Χαμένες κλήσεις λογιστικού σε εβδομάδα ΦΠΑ
Σύντομη σύνοψη
- Στις ήσυχες εβδομάδες σηκώνετε. Στις δυνατές δεν σηκώνετε. ΦΠΑ, μέρες Ε1, Παρασκευή μισθοδοσίας Δεκεμβρίου.
- Και οι δύο είστε μέσα σε δήλωση που έχει ημερομηνία. Αν υπάρχει γραμματέας, κυνηγάει τιμολόγια.
- Όποιος θα γινόταν νέα ανάθεση έχει το όνομά σας και άλλα δύο. Δεν αφήνει μήνυμα.
- Στο ίδιο τηλέφωνο έρχονται «πού είναι τα τιμολόγιά μου» και «μπορείτε να μας αναλάβετε». Η νέα εταιρεία δεν περιμένει.
- Ο βοηθός παίρνει πολλές κλήσεις ταυτόχρονα, ρωτάει φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία, και γράφει το αίτημα.
- Πρώτα μετρήστε τις εβδομάδες προθεσμίας στο αρχείο του παρόχου, όχι τον μέσο όρο του χρόνου.
Με λίγα λόγια
Εβδομάδα ΦΠΑ. Και οι δύο λογιστές είναι ήδη μέσα σε δήλωση όταν το τηλέφωνο χτυπάει πιο πολύ. Διευθυντής που θέλει μισθοδοσία από τον άλλο μήνα, κάτοικος εξωτερικού με ερώτηση Ε1, ιδρυτής που θέλει εταιρεία αυτόν τον μήνα — αυτοί δεν αφήνουν μήνυμα. Παίρνουν το επόμενο γραφείο. Στο ίδιο τρίωρο παίρνετε και τον υπάρχοντα πελάτη που δεν έχει στείλει τιμολόγια. Αν τα αντιμετωπίσετε ως έναν σωρό, η νέα εταιρεία περιμένει ενενήντα δευτερόλεπτα και κλείνει. Ο βοηθός σηκώνει όσο είστε στα βιβλία.
Τα βασικά
- Ζητήστε το αρχείο του παρόχου και απομονώστε τις εβδομάδες ΦΠΑ, Ε1 και την Παρασκευή μισθοδοσίας Δεκεμβρίου.
- Μην κρίνετε από τα μηνύματα. Νέα βιβλία δεν μιλάνε μετά το μπιπ.
- Σημειώστε χωριστά τα αιτήματα νέων βιβλίων από το κυνήγι τιμολογίων. Δεν είναι η ίδια απώλεια.
- Κοντύνετε το κουδούνισμα πριν την προώθηση στην περίοδο προθεσμιών.
- Μισθοδοσία αύριο, κολλημένη αποστολή και κλειδωμένος λογαριασμός πάνε σε κινητό, όχι σε αυτόματο.
- Μετρήστε ξανά στις επόμενες τέσσερις εβδομάδες προθεσμίας, όχι στον μέσο όρο.
Ο αριθμός που λείπει από την εβδομάδα υποβολής
Ξέρετε ποιες δηλώσεις έφυγαν αργά. Ξέρετε ποιον πελάτη κυνηγάτε για τιμολόγια. Ο αριθμός που συχνά λείπει είναι πόσοι πήραν όσο ήσασταν μέσα στη δήλωση και έκλεισαν πριν το μπιπ.
Λείπει επειδή κάθε άλλη απώλεια αφήνει ίχνος. Καθυστερημένη αποστολή είναι στο ημερολόγιο. Πελάτης που έφυγε είναι στα βιβλία. Κλήση που χτύπησε εννιά δευτερόλεπτα την Τετάρτη στις έντεκα είναι στο αρχείο του παρόχου. Στο γραφείο το ανοίγετε μετά την προθεσμία, αν το ανοίγετε.
