KI-Anrufassistent für Notiz, Kalender und SMS

Was ein KI-Anrufassistent wirklich ist

Das Gespräch ist schon gelaufen. Oder es läuft, und Sie halten den Hörer während vor dem Kartengerät jemand wartet. Jemand sagt Freitag. Sie nicken. Ein Punkt auf den Block. Der Nächste redet schon.

Um halb sieben stehen drei Namen auf dem Block, ein Pfeil, eine Zeit mit Fragezeichen. Die SMS sitzt noch im Kopf. Donnerstag ist vielleicht weg. Sie wissen nicht mehr, wer das Teil bringt und wer zurückrufen wollte.

Der KI-Anrufassistent ist der, der diese Nacharbeit gemacht hat. Im Gespräch schaut er in den Kalender, bevor ein Tag angeboten wird. Danach schreibt er den Tag in dasselbe Buch, schickt die Bestätigung, und lässt eine Zusammenfassung, die Sie lesen ohne Ihre eigene Schrift zu entziffern.

Er ist nicht das Gesicht an der Scheibe. Begrüßen ist ein anderer Stuhl. Er ist nicht der mit der Klemmbrettliste von zwölf Leuten, die Sie anrufen wollten. Er ist das zweite Gedächtnis des Gesprächs — das, das sich nach dem Rollladen mit dem Buch hingesetzt hat, und oft nicht.

Der Block um halb sieben

Jeder kleine Laden hier hat denselben Block. Spiralheft neben dem Hörer. Ein Name. Eine Nummer, eine Ziffer unsicher. „Do.?“ zweimal unterstrichen. Ein Kennzeichen. Ein Haken der gelegt heißen kann oder wird sich noch melden.

Der Block ist kein System. Er ist eine Verzögerung. In der Verzögerung fängt der Tag an zu lügen. Zwei gehen ran. Beide schreiben. Keiner öffnet das gemeinsame Buch, oder erst später. Freitag um zehn wird zweimal gesagt. Freitag um zehn wird einmal geschrieben. Die SMS geht an den, der noch im Kopf war, in der Sprache die Sie sprechen, nicht in der Sprache in der sie angerufen haben.

Der Assistent ist da, damit der Block in der Schublade bleiben kann. Die Aufnahme entsteht, während die Tatsachen noch in der Luft sind, nicht beim Abschließen wenn Sie einen Vormittag aus Zetteln rekonstruieren.

Gehen Sie die meisten Anrufe selbst ran, haben Sie dieses Problem trotzdem. Rangehen ist nicht aufschreiben. Ein sorgfältiges Gespräch ohne Kalendereintrag führen Sie am Freitag am Glas noch einmal, diesmal ärgerlich.

Im Gespräch: der Kalender vor der Zeit

Laut gesagt werden darf nur eine Zeit, die das Buch als frei zeigt. Das ist die ganze Regel.

„Donnerstag früh“ weil letzter Donnerstag ruhig war, ist keine Zeit. „Freitag kriegen wir das meistens hin“ ist keine Zeit. „Kommen Sie nach dem Mittag“ ist keine Zeit, außer nach dem Mittag ist ein Slot den Sie führen.

Der Assistent prüft zuerst, dann spricht er. Ist kein Kalender angebunden, darf er kein Fenster erfinden. Er nimmt einen Namen auf und Sie bieten die Zeit an, wenn Sie das Buch sehen. Eine hilfreiche Stimme die eine Lücke rät, ist der Weg zu zwei Leuten um vier und einer Bank die schon vergeben war.

Wenn zwei Gespräche denselben Slot vereinbaren, darf das zweite nicht über das erste geschrieben werden. Der Assistent markiert die Kollision in derselben Stunde. Sie entscheiden, wer weicht. Eine Überraschung um vier ist kein Kalender. Das ist Streit in der Tür.

Zwei Arten Zeit, falls Sie die haben. Ein Besuch der Sie braucht, ist keine Fünf-Minuten-Abgabe. Eine Abgabe als Besuch blockiert eine Stunde. Ein Besuch als Abgabe setzt jemanden in eine Lücke die ihn nicht trägt. Der Assistent kann nur die Arten halten, die Sie genannt haben.

Nach dem Gespräch: Notiz, SMS, Liste für Sie

Die Nacharbeit hat eine Form. Die Felder legen Sie fest. Eine brauchbare erste Fassung ist die, die Sie sich auf dem Block schon gewünscht haben.

Name. Nummer. Was sie wollten, in ihren Worten. Ob eine Zeit geschrieben wurde. Ob noch etwas Sie zurückrufen — ein Preis, ein Status, ein Ja von Kostas. Kennzeichen, Bestelldatum, Nummer auf dem Beleg, falls gegeben.

Dann die SMS. Sie geht in der Sprache des Gesprächs raus. Sie wiederholt die Zeit die im Kalender steht, keine Zeit aus dem Gedächtnis. Ändern Sie samstags an dem Morgen die Zeiten, muss die nächste Bestätigung der neue Samstag sein, nicht der von letzter Woche. Eine abgelaufene Datei ist eine sichere Lüge.

Dann die Liste für Sie. Keine Zusammenfassung die Sie sonntags öffnen. Die offenen Punkte von heute, auf einem Telefon, solange Sie noch anrufen können. Ein Rückruf „heute Nachmittag“, der in einem Wochenstapel sitzt, ist ein Rückruf den Sie nicht gemacht haben.

Darunter liegt das Transkript. Sie lesen nicht jedes. Sie lesen die, in denen die Zusammenfassung dünn wirkt, oder ein Preis auftaucht, oder ein Donnerstag gesagt wurde. So wächst die Datei. Ein Satz der nie geschrieben war und trotzdem gesagt wurde, ist ein Leck. Sie legen die Zeile dazu oder Sie verbieten sie.

