Ρεσεψιονίστ AI για λογιστικά γραφεία

Τι κάνει ο βοηθός σε αυτή τη γραμμή

Και οι δύο έχετε ανοιχτή μια δήλωση. Η αποστολή του ΦΠΑ είναι αυτή την εβδομάδα. Το τηλέφωνο χτυπάει. Δεν μπορείτε να σηκώσετε, επειδή η δήλωση δεν περιμένει, και όποιος παίρνει δεν περιμένει κι αυτός.

Βάζετε τον βοηθό στον αριθμό που είναι ήδη τυπωμένος στην εντολή ανάθεσης. Απαντά όταν δεν μπορείτε. Μιλάει σαν γραμματέας: το όνομα του γραφείου, μετά τι χρειάζονται. Μετά κάνει ένα από τα τρία. Κλείνει ώρα να αφήσουν χαρτιά, ή συνάντηση που μπορείτε πραγματικά να κρατήσετε. Γράφει αίτημα Ε1, μισθοδοσίας ή σύστασης. Ή βάζει σημείωμα μπροστά σας με την πρόταση που χρησιμοποιείτε πραγματικά — θα σας καλέσει πίσω ο λογιστής.

Η πρώτη ερώτηση δεν είναι πότε είναι ελεύθεροι. Η πρώτη ερώτηση είναι φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία. Αυτά είναι δύο διαφορετικά βιβλία, δύο διαφορετικοί σωροί χαρτιών, και συνήθως δύο διαφορετικοί άνθρωποι που πρέπει να καλέσουν πίσω. Διευθυντής που είναι και τα δύο παίρνει και πάλι δύο σημειώματα, όχι μία συνάντηση στριμωγμένη σε είκοσι λεπτά.

Ο βοηθός μπορεί να πάρει αίτημα. Δεν μπορεί να τελειώσει φορολογική ερώτηση. Το «μπορείτε να πάρετε τη μισθοδοσία μας από τον άλλο μήνα;» είναι αίτημα. Το «αν πληρώσω το μπόνους αυτή την εβδομάδα, ποια είναι η παρακράτηση;» είναι δικό σας. Ίδια κλήση, δύο δουλειές. Ο βοηθός τελειώνει την πρώτη και σταματά στη δεύτερη.

Η μετακίνηση παράδοσης χαρτιών από Πέμπτη σε Παρασκευή μπορεί να τελειώσει στο τηλέφωνο. Το «τι να βάλω στο Ε1;» όχι, και ο βοηθός το λέει στην πρώτη απάντηση.

Γιατί σε εβδομάδα ΦΠΑ δεν σηκώνει κανείς

Στις ήσυχες εβδομάδες σηκώνετε. Στις δυνατές δεν σηκώνετε. ΦΠΑ. Οι μέρες που έρχονται τα Ε1. Παρασκευή μισθοδοσίας τον Δεκέμβριο. Και οι δύο είστε μέσα σε δήλωση που έχει ημερομηνία. Αν υπάρχει γραμματέας, κυνηγάει τιμολόγια. Το τηλέφωνο χτυπάει και πάλι.

Οι καλούντες έρχονται σωρός. Ο καθένας νομίζει ότι ο φάκελός του δεν περιμένει. Δεύτερη γραμματέας αφήνει και πάλι τον τρίτο και τον τέταρτο σε κατειλημμένο.

Όποιος θα γινόταν νέα ανάθεση έχει το όνομά σας και άλλα δύο. Δεν αφήνει μήνυμα. Παίρνει το επόμενο γραφείο. Πελάτες που τα βιβλία τους είναι ήδη εδώ συχνά περιμένουν. Ιδρυτής που θέλει εταιρεία αυτόν τον μήνα δεν περιμένει.

Σε εβδομάδα υποβολής παίρνετε και τις δύο δουλειές σε ένα τηλέφωνο: «πού είναι τα τιμολόγιά μου» και «μπορείτε να μας αναλάβετε». Αν τα αντιμετωπίσετε ως έναν σωρό, η νέα εταιρεία περιμένει ενενήντα δευτερόλεπτα και κλείνει. Ο υπάρχων πελάτης, που είχε τα τιμολόγια που χρειάζεται η δήλωση, αφήνει μήνυμα.