Μετρήστε πρώτα εκεί, και μόνο τις εβδομάδες που ήδη ξέρετε ότι δεν σηκώνετε. Αν ενώσετε τον Φεβρουάριο με την εβδομάδα ΦΠΑ, ο μέσος όρος κρύβει τη ζημιά.
Ποιος περιμένει και ποιος παίρνει το επόμενο γραφείο
Υπάρχων πελάτης που δεν έχει στείλει τιμολόγια. Συχνά περιμένει. Τα βιβλία του είναι ήδη εδώ. Μπορεί να αφήσει μήνυμα. Αυτούς τους βλέπετε στο αυτόματο.
Νέα βιβλία. Φυσικό πρόσωπο με Ε1, εταιρεία που θέλει μισθοδοσία από τον άλλο μήνα, ιδρυτής που θέλει σύσταση αυτόν τον μήνα, διευθυντής από το εξωτερικό. Έχουν το όνομά σας και άλλα δύο. Δεν αφήνουν μήνυμα. Παίρνουν το επόμενο γραφείο.
Μισθοδοσία αύριο, αποστολή που κόλλησε, λογαριασμός ΑΑΔΕ κλειδωμένος. Αυτοί δεν μπορούν να περιμένουν την περίληψη του βραδιού. Αν πέσουν στο αυτόματο, το μαθαίνετε μετά την προθεσμία.
Το αυτόματο σας δείχνει τους πελάτες που ήδη έχετε. Τα βιβλία του άλλου χρόνου τα χάνει.
Τρεις εβδομάδες, όχι μία ετικέτα «προθεσμία»
Εβδομάδα ΦΠΑ, εβδομάδα Ε1 και Παρασκευή μισθοδοσίας Δεκεμβρίου δεν είναι η ίδια εβδομάδα, και δεν είναι το ίδιο ξεχείλισμα.
Ο ΦΠΑ είναι τιμολόγια και η αποστολή. Το Ε1 είναι φυσικά πρόσωπα, συχνά μετά το ωράριο, συχνά σε πάνω από μία γλώσσα. Η Παρασκευή μισθοδοσίας είναι αριθμός ατόμων, αργοπορημένη αλλαγή, πληρωμή που πρέπει να φύγει αύριο.
Αν μετρήσετε «προθεσμία» ως μία στήλη, θα αντιμετωπίσετε κλειδωμένο λογαριασμό ΑΑΔΕ σαν παράδοση χαρτιών, και ιδρυτή σαν κυνήγι τιμολογίων.
Χαμένα τιμολόγια και νέα βιβλία στο ίδιο τρίωρο
Σε εβδομάδα υποβολής το ίδιο τηλέφωνο κουβαλάει δύο δουλειές, και μπαίνουν η μία στον δρόμο της άλλης.
Ο υπάρχων πελάτης χρειάζεται κυνήγι, ώρα να αφήσει τον φάκελο, καμιά φορά σημείωση το ίδιο απόγευμα. Εκείνη η κλήση κρατάει δήλωση που έχετε ήδη ξεκινήσει.
Η νέα εταιρεία είναι η κλήση που γίνεται τα βιβλία του άλλου χρόνου. Δεν θα μείνει σε αναμονή. Αν ο βοηθός την παρκάρει πίσω από κυνήγι τιμολογίων, έχει φύγει.
Πείτε στον βοηθό να τελειώνει πρώτα αίτημα νέων βιβλίων. Αντιμετωπίστε κλήση χαμένων τιμολογίων ως σημείωμα συν ώρα παράδοσης χαρτιών, και σημειώστε την αν η αποστολή είναι αυτή την εβδομάδα.
Το αυτόματο το βράδυ δεν σώζει την Τετάρτη
Υπάρχων πελάτης που άφησε μήνυμα στις έντεκα μπορεί να περιμένει ως τις επτά. Ιδρυτής που έκλεισε στις έντεκα και τέταρτο κάθεται τότε ήδη σε άλλο γραφείο.
