Ρεσεψιονίστ AI για ξενοδοχεία και καταλύματα
Σύντομη σύνοψη
- Ώρα άφιξης: ένας άνθρωπος στο γκισέ, διαβατήριο και κλειδί στα χέρια, και το τηλέφωνο να χτυπάει.
- Η πρώτη ερώτηση είναι τι θέλουν — δωμάτιο, παραλαβή από το αεροδρόμιο, ή να έρθουν αργά.
- Κοιτάει το βιβλίο που ήδη χρησιμοποιείτε πριν πει ότι μια ημερομηνία είναι ελεύθερη. Δωμάτιο δεν επινοεί.
- Δημοσιευμένη τιμή μπορεί να επαναλάβει. Αριθμό που έφτιαξε ο ίδιος δεν πρέπει να δώσει.
- Οι επισκέπτες παίρνουν στη γλώσσα τους. Αυτό είναι η δουλειά, όχι φιλοφρόνηση.
- Καθυστερημένο καράβι είναι άλλη κλήση από νέα κράτηση. Αν τα ανακατέψετε, η νύχτα πάει στραβά.
Με λίγα λόγια
Ώρα άφιξης. Ένας άνθρωπος στο γκισέ έχει το διαβατήριο του επισκέπτη και ένα κλειδί στα χέρια. Το τηλέφωνο χτυπάει. Όποιος παίρνει θέλει δωμάτιο για δύο νύχτες, μεταφορά από το αεροδρόμιο, ή να έρθει μετά το καράβι. Αυτά είναι τρία διαφορετικά αιτήματα. Ο βοηθός σηκώνει, ρωτάει ποιο είναι, και κοιτάει το βιβλίο που ήδη χρησιμοποιείτε. Δεν λέει ότι υπάρχει κενό και δεν λέει τιμή αν δεν την έχετε βάλει εσείς. Μιλάει τη γλώσσα με την οποία ξεκίνησε ο επισκέπτης — 70+ γλώσσες — και στέλνει την επιβεβαίωση σε εκείνη τη γλώσσα.
Τα βασικά
- Βάλτε τον βοηθό στον δημοσιευμένο αριθμό με κανόνα προώθησης αν δεν σηκώσει κανείς, ώστε όποιος είναι ελεύθερος στο γκισέ να παίρνει ακόμα την κλήση.
- Μάθετέ του το πρώτο χώρισμα: διαθεσιμότητα, παραλαβή από το αεροδρόμιο, ή καθυστερημένη άφιξη. Πριν από αυτό δεν γίνεται τίποτα χρήσιμο.
- Συνδέστε το βιβλίο που ήδη χρησιμοποιείτε. Αν το βιβλίο δεν δείχνει ελεύθερο δωμάτιο, ο βοηθός παίρνει αίτημα. Δεν επινοεί ένα.
- Δώστε του μόνο τις δημοσιευμένες τιμές που επιτρέπεται να επαναλάβει. Μην του δώσετε αριθμό που θα παίρνατε πίσω στο γκισέ.
- Αντιμετωπίστε τη γλώσσα του επισκέπτη ως γλώσσα δουλειάς. Αγγλικά, γερμανικά, γαλλικά και ιταλικά είναι πώς κλείνουν, όχι έξτρα.
- Γράψτε τον κανόνα καθυστερημένης άφιξης που ήδη χρησιμοποιείτε: τελευταίο check-in, κλειδοθήκη, ποιον να πάρουν μετά τα μεσάνυχτα.
Τι κάνει ένας βοηθός σε μικρό ξενοδοχείο
Κάποιος στέκεται στο γκισέ σας με ανοιχτό διαβατήριο. Γράφετε το όνομα στο βιβλίο, βρίσκεται το κλειδί, λέτε τι ώρα ξεκινάει το πρωινό. Το τηλέφωνο χτυπάει. Δεν μπορείτε να σηκώσετε. Ο άνθρωπος μπροστά σας δεν έχει τελειώσει.
Ένας βοηθός σηκώνει εκείνον τον αριθμό και μετά κάνει κάτι με ό,τι άκουσε. Παίρνει τις ημερομηνίες. Γράφει μια παραλαβή. Λέει σε αργοπορημένο επισκέπτη τον κανόνα που χρησιμοποιείτε πραγματικά. Ή βάζει σημείωμα μπροστά σε όποιον είναι ελεύθερος.