Πώς χειρίζεται το CITT γραμμή γραφείου

1. Ο αριθμός μένει δικός σας. Βάζετε κανόνα προώθησης στον πάροχο — τα πάντα, ή μόνο ό,τι χτύπησε αναπάντητο όσα δευτερόλεπτα ορίσετε. Κοντύνετε την καθυστέρηση στην περίοδο προθεσμιών. Οι κλήσεις που σηκώνετε δεν φεύγουν από το γραφείο. Στο τμήμα τιμών της αρχικής φαίνεται πώς αντιμετωπίζεται ό,τι σηκώνετε εσείς και ό,τι σηκώνει ο βοηθός.
2. Πολλές κλήσεις μαζί. Ο σωρός εβδομάδας υποβολής είναι συζητήσεις, όχι ουρά πίσω από έναν άνθρωπο σε αναμονή με την ΑΑΔΕ.
3. Ξέρει το γραφείο, επειδή του δώσατε το δικό σας υλικό: αν αναλαμβάνετε φυσικά πρόσωπα, εταιρείες ή και τα δύο· αν δέχεστε νέα βιβλία αυτόν τον μήνα· τι χρειάζεστε για Ε1, για μισθοδοσία, για σύσταση· πού αφήνουν χαρτιά· ποιες μέρες κάθεστε με πελάτες.
4. Ρωτάει πρώτα φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία, και τα κρατά ως δύο καταγραφές όταν ένας διευθυντής είναι και τα δύο.
5. Παίρνει Ε1, μισθοδοσία και σύσταση εταιρείας ως αίτημα — όνομα, νούμερο, τι θέλουν να ξεκινήσει — και δεν απαντά τη φορολογική ερώτηση που κρύβεται στην ίδια πρόταση.
6. Κοιτάει το ημερολόγιο πριν πει ώρα και κλείνει στο ίδιο ημερολόγιο που δουλεύει το γραφείο. Δεν προσφέρει ώρα που πέφτει σε μέρα υποβολής.
7. Επιβεβαιώνει με SMS και υπενθυμίζει πριν το ραντεβού ώστε ο φάκελος να φτάσει πραγματικά.
8. Θα σας καλέσει πίσω ο λογιστής είναι ο προφορικός κανόνας, όχι υποσημείωση. Ίδια πρόταση, σε κάθε ερώτηση που ακούγεται σαν συμβουλή.
9. Παίρνετε το αντίγραφο, την περίληψη και τα στοιχεία — περασμένα σε ό,τι χρησιμοποιεί ήδη το γραφείο.

Τι δεν κάνει — και δεν πρέπει

Δεν δίνει φορολογική συμβουλή. Ούτε αν ο καλών είναι μία μέρα πριν από προθεσμία. Παίρνει το αίτημα. Αποφασίζετε εσείς.

Δεν λέει τι χρωστάει κανείς, αν μια δήλωση είναι «εντάξει», ή πώς αντιμετωπίζεται στοιχείο εξωτερικού. Αυτές οι προτάσεις είναι δικές σας. Μένουν έξω από αυτή τη γραμμή.

Δεν συμπληρώνει Ε1, δεν τρέχει μισθοδοσία και δεν λέει σε ιδρυτή ποια μορφή εταιρείας να διαλέξει. Αυτά είναι η ανάθεση. Ο βοηθός κλείνει την αρχή της ανάθεσης.

Δεν διαβάζει τους περσινούς αριθμούς δυνατά ως απάντηση φέτος. Αριθμός από κλειστό φάκελο είναι και πάλι αριθμός που θα έδινε το γραφείο.

Δεν προσποιείται ότι μετακινήθηκε μια προθεσμία. Αν ρωτήσει καλών αν μπορεί να υποβάλει την άλλη εβδομάδα αντί γι’ αυτή, ο βοηθός καταγράφει την ερώτηση και λέει ότι θα καλέσει πίσω ο λογιστής. Δεν τους δίνει ημερομηνία.

Δεν περπατάει κανέναν στο Taxisnet, στο MyDATA ή σε κλειδωμένο λογαριασμό ΑΑΔΕ. Αυτές οι κλήσεις πάνε σε κινητό, με το σημείωμα γραμμένο, ώστε να τις δείτε πριν τη λίστα του βραδιού.

