Versammlungsunterlagen und Wasserfotos nachfassen
Kurzüberblick
- Sie sind schon am Kessel. Die Versammlungsliste und die fehlenden Wasserfotos müssen trotzdem nachgefasst werden.
- Die Liste ist ein genanntes Haus, eine Sitzungserinnerung oder ein Unternachfassen. Keine zweite Meinung zu einer Wohnung zum Verkauf.
- Jedes Gespräch fängt mit dem Haus und dem Namen auf der Akte an. Wenn sie die nicht erkennen, endet das Gespräch.
- Umlagen zitiert er nicht. Fehlende Fotos sind ja oder nein. Was diese Fotos bedeuten, ist ein Rückruf.
- Wenn sie fragen ob eine Wohnung zu verkaufen ist, schreibt der Assistent die Frage auf und sagt das Büro ruft zurück.
- Die SMS macht die erste Erinnerung. Der Sprachanruf ist für den Ordner der zwei Tage vor der Versammlung immer noch nicht da ist.
Kurz gesagt
Sie sind schon am Kessel. Acht Versammlungsbriefe sind noch unbeantwortet und die Wasserfotos von Mittwoch sind nie gekommen. Den Nachmittag wird niemand vertelefonieren. Ein Assistent arbeitet die Liste die Sie ihm geben: Haus oder Name auf der Akte, ein Zweck. Er fragt ob die Fotos geschickt wurden. Was diese Fotos bedeuten, ob eine Wohnung zu verkaufen ist oder wie hoch die Umlagen diesen Monat sind, sagt er nicht. Wenn sie fragen, schreibt er die Frage auf und sagt das Büro schaut in die Akte. Eine Abgabe kann er legen wenn diese Zeit frei ist. Das Handy eines Angehörigen wegen fremdem Haus wählt er nicht.
Das Wichtigste
- Bauen Sie jede Liste aus Ihren eigenen Akten: Haus oder Name, die Nummer auf der Akte, und ein Zweck.
- Legen Sie kein privates Handy auf ein Wassernachfassen, außer diese Nummer ist die Nummer auf der Akte.
- Schreiben Sie den Zweck als Erinnerung oder Nachfassen, nicht als Frage nach einem Inserat.
- Wenn der Mandant fragt ob eine Wohnung zu verkaufen ist, beendet der Assistent das Gespräch und markiert das Büro zum Rückruf.
- Prüfen Sie den Kalender bevor Sie eine Zeit sprechen. Lesen Sie den Donnerstag nicht vom Block der letzten Woche.
- Umlagen und Abstimmungen bleiben vom Skript weg. Das Büro schaut in die Akte.
Die Listen am Tisch während Sie auf den Kessel warten
Der Kesselmann ist nicht zurück. Acht Versammlungsbriefe sind noch unbeantwortet. Die Wasserfotos von Mittwoch sind nie angekommen. Den Nachmittag werden Sie nicht vertelefonieren.
Das ist das Ausgangsproblem in diesem Büro. Keine Kampagne. Keine Jagd auf Häuser zum Verkauf. Eine Liste von Leuten die Sie schon kennen, ein Haus das Sie schon aufgeschrieben haben, und niemand frei zum Anrufen weil die Heizung noch aus ist.
Die Arbeit ist klein und genau. Haben Sie die Fotos geschickt. Können Sie Donnerstag kommen. Welche Unterlagen mitzubringen sind. Es ist nicht „ist die Eckwohnung zu verkaufen“. Es ist nicht „wie hoch sind die Umlagen“. Diese zwei Sätze machen aus einem Nachfassen ein Inserat, oder eine Zahl die das Büro dann besitzt.
Ein Zweck, eine Nummer, ein Haus
Bauen Sie die Liste aus der Akte. Haus, Name, die Nummer auf der Akte, ein Zweck. Ein Nachfassen das auch fragt ob sie wollen dass Sie einen zweiten Block übernehmen, sind zwei Arbeiten. Nur die erste gehört in dieses Gespräch.
Wenn wer rangeht das Haus nicht erkennt, aufhören. Einen Angehörigen nicht briefen. Einem Mieter nicht die Versammlung briefen. Nicht die nächste Nummer auf einem Zettel versuchen. Der Assistent wählt die Nummer die Sie ihm gegeben haben, sagt das Haus, und beendet das Gespräch wenn die Stimme falsch ist.
Die SMS macht die erste Erinnerung. Der Sprachanruf ist für den Ordner der zwei Tage vor der Versammlung immer noch nicht da ist, oder die Sitzung die am Vormittag davor nicht bestätigt war.
Was der Assistent fragen darf
Sind die Fotos geschickt. Können Sie die Vollmacht Donnerstag abgeben. Haben Sie die Sitzung um 10:00 noch. Was mitzubringen ist.
Das ist die Liste. Wenn sie ja sagen, notieren. Wenn sie nein sagen, notieren und, wenn Sie eine Abgabe erlauben, den Kalender prüfen bevor eine Zeit angeboten wird. Wenn sie eine Inseratsfrage stellen, aufschreiben, verweigern, und das Nachfassen beenden.
