Termin im Reisebüro — Pauschalreise, Abholung, Last-Minute

Was vorbeikommen in diesem Büro heißt

Wer anruft und eine Woche Kreta bauen will, will eine Zeit, die im Kalender steht, wenn sie kommen. Nicht eine freundliche Zusage. Nicht eine Notiz für den Abend. Eine Zeile in dem Kalender, den das Team schon nutzt — und die Person, die den Pauschtisch bedient, muss in dieser Stunde wirklich frei sein.

Wer anruft und Tickets abholen will, will einen Stuhl an der Tür, in der Stunde vor dem Boot, und jemanden, der das Ticket ausstellen kann. Das ist keine zwanzig Minuten am Angebot.

Das Erste, was stimmen muss, ist die Arbeit. Pauschalreise, Ticketabholung oder Last-Minute. Wer mit „Welche Uhrzeit hätten Sie gern?“ anfängt, setzt ein Paar mit einer Woche Rhodos in die Stunde, die Sie für Leute an der Tür freihalten, und die Abholer stehen auf dem Bürgersteig.

Der Assistent fragt zuerst, welches von den dreien gemeint ist. Dann nimmt er die Angaben auf, die zu diesem Besuch gehören. Dann prüft er den Kalender, den Sie schon nutzen. Eine Zeit gibt es erst, wenn diese Stunde frei ist, und — bei einer Abholung am selben Tag — wenn die Person da ist, die das Ticket ausstellen kann.

Drei Besuche, nicht eine Uhrzeit

Eine Pauschalreise und eine Ticketabholung sind zwei verschiedene Termine. Sie brauchen nicht dieselbe Person, nicht dieselbe Dauer und nicht dieselbe Stunde.

Pauschalreise. Abflugort, Daten, Zimmer, Verpflegung, das Alter der Kinder. Meist zwanzig Minuten oder länger. Einer von Ihnen sitzt mit ihnen am Bildschirm. Diese Stunde darf nicht auf einer zweiten Pauschalreise im selben Stuhl sitzen. Ist Dimitris schon in einem Angebot, ist die nächste Woche Kreta nicht um 11:10, nur weil im Kalender eine Lücke steht. Der Assistent muss wissen, wer den Pauschtisch bedient, nicht nur dass „vormittags jemand da ist“.

Ticketabholung. Eine Buchungsnummer oder die Namen, ein kurzer Stuhl an der Tür, oft in der Stunde vor den Nachmittagsbooten. Schreiben Sie dieses Fenster auf. Eine lange Pauschalreise gehört nicht hinein. „Kann ich heute um zwölf die Tickets abholen?“ ist keine Woche Rhodos. Kurze Antworten: ja, bis zu der Uhrzeit, die Sie setzen; jetzt nicht, später; oder ja für eine Fährabholung, nein für eine Pauschalreise, die noch gebaut werden muss.

Last-Minute. Eines von beiden, plus heute oder morgen. Diese Anrufer wollen oft noch am selben Tag vorbeikommen und bezahlen. Behandeln Sie diesen Besuch wie nächsten Monat, sprechen sie schon mit dem Büro nebenan. Nehmen Sie die Namen und das Datum. Legen Sie eine Zeit, die heute noch frei ist, oder sagen Sie, wann Sie zurückrufen. Erfinden Sie kein Ja zu einer Kabine.

Fähre plus Hotel sind zwei Prüfungen. Lassen Sie den Assistenten die Reihenfolge nicht erfinden. Sie entscheiden einmal, ob das Boot vor dem Hotel geprüft wird oder danach. Ein Besuch, der beides will, ist kein kürzerer Besuch. Es sind zwei Arbeiten in einer Stunde, die Sie dafür markiert haben — oder zwei Besuche.

Die Namen, bevor sie sich hinsetzen

Wenn jemand am Telefon eine Reise beschreibt — zwei Personen, Freitagnacht, eine Kabine wenn Sie eine haben — liegt die Zeit nah. Der Assistent gibt die Zeit erst, wenn die Angaben stehen, die Sie schon verlangen.

Daten. Wie viele Personen. Das Alter der Kinder. Die Namen wie im Pass, zurückgelesen, buchstabiert, woran er unsicher ist. Ein Buchstabe neben dem Pass, und sie kommen nicht an Bord. Diese Arbeit gehört in das Gespräch, nicht an den Tresen, wenn das Boot in drei Stunden geht.

