Ώρα από εξαγωγή της περασμένης εβδομάδας

Οι μέρες υποβολής μετακινούνται. Οι παραδόσεις μετακινούνται. Εξερχόμενη που επιβεβαιώνει Πέμπτη στις 09:00 από εξαγωγή της Παρασκευής, αφού το ημερολόγιο έκλεισε το πρωί για αποστολή, είναι χειρότερη από καμία κλήση. Ο πελάτης έρχεται με φάκελο σε πρωί που έχετε κλείσει.

Ο βοηθός κοιτάει το ημερολόγιο πριν πει ώρα. Δεν προσφέρει επισκόπηση σε μέρα υποβολής. Ώρες παράδοσης μπορούν ακόμα να προσφέρονται αν θα είναι κάποιος στην πόρτα. Αν το ημερολόγιο δεν είναι προσβάσιμο, δεν μαντεύει. Παίρνει επανάκληση.

Λίστες που μένουν στο δικό σας κινητό

Πελάτης που έχει σωπάσει στα έξοδα. Πελάτης που τα έχει χαλάσει με το γραφείο. Φάκελος φυσικού προσώπου όπου μπορεί να σηκώσει συγγενής. Εταιρικό νούμερο που μπορεί πλέον να ανήκει σε άνθρωπο που έφυγε. Αν ένας φάκελος είναι πολύ ευαίσθητος για να τον πάρει κάποιος άλλος, δεν ανήκει στη λίστα. Το αποφασίζετε πριν καλέσει ο βοηθός.

Αν δεν απαντήσουν, αφήνει το μήνυμα που γράψατε — γραφείο, φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία, λόγος, νούμερο επιστροφής — ή στέλνει SMS και σταματά. Δεν αφήνει δεύτερο μήνυμα που αρχίζει να περιγράφει τα βιβλία.

Η εξερχόμενη μιλάει στη γλώσσα που μιλάει ήδη αυτός ο πελάτης, αν την έχετε. Κυνήγι Ε1 σε κάτοικο εξωτερικού είναι ακόμα κυνήγι, όχι περιήγηση σε δεύτερη γλώσσα.

Πώς το χειρίζεται το CITT

Καλεί από τις λίστες σας. Κοιτάει ημερολόγιο πριν κλείσει πόρτα. Πολλές κλήσεις μαζί στην εβδομάδα προθεσμίας. SMS στη γλώσσα της κλήσης, μετά την πρώτη υπενθύμιση κειμένου — η φωνή είναι η δεύτερη προσπάθεια, όχι η πρώτη στο ίδιο λεπτό με διαφορετική ώρα.

Ο αριθμός μένει ο αριθμός της εντολής ανάθεσης.

Τι ρυθμίζετε πρώτα

Το σχήμα της λίστας: φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία, όνομα πελάτη, νούμερο στην εντολή, λόγος, ποιος λογιστής κατέχει την επανάκληση. Όχι δεύτερο νούμερο «για παν ενδεχόμενο» εκτός αν είναι και αυτό στην εντολή.

Ποιος μένει έξω από τη λίστα.

Τους τρεις λόγους, γραμμένους ώστε να μην γλιστρήσουν σε θέση.

Τον έλεγχο ημερολογίου σε κάθε κλήση που θα πει ώρα. Μέρες υποβολής σημειωμένες.

Το σταμάτημα όταν ρωτήσουν τι να βάλουν, τι σημαίνει απόδειξη, τι χρωστάνε, ή ποια μορφή εταιρείας.

Την πρόταση επανάκλησης, κατά λέξη, και στο follow-up νέων βιβλίων.

Τις τρεις γραμμές κινητού.

Ανοίξτε το SMS πριν τη λίστα φωνής. Η πρώτη υπενθύμιση είναι μήνυμα. Η φωνή είναι ο φάκελος που ακόμα δεν έφτασε δύο μέρες πριν την αποστολή.

Μετά μετρήστε φακέλους που έφτασαν πριν την αποστολή. Ακούστε τα αντίγραφα. Ακούτε τη στιγμή που σχεδόν είπε τι να εκπέσουν, που μίλησε σε σύζυγο για εταιρικά βιβλία, ή που έκλεισε επισκόπηση σε μέρα ΦΠΑ.

Οι τιμές είναι στο τμήμα τιμών της αρχικής.