Lassen Sie das Skript nicht in „ich glaube die Wohnung steht leer“ kippen. Leer ist ein Inserat.
Was er auf dem Weg raus nicht sagt
κοινόχρηστα zitiert er nicht. Wie die Versammlung abgestimmt hat, sagt er nicht. Eine Ankunft des Installateurs erfindet er nicht damit sie die Fotos schneller schicken. Eine Wohnung beschreibt er nicht.
Wenn das Nachfassen bei nasser Elektrik landet, ist das kein Nachfassen mehr. Markieren Sie ein Telefon. Eine Erinnerungsliste ist keine Gewerketafel.
Was Sie zuerst setzen
Exportieren Sie die Akten. Je ein Zweck. Nummern nur von der Akte. Der Satz der ein Inserat verbietet. Die Kalenderprüfung vor jeder Zeit. Lesen Sie die ersten zwanzig Ausgangstranskripte. Da schleicht sich „der Installateur kommt sowieso“ ein, weil es klang als würde es die Fotos beschleunigen.
Die Preise stehen im Preisblock auf der Startseite. Hier stehen sie nicht noch einmal.
Fotos, Unterlagen und Sitzungen sind drei Listen
Mischen Sie sie nicht auf einem Block. Ein Fotonachfassen das sie auch an die Sitzung am Donnerstag erinnert, überspringt die Fotos um die Sitzung zu retten, oder überspringt die Sitzung weil der Fleck dringender klang. Zwei Listen. Zwei Zwecke. Zwei Gespräche wenn beides noch offen ist.
Eine Versammlungserinnerung nennt den Termin den Sie als sprechbar markiert haben, und die Unterlagen. Es ist kein Vorlesen des Protokolls. Der Assistent nennt die Sitzung die Sie hinterlegt haben. Eine Abstimmung rekonstruiert er nicht.
Eine Sitzungserinnerung nennt das Haus, die Zeit und was mitzubringen ist. Sie hängt nicht „wir können auch über die Eckwohnung sprechen“ an. Das ist ein Inserat.
Wenn sie auf derselben Nummer zurückrufen
Manchmal wird aus dem Nachfassen ein Eingang. Sie wählen die Nummer die sie gerade angerufen hat und fragen wieder nach der Wohnung. Der Assistent bleibt der Assistent. Die Trennung bleibt Mieter, Eigentümer oder Handwerker. Die Verweigerung bleibt die Verweigerung. Ein zurückgegebenes Nachfassen ist keine Erlaubnis zu beantworten was das Ausgangsskript verboten hat.
Wenn sie wütend sind dass eine Maschine sie angerufen hat, nehmen Sie das als Notiz. Entschuldigen Sie sich nicht mit einer Besichtigung. Bieten Sie nicht an „Ihnen einfach zu sagen ob sie leer steht“ um sie zu beruhigen.
Aufhören wenn eine neue Stimme rangeht. Ein Mieter ist kein Eigentümer. Eine Frau zu Hause ist kein Handwerker. Die Akte hat eine Nummer. Nutzen Sie die.
Woher Sie wissen dass es gewirkt hat
Zählen Sie die offenen Versammlungsakten zwei Tage vor der Sitzung. Zählen Sie sie wieder nachdem das Nachfassen gelaufen ist. Die Größe sind zurückgegebene Unterlagen und bestätigte Sitzungen, nicht geführte Gespräche. Hundert höfliche Anrufe die den Tisch trotzdem ohne Vollmachten lassen, haben die Arbeit nicht getan.
Zählen Sie keine „gesparten Minuten“ als veröffentlichte Statistik. Das Rechenbeispiel oben ist Arithmetik auf genannten Annahmen. Setzen Sie Ihre Zahl ein. Ein Büro das von zehn Blocks lebt und eines das von zwei lebt, sind nicht derselbe Block.
Wer die Unterlagen zurücknimmt, behält oft das Haus. Deshalb sind nicht nachgefasste Versammlungsbriefe nicht nur ein fehlender Ordner. Sie sind ein Eigentümer der jetzt denkt, das letzte Büro das sie gewählt haben sei das das immer noch rangeht.