Eine Kabine aus dem Kopf bestätigt er trotzdem nicht. Der Bestand bewegt sich, während Sie in der anderen Leitung hängen. Der Besuch ist eine Zeit zum Vorbeikommen oder ein Rückruf, sobald jemand das System öffnet. Wer den Bildschirm sieht, sagt, ob das Bett da ist.

Kleben Sie die Preise von letzter Woche nicht in die Angaben. Der Assistent liest sie, als gälten sie noch. Eine veröffentlichte Leistung, die Sie heute Morgen als gültig markiert haben, darf er wiederholen. Ungesehenen Fährbestand nicht.

Eine Verschiebung ist eine Änderung

Wer den Freitag um elf verschieben will, ändert einen bestehenden Besuch. Der Assistent muss den alten Besuch finden, freigeben und den neuen legen — als eine Änderung, in dieser Reihenfolge.

Streicht er zuerst und sucht dann, hält der eigene Besuch noch den Freitag, in den jemand wechseln will. Der Anrufer hört dann, die Zeit sei belegt, obwohl das sein eigener Stuhl ist. Am Tresen stehen dann zwei Paare für dieselbe Stunde, oder niemand.

Testen Sie das, bevor der erste volle Freitag beginnt. Nehmen Sie einen Namen, der schon im Kalender steht. Verschieben Sie den Besuch. Schauen Sie, ob die alte Stunde frei wird, und ob die neue die richtige Arbeit hält — Pauschalreise bleibt Pauschalreise, Abholung bleibt Abholung.

Eine Absage soll die Stunde so freigeben, wie Sie sie schon freigeben, damit der nächste Last-Minute-Anrufer diesen Stuhl nehmen kann. Setzen Sie die Frist, die Sie wirklich halten. Der Assistent soll sie am Ende einer Buchung sagen. Steht die Absageregel nicht, bleibt eine abgesagte Elf durch den Freitag leer, der sie gebraucht hätte.

Eine gehaltene Kabine ist immer noch eine Anfrage. Der Assistent legt den Besuch. Er sagt nicht, das Bett warte. Sie öffnen das System, wenn sie da sind.

Die SMS, sobald der Besuch steht

Die Bestätigung geht raus, in dem Moment, in dem die Zeit im Kalender steht. In der Sprache des Gesprächs. Wer auf Englisch gebucht hat, bekommt die SMS auf Englisch. Wer auf Griechisch gebucht hat, bekommt sie auf Griechisch. Der Assistent arbeitet in über 70 Sprachen.

Kein Kalender, keine SMS. Eine freundliche Zusage ohne Zeile im Buch ist der Grund, warum freitags zwei Leute für denselben Stuhl stehen.

Die Erinnerung geht vor dem Besuch nach dem Plan raus, den Sie setzen. Niemand am Tresen tippt eine Nummer. Wer das Gespräch verlässt, ohne eine SMS in der Hand zu haben, ruft noch einmal an oder bucht nebenan eine zweite Zeit „nur für alle Fälle“.

Lesen Sie die ersten dreißig Besuche von Hand. Dort liegt die Art, die niemand genannt hat: eine Pauschalreise in der Abholstunde, eine Abholung ohne Buchungsnummer, eine Verschiebung, die die alte Stunde nicht freigegeben hat, eine Kabine, die jemand am Telefon bestätigt hat.

Was Sie zuerst hinterlegen

Die erste Frage — Pauschalreise, Ticketabholung oder Last-Minute — und die Stunden, die daraus folgen. Wie eine Pauschalreise bei Ihnen läuft: Dauer, wer am Bildschirm sitzt, welche Angaben vorher stehen müssen. Die späten Vormittagsstunden der Abholung getrennt vom Pauschtisch.

Ein Satz, der verbietet, eine ungesehene Kabine zu bestätigen. Ein Satz, der einen Preis verbietet, der nicht als gültig markiert ist. Die Fragen nach den Namen wie im Pass, bevor eine Zeit fällt.

Dann eine Verschiebung mit einem Namen, der schon im Kalender steht. Dann die SMS am selben Morgen. Dann die ersten dreißig Besuche von Hand.

Die Preise für den Dienst stehen unter Preise. Hier stehen sie nicht noch einmal.