Λίστα επανάκλησης που αδειάζετε μετά την αποστολή μετράει όσους περίμεναν. Δεν μετράει όσους δεν άφησαν νούμερο επειδή είχαν ακόμα δύο γραφεία στην οθόνη.
Γι’ αυτό η μετρική μετά τον βοηθό είναι αναπάντητες στις εβδομάδες προθεσμίας, όχι πόσα μηνύματα άδειασε η γραμματέας.
Δεύτερο άτομο τον Μάρτιο
Να προσλάβετε για τις ήσυχες είναι απάντηση σε άλλο πρόβλημα. Αν το γραφείο πνίγεται σε χαρτί τον Μάρτιο, προσλαμβάνετε. Αν το τηλέφωνο χτυπάει την Τετάρτη της υποβολής και είστε και οι δύο μέσα στη δήλωση, τρίτος μισθός τον Απρίλιο δεν αγγίζει εκείνο το τρίωρο.
Και όταν μένει κάποιος πίσω, ένας άνθρωπος πιάνει μία κλήση. Ο σωρός της υποβολής είναι τρεις και τέσσερις μαζί.
Ο βοηθός παίρνει πολλές κλήσεις ταυτόχρονα. Αυτό ταιριάζει στο σχήμα.
Τι ρυθμίζετε πριν την επόμενη εβδομάδα ΦΠΑ
Το αρχείο του παρόχου, κομμένο στις εβδομάδες προθεσμίας.
Πιο κοντό κουδούνισμα πριν την προώθηση εκείνες τις μέρες.
Το χωριστό σημάδι στα αιτήματα νέων βιβλίων.
Τη λίστα κινητού την ίδια μέρα: μισθοδοσία αύριο, αποστολή κολλημένη, λογαριασμός κλειδωμένος.
Την πρόταση ότι θα καλέσει πίσω ο λογιστής, ώστε ο βοηθός να μην «βοηθήσει με τη δήλωση» για να σας ξελαφρώσει.
Μετρήστε ξανά στην επόμενη εβδομάδα υποβολής.
Οι τιμές είναι στο τμήμα τιμών της αρχικής.
Ρεσεψιόν με AI, προσωπικό ή τηλεφωνικό κέντρο
| CITT | Στο ιατρείο | Call center | |
|---|---|---|---|
| Απαντά σε εβδομάδα υποβολής | Ναι | Μόνο ανάμεσα στις δηλώσεις | Ναι |
| Σωρός Τρίτη–Πέμπτη προθεσμίας | Πολλές κλήσεις μαζί | Μία | Ανάλογα το πακέτο |
| Πιάνει νέα βιβλία που δεν αφήνουν μήνυμα | Σηκώνει και καταγράφει | Όχι, αν είστε και οι δύο στη δήλωση | Ναι |
| Ρωτάει φυσικό πρόσωπο ή εταιρεία | Πρώτη ερώτηση | Ναι, αν σηκώσει | Σπάνια· συνήθως παίρνει όνομα |
| Μισθοδοσία αύριο, αποστολή κολλημένη | Κινητό την ίδια ώρα | Αν προλάβει κάποιος | Σημείωμα το βράδυ |
| Κλήση που σηκώνετε εσείς | Μένει στο γραφείο, δεν χρεώνεται | Μισθός ούτως ή άλλως | Συχνά ελάχιστη χρέωση |
Τι κοστίζει μία εβδομάδα προθεσμίας που κανείς δεν μέτρησε
Με αυτές τις υποθέσεις — αλλάξτε οποιαδήποτε και αλλάζει το αποτέλεσμα:
- Τρία άτομα, περίπου 70 εισερχόμενες σε εβδομάδα προθεσμίας ΦΠΑ.
- Περίπου 30 έρχονται Τρίτη ως Πέμπτη, όταν και οι δύο λογιστές είναι μέσα στις δηλώσεις.
- Από όσες δεν πιάνει κανείς, οι 8 είναι ερωτήσεις νέων βιβλίων.