Wenn zwei Gespräche denselben Donnerstag vereinbaren

Das ist der Fehler den der Block nicht sieht. Um 11:10 haben Sie Donnerstag gesagt. Um 11:40 hat die Kollegin Donnerstag gesagt. Niemand hat das Buch aufgemacht. Um vier stehen beide am Glas.

In dieser Stunde ist der Assistent kein Charmeur. Er lehnt den zweiten Donnerstag ab und bietet an was wirklich frei ist, oder er nimmt einen Namen auf und Sie schieben. Haben Sie eine Regel — die erste Buchung behält den Slot, oder die längere Arbeit behält den Slot — schreiben Sie sie. Haben Sie keine, darf der Assistent keinen Sieger küren.

Nichterscheinen beginnt am selben Ort. Eine Zeit die gesagt und nie bestätigt wurde, ist eine Zeit die Leute zur Hälfte behalten. Die SMS ist keine Höflichkeit. Sie ist der Unterschied zwischen einer Bank die bereitsteht und einer Bank die Sie für jemanden gehalten haben der dachte, es sei nur ein Vielleicht.

Antworten sie, sie können nicht kommen, muss diese Antwort im selben Kalender landen. Eine Bestätigung die sich nicht ändern lässt, hält einen leeren Freitag und schickt den weg der ihn genommen hätte.

Wie CITT die Nacharbeit macht

1. Das Buch das Sie schon nutzen, ist das Buch das er prüft. Kein zweites. Kein Slot der nur im Assistenten existiert.
2. Eine Zeit wird erst nach dieser Prüfung gesagt. Ist nichts angebunden, nimmt er einen Namen auf und Sie rufen mit einem echten Fenster zurück.
3. Dieselbe Zeit wird eingetragen, nicht für später gemerkt, nicht auf dem Block gelassen.
4. Die SMS geht in der Sprache des Gesprächs raus — über 70 Sprachen — mit der Zeit die im Buch steht.
5. Die Zusammenfassung nennt den offenen Punkt. Ein Preis der noch Sie ist. Ein Status der noch Sie ist. Ein Durchlegen das noch Sie ist. Kein vages „die haben angerufen“.
6. Eine Kollision wird in derselben Stunde markiert, solange Sie noch schieben können, nicht um vier am Glas.
7. Sie bekommen das Transkript. Daran finden Sie den Satz der nie hätte gesagt werden dürfen, oder den Satz den Sie in der ersten Woche hätten aufschreiben müssen.

Was der Assistent nicht tut

Er erfindet keine Zeit die er nicht sieht. Er schickt keine SMS für eine Buchung die er nicht geschrieben hat. Er führt keinen Preis zu Ende den Sie nicht gelistet haben. Er sitzt nicht auf dem leeren Stuhl als wäre Begrüßen dasselbe wie Aufschreiben. Er arbeitet keine Auswahlliste ab. Er entscheidet keine Reklamation. Er tut nicht so als sei der Block leer, wenn ein Punkt noch offen ist.

Eine Reklamation fasst er nicht kleiner zusammen. Ihre Worte bleiben ihre Worte. Den Satz der zurückgeht, entscheiden Sie.

Er mailt keine Datei die er nicht hat. Eine Rechnungskopie ist eine Bitte und eine Nummer. Das Papier schicken Sie.

Wollen sie eine Zeit ändern, prüft er erneut. Er schiebt den Tag nicht aus dem Gedächtnis, um hilfreich zu sein.

So klingt die Spur auf dem Papier

Der Dialog oben ist die Form. Sie glauben, Donnerstag sei schon vereinbart. Der Assistent lehnt den Donnerstag aus dem Gedächtnis ab. Er bietet eine Zeit die er sieht. Er schreibt sie. Er schickt den Text in der Sprache des Gesprächs. Der letzte Besuch, den niemand aufgeschrieben hat, wird genannt, damit dieser anders ist.

Eine gute Liste um 18:30 ist langweilig. Name, Zeit, offener Punkt. Ist die Liste ein Absatz Eindrücke, ist die Nacharbeit gescheitert. Ist die Liste leer und der Block voll, hat der Assistent den Kalender nie bekommen.

„Haben wir Donnerstag gelegt“ darf um Feierabend kein Rätsel sein. Entweder steht es im Buch, mit einem Text der rausging, oder es ist ein offener Rückruf mit Namen. Ein dritter Zustand — wir haben darüber gesprochen — ist, wie Freitag zerbricht.

Was Sie zuerst hinterlegen

Den Kalender anbinden. Bis das steht, angebotene Zeiten verbieten. Dann die Form nach dem Gespräch: Name, Wunsch, gelegt oder nicht, offener Punkt. Dann die SMS in der Sprache des Gesprächs.

Zwei Arten Slot, falls Sie die haben. Die Kollisionsregel, falls Sie eine haben. Den Satz für einen Preis oder ein Versprechen das nicht in der Datei steht.

Samstag, Mittag, 15. August, und den nächsten Tag den Sie schon als zu kennen, weil eine Bestätigung in einen dunklen Laden ein Besucher an einem abgeschlossenen Rollladen ist.

Dann die erste Woche mit einem Stift. Jede Zeit die gesagt und nicht geschrieben wurde, ist eine Zeile die Sie richten. Jede SMS in der falschen Sprache ist eine Regel die Sie richten. Jede Zusammenfassung die einen offenen Preis versteckt, ist ein Feld das Sie dazulegen. Der Block kommt in die Schublade, wenn die Liste um 18:30 wahrer ist als das Papier.

Die Preise für den Dienst stehen unter Preise. Hier stehen sie nicht noch einmal.