KI-Empfang, eigenes Personal oder Callcenter
| CITT | Im Haus | Callcenter | |
|---|---|---|---|
| Fotos nachfassen nach Wasser in der dritten | Ja, von Ihrer Liste | Wenn jemand Zeit hat | Wenn Sie ein Skript schreiben |
| Erinnerungen an Versammlung und Sitzung | Ja | Ja | Manchmal |
| Fängt mit dem Haus oder dem Namen an | Ja | Ja | Wenn Sie darauf bestehen |
| Nennt ein Inserat um die Unterlagen zu beschleunigen | Nie — das ist kein Verkaufsinserat | Das Büro tut das auf dieser Leitung nicht | Ein Risiko wenn das Skript von einem Makler stammt |
| Beantwortet die Umlagen diesen Monat | Nein — markiert das Büro | Das Büro tut das, nach der Akte | Darf nicht; tut es manchmal |
| Bietet eine Abgabe an die der Kalender nicht hat | Nein — prüft den Kalender, oder nimmt einen Rückruf | Wenn sie prüfen | Oft vom Block der letzten Woche |
| Ruft einen Angehörigen wegen fremdem Haus an | Nein — nur die Nummer auf der Akte | Nur wenn Sie das gesagt haben | Ein Risiko wenn die Liste nicht gelesen wurde |
Was nicht nachgefasste Versammlungsunterlagen eine Woche kosten
Gerechnet mit diesen Annahmen — ändern Sie eine, ändert sich das Ergebnis:
- Zwei Leute, 20 offene Eigentümerakten vor einer Versammlung, jede wartet auf Unterlagen oder eine Vollmacht.
- Dieses Beispiel behandelt 8 dieser 20 als zwei Tage später immer noch fehlend.
- Eine Akte die unvollständig liegt, oder geholt wird wenn die Unterlagen um vier ankommen, verschwendet etwa 70 € reservierte Zeit — setzen Sie Ihre Zahl ein, nicht unsere.
- Ein Nachfassen nach zwei Tagen holt die Hälfte dieser fehlenden Ordner zurück. Das zuerst anzweifeln; Büros unterscheiden sich.
- 8 Akten auf Papier noch offen, zwei Tage raus.
- Hälfte zurück — 4 Akten die sich mit den Unterlagen bewegen die sie brauchten.
- 4 × 70 € = 280 € reservierte Zeit geschützt, in einer Woche.
- Mehrere solche Wochen im Jahr — dieses Beispiel zählt vier Versammlungswochen.
Etwa 1.120 € Bürozeit im Jahr, aus Gesprächen die nur fragen ob die Unterlagen geschickt wurden.
Was es kostet
CITT ist nutzungsbasiert: keine Pakete, kein Minimum, kein Vertrag. Die aktuellen Sätze — Monatsgebühr je Nummer und der Minutenpreis — stehen im Preisblock der Startseite — dort und nur dort stehen sie.
Häufige Fragen
Darf er sagen welche Fotos fehlen?
Den Ordner den Sie auf die Liste gelegt haben, darf er nennen — Fotos der Decke, der Etage darunter, des nassen Flecks. Den Wasserschaden im Gespräch neu aufbauen soll er nicht, und entscheiden dass ein bestimmtes Bild eine Ursache beweist auch nicht. Wenn sie fragen ob der Nachbar schuld ist, ist das ein Rückruf. Das Büro schaut in die Akte.
Was ist wenn sie im Nachfassgespräch fragen ob die Eckwohnung zu verkaufen ist?
Der Assistent antwortet nicht. Er sagt das ist kein Inserat, nimmt die Frage in den Worten des Mandanten, und beendet das Nachfassen. Ein Nachfassen das zum Besichtigungsgespräch wird, hat kein Mandat, keine Aktennotiz einer Entscheidung und keinen Makler dran. Das Transkript hilft trotzdem — das Büro kommt mit einer echten Frage zurück statt „die haben angerufen“.
Kann er eine neue Zeit anbieten um die Unterlagen abzugeben?
Ja, wenn Sie diesen Zweck erlauben und wenn er den Kalender prüft bevor er eine Zeit anbietet. Was die Unterlagen bedeuten, sagt er trotzdem nicht über die Liste hinaus die Sie eingetragen haben. Eine Erinnerung die anfängt Umlagen zu zitieren, ist keine Erinnerung mehr.
Fragt er trotzdem nach dem Haus wenn wir anrufen?
Ja. Das Gespräch öffnet mit dem Büronamen, dem Haus oder dem Namen auf der Akte, und es endet wenn die Person in der Leitung die nicht erkennt. So vermeiden Sie einem Angehörigen ein Wasser zu briefen, oder einem Mieter die Versammlung.
Kann er eine Eigentümersitzung bei einem bestehenden Mandanten nachfassen?
Als Terminerinnerung ja: wir haben diese Woche eine Zeit, können Sie kommen, hier was mitzubringen ist. Nicht als Satz dass die Umlagen unverändert sind, und nicht als Abstimmung. „Wir haben noch Donnerstag um 10:00 für die Sitzung zur Papanikoli 14“ ist Empfang. „Das Dach ist beschlossen“ ist eine Protokollentscheidung.
Wer entscheidet wer auf der Liste steht?
Das Büro. Der Assistent erfindet keine Leute zum Anrufen. Sie exportieren oder haken die Akten an die eine Erinnerung oder ein Nachfassen brauchen, mit je einem Zweck. Eine Liste die „wo sind die Fotos“ mit „ob sie wollen dass wir einen zweiten Block übernehmen“ mischt, sind zwei Arbeiten, und nur die erste gehört hierher.