- Ένας νέος εταιρικός πελάτης αξίζει περίπου 480 € τον πρώτο χρόνο επαναλαμβανόμενης δουλειάς — βάλτε τον δικό σας αριθμό.
- Το παράδειγμα υποθέτει ότι 5 από τις 8 δεν αφήνουν μήνυμα και παίρνουν άλλο γραφείο.
- 8 ερωτήσεις νέων βιβλίων δεν βρίσκουν κανέναν σε μία εβδομάδα υποβολής.
- 5 δεν ξαναπαίρνουν.
- 5 × 480 € = 2.400 € επαναλαμβανόμενης αξίας πρώτου έτους, σε μία εβδομάδα.
- Ένα γραφείο συναντά αρκετές τέτοιες εβδομάδες τον χρόνο — αυτό το παράδειγμα μετράει τέσσερις.
Περίπου 9.600 € τον χρόνο, από τις εβδομάδες που μπορείτε λιγότερο να σηκώσετε. Αλλάξτε τα 480 €.
Τι κοστίζει
Το CITT χρεώνει μόνο ό,τι μιλιέται: χωρίς πακέτα, χωρίς ελάχιστο, χωρίς σύμβαση. Οι ισχύουσες τιμές — μηνιαίο ανά αριθμό και ανά λεπτό — είναι στο τμήμα τιμών της αρχικής, και μόνο εκεί δημοσιεύονται.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μαθαίνω πόσες κλήσεις χάνουμε στις προθεσμίες;
Ο πάροχος δίνει αρχείο αναπάντητων ανά ώρα. Ζητήστε το και κρατήστε μόνο τις εβδομάδες ΦΠΑ, τις μέρες Ε1 και την Παρασκευή μισθοδοσίας Δεκεμβρίου. Ο μέσος όρος του χρόνου κρύβει εκείνες τις εβδομάδες.
Δεν φτάνει δεύτερη γραμματέας στις ήσυχες;
Στις ήσυχες σηκώνετε ήδη. Στις δυνατές η γραμματέας κυνηγάει τιμολόγια ή λείπει, και οι δύο λογιστές είναι μέσα σε δήλωση. Δεύτερο άτομο τον Μάρτιο δεν αγγίζει την εβδομάδα υποβολής. Και στην υποβολή, ένας άνθρωπος πιάνει μία κλήση. Ο τρίτος ακούει κατειλημμένο.
Δεν τους πιάνει το αυτόματο;
Πιάνει υπάρχοντα πελάτη που μπορεί να περιμένει ως το βράδυ. Δεν πιάνει ιδρυτή που θέλει εταιρεία αυτόν τον μήνα και έχει άλλα δύο γραφεία στην οθόνη. Εκείνος κλείνει πριν το μπιπ.
Νέα βιβλία και χαμένα τιμολόγια χάνονται το ίδιο;
Όχι. Ο υπάρχων πελάτης με τα τιμολόγια συχνά αφήνει μήνυμα, επειδή τα βιβλία του είναι ήδη εδώ. Η νέα εταιρεία δεν αφήνει. Αν μετράτε μόνο μηνύματα, νομίζετε ότι χάσατε κυνήγι ενώ χάσατε τα βιβλία του άλλου χρόνου.
Τι γίνεται με τις κλήσεις που σηκώνετε ανάμεσα στις δηλώσεις;
Μένουν στο γραφείο και δεν χρεώνονται. Στην περίοδο προθεσμιών κοντύνετε τα δευτερόλεπτα πριν την προώθηση, ώστε το ξεχείλισμα να πιαστεί όσο μένετε στα βιβλία.
Σε πόσο καιρό καταλαβαίνουμε αν δούλεψε;
Στην επόμενη εβδομάδα προθεσμίας, με το ίδιο αρχείο. Μετράτε αναπάντητες εκείνες τις μέρες, όχι συζητήσεις που έκανε ο βοηθός.