Το πρώτο που πρέπει να πιάσει σωστά είναι το είδος της κλήσης. Νέα διαμονή, μεταφορά από το αεροδρόμιο και καθυστερημένη άφιξη είναι τρία διαφορετικά αιτήματα. Θέλουν διαφορετικά στοιχεία. Βοηθός που ανοίγει με «ποιες ημερομηνίες θα θέλατε;» θα αντιμετωπίσει καθυστερημένο καράβι ως καινούργια κράτηση και θα αφήσει τον νυχτερινό επισκέπτη σε κλειδωμένη πόρτα.
Αν πήραν στα αγγλικά, η επιβεβαίωση πάει στα αγγλικά. Αν πήραν στα γερμανικά, πάει στα γερμανικά. Ο βοηθός δουλεύει σε 70+ γλώσσες. Το SMS ακολουθεί τη γλώσσα της κλήσης.
Ώρα άφιξης, διαβατήριο, και το τηλέφωνο που δεν φτάνει κανείς
Από τις δύο έως τις πέντε το απόγευμα, το καλοκαίρι, ένας άνθρωπος στο γκισέ έχει ήδη ουρά. Διαβατήριο ανοιχτό, κλειδί στο χέρι, ερώτηση για το πρωινό. Το τηλέφωνο χτυπάει.
Κανείς δεν μπορεί να σηκώσει. Τα χέρια είναι στο διαβατήριο και στο κλειδί, και ο επισκέπτης μπροστά σας δεν μπορεί να μείνει μόνος στο μέσο του ονόματος.
Δεν είναι δεκαοκτώ κλήσεις απλωμένες στην ημέρα. Είναι σωρός στις ώρες που φτάνουν τα αεροπλάνα και τα καράβια. Δεύτερο άτομο προσλημμένο για τον χειμώνα δεν αγγίζει τον Ιούλιο. Δεύτερη γραμμή με τα ίδια δύο χέρια αφήνει και πάλι τον τρίτο που καλεί να ακούει κατειλημμένο.
Όποιος ρώτησε αν έχετε δίκλινο για το Σαββατοκύριακο έχει ήδη ανοιχτό και το επόμενο κατάλυμα στον ίδιο δρόμο. Δεν θα περιμένει στο αυτόματο. Κλείνει και πατάει τον επόμενο αριθμό.
Διαθεσιμότητα, παραλαβή ή καθυστερημένη άφιξη
Διαθεσιμότητα. Ημερομηνίες, τύπος δωματίου, πόσοι ενήλικες, αν θέλουν πρωινό. Ο βοηθός κοιτάει το βιβλίο πριν πει ότι υπάρχει κενό. Αν το βιβλίο δεν το δείχνει, παίρνει αίτημα. Δεν επινοεί δωμάτιο.
Παραλαβή από το αεροδρόμιο. Άλλη δουλειά. Θέλει πτήση, ώρα προσγείωσης, πόσοι, αποσκευές. Γίνεται μόνο αν την προσφέρετε ήδη και είναι κάποιος ελεύθερος. Ο βοηθός δεν επινοεί οδηγό. Σημειώνει και τα δύο αν η ίδια κλήση έχει και διαμονή.
Καθυστερημένη άφιξη. Δεν είναι νέα κράτηση. Είναι επισκέπτης που ήδη έχει δωμάτιο — ή νομίζει ότι έχει — και το καράβι αργεί. Ο βοηθός ακολουθεί τον κανόνα που γράψατε: τελευταία ώρα, κλειδοθήκη, ποιον να πάρουν μετά τα μεσάνυχτα. Δεν υπόσχεται άνθρωπο στην πόρτα αν δεν περιμένετε.
Αν τα ανακατέψετε, ο νυχτερινός επισκέπτης βρίσκει κλειδωμένη πόρτα και η καινούργια κράτηση κάθεται σε δωμάτιο που ήδη ανήκει σε άλλον.
Δωμάτιο που δεν επινοεί
Να πεις ότι υπάρχει κενό όταν το κανάλι το έχει ήδη πουλήσει φέρνει δύο παρέες για ένα κρεβάτι. Αυτό κοστίζει περισσότερο από μια κλήση που δεν σηκώθηκε.