Πώς ακούγονται πραγματικά αυτές οι κλήσεις

Η ανταλλαγή στον πίνακα παραπάνω είναι το σχήμα που να περιμένετε. Η άρνηση κάθεται στη δεύτερη γραμμή. Ο καλών ρώτησε τι να βάλει σε Ε1 για ελεύθερα στη Γερμανία. Ο βοηθός ονομάζει το θέμα ώστε η επανάκληση να είναι χρήσιμη, και αρνείται τον αριθμό. Ρωτάει φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία, επειδή αυτό αλλάζει ποιος καλεί πίσω.

Η μισθοδοσία και η σύσταση σπάνε το ίδιο. Το αίτημα τελειώνει στο τηλέφωνο. Το «να είναι ΙΚΕ;» όχι. Υπάρχων πελάτης που δεν έχει στείλει τιμολόγια είναι κυνήγι. Το «μπορώ να το εκπέσω;» είναι επανάκληση.

Διευθυντής από το εξωτερικό που ρωτάει αν δουλεύετε στα αγγλικά είναι αίτημα συν γλώσσα. Ο βοηθός απαντά από ό,τι βάλατε. Δεν λέει μηνιαία αμοιβή, και δεν υπόσχεται ότι μπορείτε να τους αναλάβετε αν έχετε κλείσει τα βιβλία για τον μήνα.

Φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία, πριν από οτιδήποτε άλλο

Ρυθμίστε αυτό το μοίρασμα πριν ανοίξετε οτιδήποτε άλλο.

Φυσικό πρόσωπο είναι συνήθως Ε1, ερώτηση ελευθέρων, ενοίκιο, κάτοικος εξωτερικού, καμιά φορά μεταφορά βιβλίων από προηγούμενο λογιστή. Ο βοηθός μαζεύει όνομα, νούμερο, ΑΦΜ αν το δώσουν, και το θέμα με τα λόγια τους. Δεν τους ζητάει να υπαγορεύσουν εισοδήματα.

Εταιρεία είναι συνήθως μισθοδοσία, ΦΠΑ, MyDATA, ετήσιες καταστάσεις, σύσταση, ή αλλαγή βιβλίων. Ο βοηθός μαζεύει την επωνυμία, ένα νούμερο, ποιος καλεί, και το θέμα. Δεν επιβεβαιώνει υπόλοιπα.

Αν ο καλών είναι διευθυντής που παίρνει και για τα δύο, ο βοηθός καταγράφει και τα δύο και δεν τα στριμώχνει σε μία κοντή συνάντηση. Αυτές είναι δύο συζητήσεις για εσάς, ακόμα κι αν ήρθαν ως μία κλήση.

Το Ε1, η μισθοδοσία και η σύσταση είναι αιτήματα, όχι απαντήσεις

Γράψτε τα ως θέματα που ο βοηθός επιτρέπεται να ανοίξει, όχι ως θέματα που επιτρέπεται να τελειώσει.

Ε1. Πάρτε το αίτημα. Ρωτήστε φυσικό πρόσωπο, όχι εταιρεία. Κλείστε ώρα να αφήσουν χαρτιά, ή επανάκληση. Μην συζητήσετε εισοδήματα εξωτερικού, εξαρτώμενα ή πώς έμοιαζε πέρυσι.

Μισθοδοσία. Πάρτε το αίτημα. Ρωτήστε εταιρεία, ή τη σπάνια περίπτωση φυσικού προσώπου ως εργοδότη. Μαζέψτε μήνα έναρξης αν τον έχουν, αριθμό ατόμων αν τον δώσουν, και αν αυτό είναι νέα ανάθεση ή αλλαγή. Μην συζητήσετε αμοιβές, υπερωρίες ή παροχές.

Σύσταση εταιρείας. Πάρτε το αίτημα. Μαζέψτε όνομα, νούμερο, προτιμώμενη γλώσσα, και αν έχουν ήδη χαρτιά. Μην συστήσετε νομική μορφή, έδρα ή εγγραφή στο ΦΠΑ.

Οτιδήποτε δίπλα — ΕΦΚΑ, πρόσβαση Taxisnet, κλειδωμένος λογαριασμός ΑΑΔΕ, ειδοποίηση από την αρχή — είναι σημειωμένη επανάκληση, όχι περιήγηση.