Ο βοηθός λέει ότι υπάρχει κενό μόνο αν το βιβλίο που συνδέσατε το δείχνει εκείνη τη στιγμή. Αν το βιβλίο είναι σιωπηλό, παίρνει ημερομηνίες και τύπο και αφήνει την επιβεβαίωση στο γκισέ.
Θέα θάλασσα και κήπος δεν είναι το ίδιο δωμάτιο. Έξτρα κρεβάτι δεν χωράει σε κάθε δίκλινο. Ο βοηθός προσφέρει μόνο ό,τι βλέπει. Δεν «βρίσκει» τρίτο κρεβάτι για να ακουστεί εξυπηρετικός.
Τιμή που δεν πρέπει να φτιάξει
Δημοσιευμένη τιμή για εκείνες τις ημερομηνίες και εκείνον τον τύπο μπορεί να την επαναλάβει. Αριθμό από περιγραφή — «κάτι με θέα», «ό,τι έχετε τον Αύγουστο» — δεν επινοεί. Αριθμός ειπωμένος στον αριθμό σας είναι δικός σας αριθμός. Το γκισέ μετά πρέπει να τον πάρει πίσω.
Μην του δώσετε περσινό τιμοκατάλογο και ελπίζετε ότι «θα κρίνει». Θα διαβάσει τον αριθμό. Αν ένας αριθμός δεν πρέπει να ειπωθεί μέχρι να ανοίξει το βιβλίο, μην δώσετε στον βοηθό εκείνον τον αριθμό.
Το καράβι αργεί
Σε νησί αυτή η κλήση έρχεται κάθε βράδυ τον Ιούλιο. Ο επισκέπτης είναι ήδη στο τελευταίο καράβι. Θέλει να μάθει αν θα βρει ανοιχτή πόρτα.
Αυτή δεν είναι κλήση κράτησης. Ο βοηθός δεν ρωτάει ημερομηνίες από την αρχή. Ακολουθεί τον κανόνα καθυστερημένης άφιξης που γράψατε. Αν έχετε κλειδοθήκη, το λέει. Αν περιμένει κάποιος μέχρι ώρα, το λέει. Αν μετά τα μεσάνυχτα δεν ανοίγει κανείς, το λέει κι αυτό. Επισκέπτης στο καράβι χρειάζεται τον αληθινό κανόνα.
Οι γλώσσες είναι η δουλειά
Σε ελληνικό ξενοδοχείο το απόγευμα μιλάει αγγλικά, γερμανικά, γαλλικά, ιταλικά, ολλανδικά. Αυτό δεν είναι έξτρα. Είναι πώς κλείνουν τα δωμάτια.
Ο βοηθός παίρνει τη γλώσσα από την πρώτη πρόταση και μένει σε αυτήν. Το SMS ακολουθεί την ίδια. Δεν ρυθμίζετε γλώσσα ανά δωμάτιο. Δεν περιμένετε τον άνθρωπο του γκισέ να αλλάξει στα γερμανικά ενώ κρατάει διαβατήριο.
Πάρκινγκ, βαλίτσες, πρωινό, και ποιος δεν ήρθε
Πάρκινγκ σε μικρό κατάλυμα στην πόλη ή κοντά στο λιμάνι δεν είναι δεδομένο. Όποιος ρωτάει αν υπάρχει θέση, και αν πρέπει να την κρατήσει, δεν ζητάει δωμάτιο. Ο βοηθός επαναλαμβάνει ό,τι γράψατε: υπάρχει, είναι περιορισμένο, κρατιέται μαζί με το δωμάτιο, ή δεν υπάρχει και παρκάρουν στον δρόμο. Δεν υπόσχεται θέση που δεν έχετε.
Βαλίτσες μετά το check-out, πριν το απογευματινό καράβι, είναι συνηθισμένη κλήση σε νησί. Ο βοηθός λέει αν τις κρατάτε, μέχρι τι ώρα, και πού τις αφήνουν. Δεν επινοεί αποθήκη που δεν έχετε. Επισκέπτης που άφησε βαλίτσες και βρήκε κλειστή πόρτα στις έξι δεν ξανακλείνει μαζί σας.
Πρωινό: ώρα έναρξης, ώρα λήξης, αν περιλαμβάνεται. Ο βοηθός επαναλαμβάνει τις ώρες που γράψατε. Δεν λέει «μέχρι τις έντεκα» αν στις δέκα μαζεύετε. Ημιδιατροφή είναι άλλο πακέτο. Δεν την κολλάει σε δίκλινο με πρωινό επειδή ο καλών ρώτησε «τρώμε και το βράδυ;».
No-show είναι δουλειά του γκισέ, όχι του βοηθού. Αν κάποιος δεν ήρθε χθες και παίρνει σήμερα για να έρθει απόψε, ο βοηθός παίρνει τις ημερομηνίες και αφήνει επανάκληση. Δεν λέει ότι το δωμάτιο τους περιμένει. Το κανάλι μπορεί να το έχει ήδη απελευθερώσει.
Πώς το χειρίζεται το CITT
- Ο αριθμός μένει στην ιστοσελίδα και στις κάρτες. Κανόνας προώθησης στέλνει ό,τι δεν σηκώνετε. Οι κλήσεις που σηκώνει το γκισέ δεν φεύγουν από το σπίτι.
- Πολλές κλήσεις απαντιούνται μαζί. Η ουρά της άφιξης είναι συζητήσεις, όχι στοίβα κατειλημμένων.
- Ξέρει το κατάλυμα που περιγράψατε. Τύποι δωματίων, αν κάνετε παραλαβή, ο κανόνας της κλειδοθήκης, οι ώρες πρωινού.
- Ρωτάει διαθεσιμότητα, παραλαβή ή καθυστερημένη άφιξη πριν κοιτάξει ημερομηνίες.
- Κοιτάει το πραγματικό βιβλίο πριν πει ότι υπάρχει κενό.
- Επιβεβαιώνει με SMS, στη γλώσσα της κλήσης — 70+ γλώσσες.
- Ανεβάζει ό,τι δεν μπορεί να τελειώσει — τιμή που δεν είναι γραμμένη, δωμάτιο που το βιβλίο δεν δείχνει — ως σημειωμένο αίτημα.
- Παίρνετε το αντίγραφο, την περίληψη και τις ημερομηνίες που είπαν.
Τι δεν κάνει
Δεν λέει ότι υπάρχει κενό αν το βιβλίο δεν το δείχνει.
Δεν επινοεί τιμή, ούτε ρίχνει θέα θάλασσα στην τιμή κήπου.
Δεν επινοεί οδηγό για το αεροδρόμιο και δεν επινοεί κλειδοθήκη που δεν έχετε.
Δεν αντιμετωπίζει καθυστερημένο καράβι ως καινούργια κράτηση.
Δεν αποφασίζει ακύρωση καναλιού ή επιστροφή χρημάτων. Παίρνει το αίτημα. Αποφασίζει άνθρωπος στο γκισέ.
Πώς ακούγονται αυτές οι κλήσεις
Η σειρά είναι το είδος της κλήσης, μετά οι ημερομηνίες ή ο κανόνας άφιξης, μετά ό,τι επιβεβαιώνει το βιβλίο. Δεν υπάρχει «ναι, έχουμε» χωρίς ματιά στο βιβλίο. Δεν υπάρχει τιμή από περιγραφή. Δεν υπάρχει υπόσχεση ανθρώπου στην πόρτα μετά τα μεσάνυχτα αν δεν περιμένετε.
Αν ο βοηθός είναι φιλικός και δίνει ακόμα δωμάτιο που το κανάλι πούλησε, η νύχτα τρέχει. Βάλτε όποιον πήρε στις 15:10 για δίκλινο στο βιβλίο, όχι στο πεζοδρόμιο έξω από το επόμενο κατάλυμα στον ίδιο δρόμο.
Τι ρυθμίζετε πρώτα
Βάλτε τον βοηθό στον δημοσιευμένο αριθμό με κανόνα προώθησης αν δεν σηκώσει κανείς. Μετά το πρώτο χώρισμα — διαθεσιμότητα, παραλαβή, καθυστερημένη άφιξη — το βιβλίο που ήδη χρησιμοποιείτε, τις δημοσιευμένες τιμές που επιτρέπεται να επαναλάβει, και τον κανόνα της κλειδοθήκης.