Αν δώσουν ΑΦΜ, πάρτε το. Αν δεν δώσουν, μην τους ανακρίνετε για ένα στην πρώτη κλήση. Μπορείτε να το ζητήσετε όταν καλέσετε πίσω.

Η περίοδος προθεσμιών είναι η πραγματική δοκιμή

Την εβδομάδα που λήγουν οι δηλώσεις θέλετε τρεις ρυθμίσεις πιο σφιχτές από την υπόλοιπη χρονιά. Πιο κοντό κουδούνισμα πριν την προώθηση, ώστε το ξεχείλισμα να πιαστεί όσο μένετε στα βιβλία. Πιο σκληρό μοίρασμα ανάμεσα σε ώρες παράδοσης χαρτιών (κλείσιμες) και συμβουλή (επανάκληση). Και διαδρομή κινητού την ίδια μέρα για μισθοδοσία αύριο, αποστολή που κόλλησε, ή κλειδωμένο λογαριασμό — επειδή αυτά δεν μπορούν να περιμένουν την περίληψη του βραδιού.

Ο βοηθός δεν βοηθάει με τη δήλωση. Απαντά την ερώτηση νέων βιβλίων που αλλιώς θα χάνατε, και γράφει την κλήση των χαμένων τιμολογίων ώστε κάποιος να τα κυνηγήσει με σειρά.

Εβδομάδα ΦΠΑ, εβδομάδα Ε1 και Παρασκευή μισθοδοσίας Δεκεμβρίου δεν είναι η ίδια εβδομάδα, και δεν είναι το ίδιο ξεχείλισμα. Ο ΦΠΑ είναι τιμολόγια και η αποστολή. Το Ε1 είναι φυσικά πρόσωπα, συχνά μετά το ωράριο, συχνά σε πάνω από μία γλώσσα. Η Παρασκευή μισθοδοσίας είναι αριθμός ατόμων, αργοπορημένη αλλαγή, πληρωμή που πρέπει να φύγει αύριο. Μάθετε στον βοηθό τα τρία σχήματα. Αν του δώσετε μία γενική ετικέτα «προθεσμία», θα αντιμετωπίσει κλειδωμένο λογαριασμό ΑΑΔΕ σαν παράδοση χαρτιών.

Χαμένα τιμολόγια και νέα βιβλία στο ίδιο τηλέφωνο

Σε εβδομάδα υποβολής το ίδιο τηλέφωνο κουβαλάει δύο δουλειές, και μπαίνουν η μία στον δρόμο της άλλης.

Ο υπάρχων πελάτης που δεν έχει στείλει τιμολόγια χρειάζεται κυνήγι, ώρα να αφήσει τον φάκελο, και καμιά φορά σημείωση το ίδιο απόγευμα. Εκείνη η κλήση κρατάει δήλωση που έχετε ήδη ξεκινήσει.

Η νέα εταιρεία, ο διευθυντής από το εξωτερικό, το φυσικό πρόσωπο με Ε1, είναι η κλήση που γίνεται τα βιβλία του άλλου χρόνου. Δεν θα μείνουν σε αναμονή. Αν ο βοηθός τους παρκάρει πίσω από κυνήγι τιμολογίων, έχουν φύγει.

Πείτε στον βοηθό να τελειώνει πρώτα αίτημα νέων βιβλίων. Αντιμετωπίστε κλήση χαμένων τιμολογίων ως σημείωμα συν ώρα παράδοσης χαρτιών, και σημειώστε την αν η αποστολή είναι αυτή την εβδομάδα.

Ώρα να αφήσουν χαρτιά είναι δέκα λεπτά στην πόρτα. Συνάντηση επισκόπησης είστε εσείς, ένας φάκελος και μία ώρα. Αν ο βοηθός δεν μπορεί να τα ξεχωρίσει, περνάτε την Πέμπτη με κόσμο που ήθελε μόνο να αφήσει μια τσάντα.

Κλήσεις που δεν μπορούν να περιμένουν το βράδυ

Τρεις κλήσεις σε αυτή τη γραμμή δεν ανήκουν σε περίληψη που διαβάζετε μετά την αποστολή.

Η μισθοδοσία είναι αύριο και άλλαξαν τα στοιχεία ενός εργαζομένου. Αυτό είναι κινητό, τώρα. Ο βοηθός παίρνει την επωνυμία, ποιος καλεί, τι άλλαξε αν το δώσουν, και το βάζει σε νούμερο που κρατάτε πραγματικά στη διάρκεια της διαδικασίας.