Μην του δώσετε αριθμό που θα παίρνατε πίσω στο γκισέ. Γράψτε τις ώρες πρωινού, αν υπάρχει πάρκινγκ, και αν κρατάτε βαλίτσες μετά το check-out.
Οι τιμές του CITT είναι στο τμήμα τιμών της αρχικής. Δεν επαναλαμβάνονται εδώ.
Ρεσεψιόν με AI, προσωπικό ή τηλεφωνικό κέντρο
| CITT | Στο ιατρείο | Call center | |
|---|---|---|---|
| Ώρα άφιξης | Απαντά όσο το γκισέ τελειώνει τον επισκέπτη μπροστά του | Μία κλήση, αν μπορούν να αφήσουν το διαβατήριο | Ανάλογα ποιος είχε βάρδια |
| Πρώτη ερώτηση | Διαθεσιμότητα, παραλαβή, ή καθυστερημένη άφιξη | Ναι — το ακούν | Συχνά πηδάει στις ημερομηνίες |
| Επινοεί ελεύθερο δωμάτιο | Ποτέ — βιβλίο ή επανάκληση | Καμιά φορά από μνήμη | Κίνδυνος, αν το χαρτί είναι παλιό |
| Επινοεί τιμή | Επαναλαμβάνει μόνο δημοσιευμένο αριθμό που του δώσατε | Μπορεί να κοιτάξει τον πίνακα | Διαβάζει λίστα που μπορεί να είναι περσινή |
| Παραλαβή αεροδρομίου έναντι δωματίου | Τα αντιμετωπίζει ως δύο αιτήματα | Ναι | Κλείνει δωμάτιο και ελπίζει |
| Γλώσσα του επισκέπτη | 70+ γλώσσες | Ελληνικά, και αγγλικά αν τα έχουν | Όποιος έχει εκείνη τη βάρδια |
| Καθυστερημένη άφιξη μετά το κλείσιμο του γκισέ | Ακολουθεί τον κανόνα που γράψατε | Αν είναι ακόμα ξύπνιοι | Παίρνει μήνυμα για το πρωί |
Τι κοστίζει μία αναπάντητη ώρα άφιξης σε μικρό κατάλυμα
Με αυτές τις υποθέσεις — αλλάξτε οποιαδήποτε και αλλάζει το αποτέλεσμα:
- Ένας άνθρωπος στη ρεσεψιόν. Οι αφίξεις τρέχουν από τις 14:00 έως τις 17:00 ένα συνηθισμένο καλοκαιρινό απόγευμα.
- Περίπου 18 εισερχόμενες σε εκείνο το παράθυρο. Το γκισέ πιάνει ίσως 7, ανάμεσα στους επισκέπτες.
- Από όσες δεν πιάνει κανείς, οι 4 είναι νέες κλήσεις διαθεσιμότητας για δύο νύχτες.
- Μια διαμονή δύο νυχτών αξίζει περίπου 160 € στο κατάλυμα — Ο ΔΙΚΟΣ ΣΑΣ αριθμός θα διαφέρει, και αυτόν αλλάξτε πρώτα.
- Δεν γίνεται κάθε κλήση διαμονή που θα μπορούσατε να πάρετε. Εδώ υποθέτουμε ότι 2 από τις 4 θα ήταν κλείσιμες στο βιβλίο σας. Αλλάξτε το αν σε εσάς είναι χαμηλότερο.
- Δύο από εκείνους τους τέσσερις κλείνουν το επόμενο κατάλυμα στον ίδιο δρόμο αντί να αφήσουν μήνυμα.
- 4 νέες κλήσεις διαθεσιμότητας δεν τις πιάνει κανείς σε μία ώρα άφιξης.
- Οι 2 δεν ξαναπαίρνουν και κλείνουν αλλού.
- Αν 2 από τις 4 θα ήταν διαμονές που θα μπορούσατε να πάρετε, εκείνο το απόγευμα είναι 320 € που δεν έρχονται.
- Μόνο ώρες άφιξης, σε καλοκαίρι 20 εβδομάδων — 20 × 320 €. Βάλτε τις δικές σας εβδομάδες.
Περίπου 6.400 € τη σεζόν, από ένα επαναλαμβανόμενο τρίωρο — και μόνο αν δέχεστε την παραπάνω μετατροπή. Αλλάξτε την.
Τι κοστίζει
Το CITT χρεώνει μόνο ό,τι μιλιέται: χωρίς πακέτα, χωρίς ελάχιστο, χωρίς σύμβαση. Οι ισχύουσες τιμές — μηνιαίο ανά αριθμό και ανά λεπτό — είναι στο τμήμα τιμών της αρχικής, και μόνο εκεί δημοσιεύονται.
Συχνές ερωτήσεις
Πρέπει να αφήσω τον αριθμό στο site και στις κάρτες;
Όχι. Ο αριθμός στην ιστοσελίδα, στο προφίλ Google και στην τυπωμένη κάρτα μένει δικός σας. Βάζετε έναν κανόνα προώθησης στον πάροχο — όλες οι κλήσεις, ή μόνο όσες χτυπούν ακόμα μετά από όσα δευτερόλεπτα ορίσετε. Αν σηκώσει κάποιος στο γκισέ, η κλήση δεν φεύγει από το σπίτι και δεν χρεώνεται.
Μπορεί να πει στον καλούντα ότι υπάρχει κενό;
Μόνο αν το βιβλίο που συνδέσατε δείχνει ελεύθερο δωμάτιο για εκείνες τις ημερομηνίες εκείνη τη στιγμή. Αν το βιβλίο είναι σιωπηλό, παλιό ή δεν ανοίγει, ο βοηθός δεν μαντεύει. Παίρνει τις ημερομηνίες, τον τύπο δωματίου που ζήτησαν και ένα νούμερο, και αφήνει την επιβεβαίωση σε εσάς. Να πεις ότι υπάρχει κενό όταν το κανάλι το έχει ήδη πουλήσει είναι χειρότερο από αναπάντητη κλήση — έρχονται δύο παρέες για ένα κρεβάτι.
Μπορεί να πει τιμή στο τηλέφωνο;
Μπορεί να επαναλάβει δημοσιευμένη τιμή που του δώσατε για εκείνες τις ημερομηνίες και εκείνον τον τύπο δωματίου. Δεν πρέπει να επινοήσει αριθμό από περιγραφή, να ρίξει δωμάτιο με θέα θάλασσα στην τιμή κήπου, ή να μαντέψει τι κάνει ο Αύγουστος φέτος. Αριθμός ειπωμένος στον αριθμό σας είναι δικός σας αριθμός. Οτιδήποτε άλλο είναι επανάκληση.
Αν έρχονται αφού κλείσει το γκισέ;
Αυτή είναι κλήση καθυστερημένης άφιξης, όχι νέα κράτηση. Ο βοηθός ακολουθεί τον κανόνα που γράψατε: τελευταία ώρα άφιξης, κλειδοθήκη, ποιον να πάρουν μετά τα μεσάνυχτα, αν θα περιμένει κάποιος. Δεν υπόσχεται άνθρωπο στην πόρτα αν δεν περιμένετε. Δεν επινοεί κλειδοθήκη που δεν έχετε. Επισκέπτης που είναι ήδη στο τελευταίο καράβι χρειάζεται τον αληθινό κανόνα, όχι έναν αισιόδοξο.
Ο καλών δεν μιλάει ελληνικά. Μπορεί ακόμα να πάρει την κλήση;
Παίρνει τη γλώσσα από την πρώτη πρόταση και συνεχίζει σε αυτήν, και αλλάζει στη μέση της κλήσης αν χρειαστεί. Σε ελληνικό ξενοδοχείο αυτό είναι το συνηθισμένο απόγευμα: αγγλικά, γερμανικά, γαλλικά, ιταλικά, ολλανδικά, και άλλα στην ίδια εβδομάδα. Η επιβεβαίωση με SMS ακολουθεί τη γλώσσα της κλήσης. Δεν ρυθμίζετε γλώσσα ανά δωμάτιο.
Τι βλέπουμε μετά από μια κλήση;
Αντίγραφο, σύντομη περίληψη, αν ζήτησαν διαμονή, παραλαβή ή καθυστερημένη άφιξη, τις ημερομηνίες που είπαν, και ό,τι έκλεισε ή έμεινε για το γκισέ. Οι επιβεβαιώσεις βγαίνουν με SMS στη γλώσσα της κλήσης.