Η αποστολή ΦΠΑ κόλλησε, ή το MyDATA απέρριψε τα τιμολόγια. Ίδιος κανόνας. Σημείωμα στη λίστα του βραδιού είναι σημείωμα που διαβάζετε μετά την προθεσμία.

Η ΑΑΔΕ έκλεισε τον λογαριασμό, ή το Taxisnet δεν τους αφήνει να μπουν. Ο βοηθός δεν τους περπατάει σε επαναφορά. Παίρνει το όνομα, την εταιρεία ή το φυσικό πρόσωπο, και σημειώνει την κλήση σε κινητό.

Γράψτε αυτές τις τρεις ως κοντή λίστα. Τα υπόλοιπα μπορούν να περιμένουν το αντίγραφο.

Μέρες συνάντησης, μέρες υποβολής, Αύγουστος

Ξέρετε ήδη ποιες μέρες κάθεστε με πελάτες και ποιες έχετε κλείσει το ημερολόγιο επειδή λήγει αποστολή. Βάλτε τις. Σε μέρα υποβολής παίρνετε ακόμα το τηλέφωνο. Δεν παίρνετε συνάντηση επισκόπησης. Ώρες παράδοσης χαρτιών μπορούν ακόμα να προσφέρονται αν θα είναι κάποιος στην πόρτα.

Οι μέρες συνάντησης είναι για πρώτες συναντήσεις και ό,τι χρειάζεται εσάς στο δωμάτιο.

Ο Αύγουστος θέλει τις δικές του ημερομηνίες. Κάποιοι κλείνετε δύο εβδομάδες. Κάποιοι αφήνετε έναν άνθρωπο στα βιβλία. Ο δημοσιευμένος αριθμός χτυπάει και πάλι. Οι πελάτες εξωτερικού συνεχίζουν να παίρνουν. Ορίστε τις ημερομηνίες κλεισίματος, ορίστε ποιος είναι στο τηλέφωνο, και ορίστε την πρόταση για νέα βιβλία. Μην αφήσετε τον βοηθό να κλείσει επισκόπηση σε εβδομάδα που το γραφείο είναι σκοτεινό.

Τι ρυθμίζετε πρώτα

1. Φυσικά πρόσωπα, εταιρείες, ή και τα δύο, και αν δέχεστε νέα βιβλία αυτόν τον μήνα. Γραφείο κλειστό σε νέα δουλειά πρέπει να το λέει στην πρώτη κλήση, όχι μετά από κλεισμένη συνάντηση.
2. Η ερώτηση φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία, ως υποχρεωτικό βήμα.
3. Η πρόταση επανάκλησης, κατά λέξη: θα σας καλέσει πίσω ο λογιστής.
4. Ε1, μισθοδοσία και σύσταση ως θέματα μόνο αιτήματος, με τα χαρτιά που θέλετε πραγματικά να φέρουν.
5. Ποιες μέρες είναι μέρες υποβολής και δεν πρέπει να προσφέρονται ως συναντήσεις επισκόπησης, και ποιες μέρες κάθεστε.
6. Η λίστα κινητού την ίδια μέρα — μισθοδοσία αύριο, αποστολή κολλημένη, λογαριασμός κλειδωμένος — κοντή, σε κινητό.

Ανοίξτε τις υπενθυμίσεις SMS πριν ανοίξετε οτιδήποτε έξυπνο. Παράδοση χαρτιών που φτάνει χωρίς τον φάκελο είναι ώρα που δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, και ένα μήνυμα είναι ο φθηνότερος τρόπος να πείτε τι να φέρουν.

Μετά ακούστε τα πρώτα πενήντα αντίγραφα. Δεν ακούτε για ζεστασιά. Ακούτε τη στιγμή που σχεδόν ονόμασε αριθμό, σχεδόν συμπλήρωσε κουτάκι, ή σχεδόν αντιμετώπισε φυσικό πρόσωπο και εταιρεία ως το ίδιο κλείσιμο. Αυτές είναι οι μόνες αποτυχίες που μετράνε σε αυτή τη γραμμή, και φαίνονται την πρώτη εβδομάδα αν διαβάσετε την καταγραφή.